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2025服饰制造公司智能会议室预约调度管理制度

一、制度目的

咱们公司搞这套智能会议室预约调度管理制度，核心就是把智能会议室（带投影仪、视频会议系统、智能中控的会议室）的使用管顺——避免出现“两个部门同时抢一间会议室，到点了还吵”“开会前发现投影仪连不上，没人管”“会后垃圾遍地、椅子乱堆，下拨人没法用”这种糟心事；同时明确谁来管预约、谁来修设备、谁来维护秩序，不让会议室变成“没人管的死角”；更能提高会议室使用效率，保证生产会议、客户接待、部门培训这些重要事顺利开展，还能延长智能设备寿命，减少维修浪费，守住办公秩序和资源利用的双重底线。

二、适用范围

本制度适用于公司所有智能会议室及相关使用、管理部门和人员：

适用场所：公司所有标注“智能会议室”的场地（按规模编号，比如1号小会议室容纳10人、2号中会议室容纳20人、3号大会议室容纳50人），含室内配套智能设备（投影仪、视频会议终端、智能白板、中控系统）；

适用人员：公司所有部门员工（含正式工、试用期员工、外派人员），外部客户/合作方使用需由对接部门员工代预约；

管理部门：行政部（牵头预约调度、日常维护）、IT部（智能设备技术支持、故障维修）、各业务部门（按需求预约、规范使用）。

三、职责分工

（一）行政部

牵头“预约调度管理”：给每个智能会议室编好号，明确容纳人数、设备配置（比如“2号会议室：20人，带视频会议、智能白板”），在公司OA上更新“会议室使用状态表”（实时显示“空闲/占用/维护”）；有人约会议室冲突时，按“优先级规则”协调，别让大家扯皮。

负责“日常维护”：每天早上9点前检查所有智能会议室——看椅子有没有归位、垃圾有没有清、设备外观有没有损坏（比如投影仪镜头有没有灰），发现问题1小时内处理（比如叫保洁清垃圾、自己擦镜头）；每月统计会议室使用频次（比如“3号会议室每月用20次，1号用10次”），要是某间总闲置，建议调整使用分配。

管“违规处理”：有人没预约就用会议室、会后不收拾，行政部要登记“违规记录”，第一次提醒，第二次通报部门，第三次取消1个月预约资格；要是外部客户用坏设备，行政部要找对接部门跟进赔偿，别让公司吃亏。

（二）IT部

负责“智能设备技术支持”：给每个智能会议室贴“设备操作指引”（比如“视频会议连接：按中控屏‘视频会议’键，输入密码XXX，选择参会人”）；有人不会用设备（比如连不上投影仪），打电话或发OA给IT部，30分钟内必须响应，简单问题远程指导，复杂问题上门修（比如中控系统崩了）。

做“设备定期检修”：每周三下午6点后（不影响使用），检查所有智能设备——测投影仪亮度、视频会议音质、智能白板触控灵敏度，发现问题及时修（比如换投影仪灯泡、调麦克风音量）；建立“设备台账”，记清每台设备的采购时间、维修记录（比如“2号会议室投影仪：2024年5月买，2025年3月换过灯泡”），设备快报废时提前申请采购。

教“基础操作”：新员工入职培训时，加15分钟“智能会议室设备使用课”，教大家“怎么开投影仪、怎么连自己电脑、遇到故障怎么报IT部”，避免有人因不会用耽误开会。

（三）各业务部门

按需求“规范预约”：要开会先看OA上的“会议室状态”，确定空闲后，在OA填《智能会议室预约申请表》，写清“会议时间（比如‘3月10日14:00-16:00’）、参会人数、会议类型（生产会/客户会/培训）、需要的设备（比如‘要视频会议连客户’）”，提交后等行政部确认（1小时内回复），别没预约就直接占。

管好“参会人员”：开会前10分钟，安排1人去会议室调试设备（比如连电脑、试麦克风），避免到点了还在折腾；会议期间提醒大家“别乱按设备按钮（比如中控屏别瞎点）、别把饮料洒在智能白板上”；会后30分钟内，让参会人把椅子归位、垃圾带走、设备关掉（按“关机流程”：先关投影仪，再关中控），别留给下拨人收拾。

提“使用建议”：要是某间会议室的设备总出问题（比如“1号会议室麦克风总没声”）、空间不够用（比如“部门15人，1号只能坐10人，挤得慌”），部门要及时跟行政部说，别忍着不反馈。

四、智能会议室预约流程

（一）预约方式（以智能系统为主，紧急情况为辅）

常规预约（推荐）：登录公司OA→进入“行政服务”→点“智能会议室预约”→选“会议室编号”（比如2号）→填“会议信息”（时间、人数、会议类型、设备需求）→提交申请→行政部1小时内在OA回复“预约成功”或“冲突，建议调整时间/会议室”；预约成功后，系统会自动发提醒到申请