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集团公司机要管理办法

总则

第一条为贯彻党中央、国务院对党政机关机要文件的管理要求，加强集团公司有限公司机要工作管理，规范机要工作程序，明晰机要人员职责，提高机要管理效率，确保机要工作安全保密、规范准确、顺畅高效，制定本办法。

第二条本办法根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、中共中央办公厅有关文件要求和其他有关法律法规制定。

第三条定义和缩略语

集团公司是指集团公司有限公司。

交换单位是指集团公司总部的各职能部门以及符合机要交换标准要求，在集团公司机要交换体系中开展机要交换的在京二级单位。

机要室是指集团公司办公室机要室。

机要文件是指在集团公司内部流转的上级党政机关制发和集团公司内部涉密文件和信件。

机要文件管理系统是指集团公司有限公司机要文件管理系统。

第四条本办法适用于集团公司总部和在京二级单位，其他二级单位参照执行。

第二章组织机构与职责

第五条办公室为集团公司机要工作的归口管理部门，负责集团公司机要工作的领导、组织，负责对各部门和单位机要工作监督和指导，负责集团公司机要管理系统的统一规划、实施推进以及教育培训。集团公司总部在机要归口管理部门配备2名中央绝密文件专管员，其中1名应为处级管理人员。

第六条各交换单位负责机要工作的组织落实，为顺利开展机要工作提供人、财、物等保障支持，在规定时间段到机要室交换文件。各交换单位指定本单位机要交换工作分管领导，负责机要人员的选拔培养。

第七条机要室是重要的保密要害部门，是集团公司进行机要交换的重要场所，承担党和国家秘密载体、集团公司涉密载体收发、存放、使用管理、销毁等工作职能，由集团公司办公室负责管理。机要室的主要职责包括：

1.负责由指定的有关单位机要交换站收取、寄送机要文件，负责集团公司领导、各交换单位机要文件交换的管理、服务工作。

2.负责对申请开通机要交换单位进行严格把关，提出意见报批。

3.负责对交换单位开展机要文件交换工作进行日常管理监督，维护良好的交换工作秩序，与交换单位保持经常性联系，就发现的问题及时沟通，对违反规定的单位和个人，机要室应及时纠正并进行教育，情形严重的，暂停或取消其交换资格、提报办公室通报批评并依法依规追究责任。

4.负责对交换员注册申请进行严格把关，符合条件的为其办理注册手续，并做好教育培训、业务指导和日常管理等工作。

5.负责机要文件系统需求管理，针对改进机要文件交换工作进行调查研究，提出工作建议和措施。

6.负责建立考核评定机制，对交换单位和交换员参与机要交换工作情况进行评定，计入年度办公室系统对标工作中。

第三章机要文件管理

第八条机要文件管理包括机要文件的发文、签收、登记、拟办、分发、督办、传阅等环节，管理的全过程要遵循准确、及时、安全、保密的原则。

第九条机要文件的发文

（一）拟稿。1.符合国家法律法规和党的路线方针政策，贯彻集团公司重大决策部署，完整准确体现发文意图。2.内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。3.文种正确，公文形式恰当，格式规范。4.涉密机要文件，须在涉密计算机起草，并标注密级和保密期限。

（二）登记和取号。在相关部门负责人审核、发出之前，拟稿人应在机要室进行登记和取号。

（三）审核。拟稿部门负责人对文件行文的必要性、行文规则、公文内容进行审核，并签署意见。

（四）会签。文件内容涉及其他部门的，拟稿人应主动送相关部门进行协商、会签。会签期间如有不同意见的，拟稿人应在相关内容协商一致并修订后，办理会签手续。

（五）核稿。机要文件应经办公室核稿。经审核不宜发文的，说明理由并退回起草部门；符合发文条件但内容需作修改的，由起草部门修订后重新发起审核流程。

（六）签发。根据发文层级需要，由集团公司领导或办公室负责人签发。

（七）机要交换。依照各投递交换站（中央和国家机关机要交换站、国务院国资委机要交换站、北京市机要通信局交换站）的投递时间规定，机要交通人员对机要文件及时进行交换。

（八）归档、销毁。机要室定期归档、销毁机要文件；销毁过程中根据系统生成清单进行账实核对，根据国家保密局要求，定点办理销毁事宜。

第十条机要文件的签收。对送件清单记载的机要文件逐件清点，检查封皮编号是否与记录相符，函件数量是否和清单数一致，收件有无破损、被拆封、数包等现象。确认无误后，方可在送件清单上签收。

第十一条机要文件的拆封。拆封前要检查主送单位、抄送单位、来文单位等是否与封皮标注一致，落款处是否加盖单位公章，附件是否齐全等，如不能满足机要交换的要求，应与原单位核实情况，或将机要文件及时退回。

第十二条机要文件的登记

机要文件的收发、分送、传递、借阅、移交、销毁等每一环节，严格执行登记流程，把好传递关口，做到环环有手续、件件有着落。文件收发要分类登记，并遵守以下要求。

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