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档案管理监理实施细则

一、工程概况

本项目档案管理监理工作涉及[项目名称]，该项目规模庞大、建设周期长，涵盖建筑工程、设备安装、技术研发等多个领域。项目档案包含项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工图及竣工验收文件等多种类型，具有数量多、专业性强、系统性要求高等特点。确保这些档案的完整、准确、系统和安全，对于项目的后期维护、改造、扩建以及经验总结等具有重要意义。

二、监理依据

1.法律法规：《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》等相关法律法规，明确了档案管理的基本要求和法律责任。

2.行业标准：《建设工程文件归档规范》（GB/T50328）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822）等标准，为档案的整理、归档、保管和利用提供了具体的技术规范。

3.合同文件：项目建设合同、监理合同等相关合同文件中关于档案管理的条款和要求，是档案管理监理工作的直接依据。

4.项目文件：项目可行性研究报告、设计文件、施工组织设计等项目文件，为档案管理提供了项目背景和技术要求等信息。

三、监理目标

1.完整性：确保项目建设过程中形成的所有文件材料均得到及时、完整的收集和归档，无遗漏、缺失现象。

2.准确性：保证档案内容真实、准确地反映项目建设的实际情况，数据准确、文字表述清晰、图纸与实际相符。

3.系统性：按照档案管理的相关标准和规范，对档案进行科学分类、整理和编目，使档案形成一个有机的整体，便于查询和利用。

4.安全性：采取有效的安全措施，确保档案的物理安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失、泄露等情况发生。

5.及时性：档案的收集、整理、归档等工作应与项目建设进度同步进行，及时完成档案的移交和保管工作。

四、监理范围

1.档案收集阶段：监督各参建单位对项目建设过程中形成的各类文件材料进行及时、全面的收集，包括纸质文件、电子文件、声像资料等。

2.档案整理阶段：审查各参建单位对收集到的文件材料进行分类、组卷、编目等整理工作是否符合相关标准和规范。

3.档案保管阶段：检查档案保管设施和条件是否符合要求，确保档案的安全保管。监督档案的借阅、归还等管理制度的执行情况。

4.档案移交阶段：协助建设单位组织档案的验收和移交工作，确保档案按时、完整地移交给建设单位或相关档案管理部门。

五、监理工作内容

（一）档案收集阶段

1.审查各参建单位制定的档案收集计划，确保计划合理、可行，涵盖项目建设的各个阶段和环节。

2.监督各参建单位按照档案收集计划及时收集各类文件材料，定期检查收集情况，对未按时完成收集任务的单位进行督促和整改。

3.检查文件材料的完整性和准确性，要求文件材料应具有清晰的来源、日期、内容等信息，签字、盖章等手续齐全。对不符合要求的文件材料，要求参建单位及时补充和完善。

4.指导各参建单位对电子文件和声像资料进行收集和管理，确保电子文件的格式规范、存储安全，声像资料的内容清晰、标注准确。

（二）档案整理阶段

1.审查各参建单位制定的档案整理方案，确保方案符合《建设工程文件归档规范》等相关标准和规范的要求。

2.监督各参建单位按照档案整理方案对收集到的文件材料进行分类、组卷、编目等整理工作。检查档案的分类是否合理、组卷是否科学、编目是否准确。

3.对档案的装订、编页等质量进行检查，要求档案装订牢固、整齐，编页清晰、准确。

4.指导各参建单位对电子档案进行整理和存储，确保电子档案的分类、编号、存储格式等符合相关要求。

（三）档案保管阶段

1.检查档案保管设施和条件是否符合要求，包括档案库房的温度、湿度、防火、防盗、防潮、防虫等措施是否到位。

2.监督各参建单位建立健全档案保管制度，包括档案的出入库登记、借阅制度、定期盘点等制度。

3.检查档案的存储方式是否合理，要求档案应按照类别、年份等进行有序存放，便于查询和管理。

4.定期检查档案的保管情况，对发现的问题及时要求参建单位进行整改，确保档案的安全保管。

（四）档案移交阶段

1.协助建设单位组织档案的预验收工作，对各参建单位整理好的档案进行全面检查，提出整改意见和建议。

2.督促各参建单位按照整改意见对档案进行整改，确保档案符合验收要求。

3.组织档案的正式验收工作，邀请相关专家和档案管理部门人员参加，对档案的完整性、准确性、系统性等进行评估和验收。

4.协助建设单位与各参建单位办理档案移交手续，确保档案及时、完整地移交给建设单位或相关档案管理部门。

六、监理工作方法和措施

（一）监理工作方法

1.审查：对各参建单位提交的档案管理相关文件、计划、方案等进行审查，提出审查意见和建议。

2.检查：定期或不定期对各参建单位的档案管理工作进行检查，包括档案的收集、整理、保管等情况，及时发