科技类电子档案“四性”保障问题分析及检测方案研究.pdfVIP

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科技类电子档案“四性”保障问题分析

及检测方案研究

颜雄徐浩然

中国核动力研究设计院，四川成都610000

【摘要】科技类电子档案“四性”保障问题是企业数字化转型背景下档案管理工作的难点。文章分析了“四

性”保障面临的问题，并从技术和管理的全方位角度提出了科技类电子档案“四性”检测方案，为企业在“四

性”检测的实践提供参考。

【关键词】电子档案；“四性”；元数据

0引言有同等效力并且实现电子文件单套制管理的关键环节[2]。

真实性[3]是电子档案的内容、逻辑结构、背景与形

随着信息技术的迅猛发展以及国家对企业数字化转型

成时的原始状况相一致的性质。相较于实体科技档案，

的全面推动，企业的设计研发流程已基本实现信息化，

科技类电子档案具有传输便捷、易于复制、容易被篡改

科技文件通过数字化手段进行流转归档已经成为企业提

的特点，并且人工方法往往难以对电子档案的真实性进

升效率的重要环节。新修订的《中华人民共和国档案法》

行有效验证。由于科技类电子档案是通过信息系统进行

明确要求要将档案信息化纳人信息化发展规划，保障电

传输，其过程中的中间环节难以得到完全控制，因此，

子档案、传统载体档案数字化成果等档案资源的安全保

存和有效利用。科技类电子档案是反映科学研究、生产在科技类电子档案的流转过程中，确保其真实性成为一

经营、项目建设活动和设备仪器运行、维护以及管理工个驱待解决的重要问题。

作的电子档案，是企业重要的知识资产，保障科技类电完整性[3]是电子档案的内容、结构和背景信息齐全

子档案的真实性、完整性、可用性、安全性（以下简称且没有破坏、变异或丢失的性质。确保科技类电子档案

“四性”）对企业具有重要的意义。的完整性主要涉及两个方面：元数据和文件内容。在元

数据方面，常遇到的问题包括元数据缺失和元数据值不

1科技类电子档案“四性”保

保障问题分析规范；而在文件内容方面，则是内容不完整和相关附件

电子档案的“四性”是指电子档案的真实性、完整性、缺失的问题。科技类电子档案的质量对研发设计具有重

可用性和安全性。“四性”保障是电子档案与实体档案具要影响，因此，必须依赖信息技术来对电子档案的完整

作者简介：颜雄，馆员，主要研究方向为知识工程、数据治理、档案管理等。

视界照耀科技|43

SCIENCETECHNOLOGYVISION

I科技视界S

性进行有效的验证和保障。结构及管理过程，元数据的管理有助于保证电子档案的

可用性[3]是电子档案可以被检索、呈现和理解的性真实性、完整性，从而保障电子档案的证据特性[4]。此

质。科技类电子档案通常基于磁介质进行长期保存，存外，元数据的运用便于对电子文件的理解、管理、交换

储介质受外部环境因素、产品自身质量及其使用寿命的和利用，是电子档案管理不可或缺的组成部分。

影响，一旦介质损坏或丢失，就可能导致电子档案的损根据国家档案局颁布的《文书类电子