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人力资源管理常用文件汇编模板
引言
人力资源管理是企业运营的核心环节，规范化的文件管理不仅能提升工作效率，更能规避法律风险、保障员工与企业权益。本汇编整合了人力资源管理各模块的高频使用文件模板，涵盖员工入职、合同签订、绩效评估、培训发展、离职管理等关键场景，每个模板均包含适用情境、操作流程、表格设计及应用要点，助力HR从业者快速上手，实现管理标准化、流程化。
一、员工基础管理类文件模板
（一）员工入职登记表
适用情境
适用于企业新员工入职时，用于收集员工基本信息、教育背景、工作经历等关键资料，建立员工档案，作为后续劳动合同签订、社保缴纳、岗位安排的依据。
操作流程详解
HR发起登记：员工确认录用后，HR通过内部系统或纸质版向员工发放《员工入职登记表》，明确填写要求（如信息需真实完整、字迹清晰）。
员工填写信息：员工在3个工作日内完成表格填写，签字确认；附上身份证复印件、学历证书复印件、离职证明（如有）等材料。
部门审核信息：员工将表格及附件提交至入职部门，部门经理核对岗位相关信息的真实性（如专业背景、工作经历），签字确认后返还HR。
HR归档备案：HR收集完整表格及附件，扫描存档电子版，原件按员工编号归入人事档案，同步更新员工花名册及HR系统信息。
模板表格
员工入职登记表
基本信息
证件信息
姓名
*
身份证号
性别
□男□女
户籍地址
出生年月
现居住地址
政治面貌
联系电话
婚姻状况
□未婚□已婚□其他
紧急联系人
教育背景
起止时间
学校名称
专业
学历/学位
工作经历
起止时间
公司名称
职位
离职原因
岗位信息
薪资信息
入职部门
约定薪资
入职岗位
发薪日
□每月5日□其他______
直接上级
社保公积金缴纳基数
附件清单
□身份证复印件□学历证复印件□离职证明□体检报告□其他______
员工签字：_________日期：______部门经理签字：_________日期：______HR签字：_________日期：______
应用要点提示
信息真实性核查：重点核对身份证号、学历、工作经历，避免虚假信息入职；
附件完整性：离职证明需加盖原单位公章，体检报告需包含常规项目及传染病检查结果；
信息保密：入职登记表涉及员工隐私，HR需妥善保管，非授权人员不得查阅。
（二）员工信息变更申请表
适用情境
适用于员工在职期间，因个人或岗位变化需更新档案信息时（如姓名、联系方式、岗位、薪资等），由员工发起申请，HR审核并更新档案，保证信息与实际情况一致。
操作流程详解
员工提交申请：员工发生信息变更时，填写《员工信息变更申请表》，注明变更内容及原因（如结婚导致姓名变更、晋升导致岗位变更），附上相关证明材料（如户口本、结婚证、晋升通知）。
部门审核：部门经理确认变更事项的合理性（如岗位变更需符合部门编制），签字同意后提交HR。
HR复核更新：HR核对证明材料与变更内容的一致性，确认无误后更新员工档案、花名册及HR系统信息，同步通知财务、行政等相关部门（如薪资变更需通知财务，联系方式变更需通知行政）。
归档确认：HR将申请表及证明材料复印件归入员工档案，原件交还员工（如户口本等），并在系统中标注变更日期及操作人。
模板表格
员工信息变更申请表
变更人信息
申请日期
姓名
*
部门
员工工号
岗位
变更项目
□姓名□联系方式□岗位□薪资□紧急联系人□其他______
变更前信息
变更后信息
变更原因说明
附件清单
□户口本□结婚证□晋升通知□薪资调整单□其他______
员工签字：_________日期：______部门经理签字：_________日期：______HR签字：_________日期：______
应用要点提示
变更及时性：员工需在信息变更后3个工作日内提交申请，避免档案信息滞后；
材料有效性：姓名变更需提供公安机关出具的证明，岗位变更需有书面晋升/调职文件；
系统同步更新：保证HR系统、纸质档案、花名册三者信息一致，避免管理混乱。
二、合同与协议管理类文件模板
（一）劳动合同模板
适用情境
适用于企业与新员工、续签员工签订劳动合同时明确双方权利义务，确立劳动关系，符合《中华人民共和国劳动合同法》要求，是劳动纠纷处理的核心依据。
操作流程详解
拟定合同文本：HR根据岗位性质（如全日制、非全日制）选择对应的劳动合同版本，填写合同期限、工作内容、薪资标准等必备条款（参考《劳动合同法》第十七条）。
协商确认条款：与员工就合同内容进行沟通，特别是工作地点、工作条件、加班薪资、保密条款等，双方达成一致后，员工在合同文本上签字。
企业盖章生效：企业法定代表人或授权代表签字并加盖公章，合同一式两份，企业与员工各执一份。
备案与归档：HR在合同签订后30日内将合同文本报当地劳
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