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办公室日常行政管理流程手册

前言

本手册旨在规范办公室日常行政事务的管理流程，明确各环节的操作规范与责任，确保办公环境的有序高效，提升整体工作效率与协作质量。全体同仁均应认真学习并遵照执行，共同维护和谐、规范、高效的办公秩序。本手册将作为日常行政工作的指导性文件，其内容将根据实际运作情况适时修订与完善。

一、办公用品管理

1.1领用原则

办公用品的领用遵循“按需申领、杜绝浪费”的原则。各部门应根据实际工作需求，合理规划办公用品的使用，倡导节约意识。

1.2领用流程

员工需通过内部办公系统提交办公用品领用申请，注明所需物品名称、规格及预估数量。部门负责人对申请进行审核，确认无误后提交至行政部门。行政部门根据库存情况进行发放，如遇库存不足，将统一登记并安排采购。领用物品时，领用人需在领用登记表上签字确认。

1.3库存管理与采购

行政部门负责办公用品的日常库存监控，定期进行盘点，确保常用办公用品的合理库存水平。当库存低于预警线时，行政部门应及时启动采购流程。采购需遵循公司相关的采购管理规定，选择合格的供应商，确保采购物品的质量与性价比。

二、办公环境维护

2.1办公区域日常管理

全体员工均有责任保持个人办公区域的整洁有序。办公桌面应仅放置当前使用的文件与物品，个人物品需妥善收纳。下班前，应整理好桌面，关闭个人电脑及周边设备电源。公共区域（如走廊、茶水间、会议室）的清洁与秩序维护需共同遵守，禁止在非吸烟区吸烟，禁止随意丢弃垃圾。

2.2会议室使用与管理

会议室实行预约制。员工需通过内部系统提前预约使用时段，并注明会议主题及参与人数。使用会议室时，应爱护室内设施，保持清洁。会议结束后，需及时清理遗留物品，关闭灯光、空调及投影设备，将座椅归位。如遇临时会议或会议室冲突，需与行政部门协调解决。

2.3环境卫生与安全

行政部门负责协调保洁人员对办公区域进行定期清洁。员工发现办公环境存在卫生问题或设施损坏时，应及时向行政部门反馈。办公区域内严禁存放危险品，消防通道应保持畅通无阻，消防设施应定期检查。

三、文件资料管理

3.1文件收发与传阅

外来文件由行政部门统一接收、登记，并根据文件性质及分发范围及时送达相关负责人。内部文件的传阅应遵循指定路径和时限，确保信息传递的准确性与及时性。涉密文件的收发、传阅需严格遵守公司保密规定。

3.2文件归档与保管

各类业务文件、合同协议、会议纪要等具有保存价值的资料，应在办理完毕后及时进行整理、编号、登记，并交由行政部门（或指定档案管理员）统一归档保管。归档文件应按照公司规定的档案分类方法进行存放，便于查阅。电子文档的归档亦应遵循相应的命名规范和存储路径要求。

3.3文件销毁

对于已过保存期限或无保存价值的文件，应按照公司规定进行销毁处理，特别是涉及敏感信息的纸质文件，需使用碎纸机进行粉碎，电子文档应彻底删除并确保无法恢复，严禁随意丢弃或作为废纸处理。

四、固定资产管理

4.1资产登记与领用

公司所有固定资产（如电脑、打印机、办公家具等）均由行政部门统一登记造册，建立资产台账。员工领用固定资产时，需办理领用手续，明确使用责任。资产信息发生变动（如人员调动、设备转移）时，应及时到行政部门办理变更登记。

4.2资产维护与报修

员工应爱护所使用的固定资产，规范操作。如设备出现故障或损坏，应立即停止使用并向行政部门提交报修申请。行政部门将根据情况安排内部维修或联系外部专业维修服务。

4.3资产盘点与处置

行政部门将定期组织固定资产盘点工作，核对资产台账与实物是否相符。对于达到使用年限、无法维修或淘汰的资产，由行政部门按照公司规定的程序进行评估和处置（如报废、调拨、出售等）。

五、通讯与办公设备使用

5.1电话使用规范

办公电话主要用于公务联系，应简明扼要，提高通话效率。禁止使用办公电话拨打私人长途或进行与工作无关的闲聊。使用外线电话时，应先拨指定号码，并做好必要的通话记录。

5.2网络与邮件使用

5.3办公设备使用与维护

打印机、复印机、传真机等公共办公设备由行政部门负责日常管理与维护。员工使用前应阅读设备操作说明，规范操作。如遇设备故障，应及时通知行政部门处理。打印、复印文件应注意节约纸张，提倡双面使用。

六、会务与差旅管理

6.1会议组织与安排

行政部门协助相关部门进行会议的筹备与组织工作，包括会议室预订、会议材料准备、设备调试、茶歇安排等。会议组织者应提前将会议需求告知行政部门，以便行政部门做好充分准备。

6.2差旅申请与审批

员工因公务需要出差时，应提前填写差旅申请单，注明出差事由、目的地、时间、交通方式及预计费用等，按审批权限报请相关领导审批。未经批准，不得擅自出差。

6.3差旅费用报销

出差人员应在出差结束后规定期限内，凭有效票据（如机票、车票、住宿费发票等）按公司财务制