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企业公文写作规范及范例集

引言

企业公文是企业在生产经营管理过程中形成的，具有法定效力和规范体式的文书，是企业传达政令、沟通信息、协调工作、规范行为的重要工具。为进一步规范我司公文处理工作，提高公文质量和办文效率，确保公文的严肃性、准确性和权威性，特制定本规范及范例集。本规范依据国家相关公文处理规定，并结合我司实际情况编制，适用于公司内部及对外各类正式公文的起草、审核、印发等环节。全体员工在公文写作时，均应严格遵守本规范。

一、公文写作基本要求

（一）公文的特点与原则

1.权威性与严肃性：公文代表企业意志和权威，内容必须合法合规，表述必须严谨庄重，格式必须规范统一。

2.准确性与真实性：公文内容必须真实可靠，数据准确无误，观点明确清晰，避免含糊其辞、模棱两可。

3.规范性与程式性：公文的文种选择、格式要素、行文规则、处理程序等都有严格的规定，必须遵循。

4.实用性与时效性：公文的目的是解决实际问题，推动工作开展，因此内容要具体可行，注重实效，并在规定时限内完成和传递。

（二）写作基本原则

1.主题明确：一文一事（除综合性报告等特殊情况外），中心思想突出，让人一目了然。

2.逻辑清晰：结构合理，层次分明，论点、论据、论证之间关系清晰，条理清楚。

3.语言规范：使用规范的书面语，用词准确、简明、得体，避免使用口语、方言、网络用语及不规范简称。

4.文风端正：实事求是，客观公正，言简意赅，力戒形式主义、官僚主义和空话套话。

二、公文格式规范

公文格式是公文的外在表现形式，是公文严肃性和规范性的重要体现。公司公文格式应严格遵循《党政机关公文处理工作条例》及《党政机关公文格式》（GB/T9704）的要求。

（一）公文构成要素

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。并非所有公文都需包含上述全部要素，应根据公文的具体类型和使用场景确定。

（二）格式详解

1.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色。

2.发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

3.标题：由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

4.主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

5.正文：公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

6.附件说明：公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

7.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。

8.成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

9.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。

10.抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

（三）页面设置

公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。页边距为：左28mm，右26mm，上37mm，下35mm。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。