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机关单位文秘工作流程规范及范文

一、机关单位文秘工作概述与基本原则

机关单位文秘工作是保障机关高效有序运转的核心环节，是承上启下、协调内外、联系左右的中枢。其工作质量直接关系到决策部署的传达落实、政令畅通的保障以及机关整体效能的发挥。从事文秘工作，必须遵循以下基本原则：

1.政治引领原则：坚持正确的政治方向，深刻领会上级精神，确保各项工作符合党的路线方针政策。

2.准确规范原则：在文字表述、政策理解、程序执行上务求精准无误，严格遵守公文处理规定和机关工作纪律。

3.高效务实原则：树立强烈的时效观念，快速响应，及时办理，注重实效，杜绝形式主义。

4.保密安全原则：增强保密意识，严格执行保密规定，确保党和国家秘密及工作秘密的安全。

5.服务大局原则：围绕中心工作，服务发展大局，主动思考，积极作为，发挥参谋助手作用。

二、机关单位文秘工作核心流程规范

（一）公文处理工作流程

公文处理是文秘工作的核心内容，包括收文处理和发文处理两大块，必须严格遵循《党政机关公文处理工作条例》及相关细则。

1.收文处理流程

*签收登记：收到外来文件（含电子公文）后，首先核对信封（或邮件）标注的收文单位、件数、份数，检查文件是否完好。无误后，在收文登记簿或电子公文系统中详细记录来文单位、文号、标题、收到日期、密级、份数等要素。

*初审拟办：文秘人员对文件进行初步审核，确认是否属于本单位职权范围或需本单位办理。对符合要求的文件，根据内容和职责分工，提出初步的办理意见（如拟请某某领导阅示、拟交某某部门办理等），并附上相关背景材料。

*呈批传阅：将拟办意见连同文件一并按规定程序呈送相关领导审批。领导批示后，按照批示意见分办或组织传阅。传阅应遵循“先主要领导后分管领导，先主办部门后协办部门”的原则，做到不横传、不积压、不遗失。

*承办催办：文件经领导批示交相关部门承办后，文秘部门要及时跟踪了解办理进展情况。对重要或紧急文件，应进行催办，确保在规定时限内办结。

*办结归档：承办部门将办理结果反馈后，文秘人员应检查办理是否符合要求。对已办结的文件，按照档案管理规定，及时整理、立卷、归档。

2.发文处理流程

*起草酝酿：根据领导指示或工作需要，由相关业务部门或文秘人员负责起草文件初稿。起草前应明确发文目的、依据、主要内容和发送范围，确保内容符合政策、事实准确、条理清晰、语言规范。

*审核把关：初稿完成后，先由起草部门负责人审核，重点审核内容的准确性、政策的合规性。然后送文秘部门进行核稿，核稿重点包括：是否确需行文、行文方式是否妥当、文种是否正确、格式是否规范、文字表述是否准确简练、涉及其他部门职权的是否已协商一致等。

*签发定稿：经审核合格的文稿，由文秘部门按审批权限呈送相应领导签发。重要文件需经集体研究讨论后签发。领导签发时，应明确签署意见、姓名和日期。

*复核缮印：签发后的文稿，文秘部门应进行最后复核，检查签发手续是否完备、内容有无改动、格式是否规范等。复核无误后，进行缮印（打印、排版）。

*用印登记：缮印完成的文件，由文秘部门负责加盖单位公章或相关专用章。用印前需再次核对文件内容与签发稿是否一致，用印位置是否规范。同时，做好用印登记。

*分发归档：文件用印后，按分发范围和规定方式（如邮寄、机要交换、内部传递等）及时分发。同时，将文件定稿、正本及相关材料整理归档。

（二）会议组织工作流程

会议是机关单位传达信息、研究问题、部署工作、协调行动的重要方式。会议组织工作繁杂细致，需周密安排。

*会前准备：

*拟定方案：明确会议名称、主题、时间、地点、参会人员、主要议程、主持人、所需材料、经费预算、组织分工等。

*报批通知：会议方案按程序报批后，及时印发会议通知。通知内容应清晰、准确，提前送达参会人员。

*准备材料：督促相关部门准备会议所需的报告、汇报材料、议程草案、主持词、表决票等，并负责审核、印制、装订。

*预订布置：预订会议室，检查并调试音响、投影、灯光等设备。根据会议需要布置会场（会标、座签、鲜花、饮用水等）。

*后勤保障：如需安排食宿、交通，应提前落实。

*会中服务：

*签到引导：组织参会人员签到，分发会议材料，引导就座。

*会议记录：安排专人做好会议记录，力求完整、准确地记录会议主要内容、讨论情况、决议事项等。重要会议可进行录音录像。

*协调服务：负责会议期间的各项协调工作，如传递文件、维持秩序、处理临时事项、保障茶水供应等。

*会后工作：

*整理纪要：根据会议记录，及时整理会议纪要，按程序报批后印发。

*落实决议：对会议决定的事项，及时分解任务，明确责任单位和完成时限，并进行跟踪督办。

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