行政档案管理流程与标准.docxVIP

行政档案管理流程与标准

一、档案的收集与归档：源头把控，全面及时

档案管理的首要环节在于确保有价值的行政文件材料能够被完整、及时地捕获并纳入管理体系。这一环节的质量直接决定了后续档案工作的基础。

核心流程：

1.文件产生与识别：各部门在日常工作中形成的各类文件，如决议、通知、报告、合同、会议纪要、审批单等，相关经办人需初步判断其是否具有保存价值。通常，凡是反映本单位主要职能活动、具有查考利用价值、符合归档范围规定的文件材料均应归档。

2.定期收集：应建立常态化的文件收集机制。可根据文件形成的频率，设定月度、季度或半年度的集中收集时间节点。对于一些时效性强或重要的文件，应即时收集。

3.专项收集：针对特定项目、重要活动或阶段性工作，应在工作结束后及时组织专项文件材料的收集，确保其完整性。

4.移交登记：文件形成部门向档案管理部门（或档案员）移交档案时，双方需共同清点核对，并填写《档案移交登记表》，明确移交文件的名称、份数、页数、形成日期、移交部门、移交人、接收人及移交日期等信息，签字确认后双方各执一份，以备查考。

关键标准：

*全面性：归档范围应覆盖本单位各项行政业务活动，确保无重要文件遗漏。

*及时性：文件办理完毕后，应在规定时限内完成收集归档，避免积压或遗失。

*真实性与完整性：归档文件必须是办理完毕的正式文本，手续齐全，内容真实准确，附件完整。复印件归档需注明原件保管处。

*规范性：移交手续必须完备，交接双方责任明确。

二、档案的整理与编目：系统有序，便于检索

收集上来的档案往往是零散的，需要通过科学的整理与编目，使其系统化、条理化，从而为后续的保管和利用奠定基础。

核心流程：

1.分类：按照档案的形成规律、内容特征和利用需求，采用统一的分类方案对档案进行分类。常见的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法，或几种方法的结合使用。行政档案通常可先按年度划分，再按组织机构或问题进行二级分类。

2.编号：在分类的基础上，对档案进行编号，赋予每份档案一个唯一的标识。编号应遵循一定的规则，如“年度-组织机构/类别-案卷号-件号”等，确保其有序性和可追溯性。

3.排列：在同一类目下，档案材料应按照一定的顺序排列，如时间顺序、重要程度顺序或逻辑关系顺序。

4.编目：

*案卷级编目：对组成的案卷进行著录，编制《案卷目录》，主要项目包括案卷号、案卷名称、起止日期、保管期限、卷内文件份数/页数、备注等。

*文件级编目：对案卷内的每份文件进行著录，编制《卷内文件目录》，主要项目包括顺序号、文号、责任者、文件标题、日期、页号、备注等。对于采用“件”为保管单位的档案，则直接进行文件级编目。

5.装订与装盒：对已整理编目的档案，根据其厚度和重要性，采用线装、胶装等方式进行规范装订，然后装入符合标准的档案盒，并在盒脊上填写档案盒的必要信息，如年度、类目、案卷号/起止件号、保管期限等。

关键标准：

*分类统一：分类方案应保持相对稳定，一经确定，不应随意更改，确保分类体系的一致性和连续性。

*编号唯一：每个档案（案卷或件）的编号应具有唯一性，避免重复或混乱。

*著录准确：编目著录的项目应齐全、准确、规范，特别是文件标题、责任者、日期等核心字段，以便于快速准确检索。

*装订牢固：装订应结实耐用，不损伤文件，便于翻阅。

*装具标准：档案盒、卷皮等装具应符合国家或行业标准，材质应有利于档案的长期保存。

三、档案的保管：安全防护，科学管理

档案保管是档案管理的重要环节，其目的是确保档案的实体安全和信息安全，延长档案的寿命，保证档案的可用性。

核心流程：

1.库房管理：档案应存放在专门的档案库房内。库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”条件。

2.排架管理：档案入库应按照档案编号顺序进行系统排架，可采用立式或卧式排架方式，并绘制库房档案存放示意图，方便存取。

3.温湿度控制：库房内应配备温湿度调控设备，将温度控制在适宜范围（通常14℃-24℃），相对湿度控制在45%-60%之间，并做好温湿度记录。

4.日常维护：定期对档案进行检查，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。定期打扫库房卫生，保持环境整洁。

5.保密管理：对于涉密档案，应严格按照保密规定进行管理，存放于保密柜或保密库房，限制接触人员范围，并执行严格的借阅审批制度。

关键标准：

*环境达标：库房的温湿度、光照、通风等条件应符合档案保管的专业要求。

*设施完备：配备必要的消防器材、防盗装置、温湿度计、去湿机、空调等设备，并确保其正常运行。

*制度健全：建立健全档案库房管理制度、出入库登记制度、安全检查制度等。

*