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办公设备维护报修制度

第一章总则

第一条制度目的

为规范公司办公设备的维护与报修管理，保障办公设备正常运行，提高工作效率，降低设备故障对业务开展的影响，控制设备维护成本，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司全体员工及所有属于公司固定资产的办公设备，包括但不限于计算机（台式机、笔记本）、打印机、复印机、传真机、扫描仪、投影仪、电话机、碎纸机、空调等。

第三条职责划分

1.行政部为办公设备维护报修的归口管理部门，负责制度的制定、修订、监督执行，统筹协调设备维护、报修处理、供应商管理等工作。

2.各部门指定一名设备管理员，协助行政部开展本部门办公设备的日常检查、报修信息收集与反馈等工作。

3.全体员工应正确使用办公设备，遵守设备操作规范，发现设备故障及时报修。

4.设备维护人员（内部技术人员或外部合作供应商）负责设备的故障诊断、维修、保养等技术工作。

第二章办公设备日常维护

第四条维护责任

1.办公设备的日常维护实行“谁使用、谁负责”的原则，使用者应做好设备的日常清洁、规范操作等基础维护工作。

2.各部门设备管理员每周对本部门办公设备进行一次巡检，检查设备运行状态、清洁情况等，并记录《办公设备巡检记录表》。

第五条维护要求

1.计算机：使用者应定期清理计算机内部灰尘，保持散热良好；及时安装系统补丁和杀毒软件，定期进行病毒查杀；妥善保管计算机及配件，防止损坏或丢失。

2.打印机、复印机：保持设备表面及内部清洁，定期清理纸张通道；正确添加纸张，避免因纸张问题导致设备故障；使用匹配的耗材，禁止使用劣质耗材。

3.空调：定期清洗过滤网，保持室内空气流通；夏季温度设置不低于26℃，冬季温度设置不高于20℃，节约能源。

4.其他设备：按照设备使用说明书的要求进行日常维护，确保设备处于良好运行状态。

第六条维护记录

行政部负责建立《办公设备维护档案》，记录设备的型号、购置时间、维护时间、维护内容、更换部件等信息，为设备的维护和更新提供依据。

第三章报修流程

第七条报修方式

1.员工发现办公设备故障后，应及时向本部门设备管理员报修，说明设备名称、型号、故障现象等信息。

2.部门设备管理员核实故障情况后，通过公司办公系统提交《办公设备报修单》，报修单应包含报修部门、报修人、联系方式、设备名称、型号、故障现象、报修时间等内容。

第八条报修受理

1.行政部接到报修单后，应在1个工作日内对报修信息进行审核，确认故障类型和紧急程度。

2.对于紧急故障（如影响重要会议、关键业务开展的设备故障），行政部应立即安排处理；对于一般故障，应在2个工作日内安排处理。

第九条故障处理

1.行政部根据故障情况，安排内部技术人员或外部合作供应商进行维修。

2.内部技术人员接到维修任务后，应在规定时间内到达现场进行维修，无法现场解决的，应说明原因和预计解决时间。

3.外部合作供应商接到维修通知后，应按照合同约定的时间到达现场进行维修，维修完成后应向行政部提交《维修报告》，说明维修内容、更换部件等信息。

第十条维修验收

1.设备维修完成后，报修人应对设备进行试用，确认故障已排除后，在《办公设备报修单》上签字确认。

2.部门设备管理员对维修情况进行核实，在报修单上签字后，将报修单交回行政部。

第十一条费用结算

1.对于在保修期内的设备故障，维修费用由设备供应商承担；对于超出保修期的设备故障，维修费用按照公司与外部合作供应商签订的合同执行。

2.行政部根据维修报告和费用凭证，办理费用结算手续，并将相关费用计入相应部门的成本。

第四章维修管理

第十二条内部维修管理

1.内部技术人员应具备相应的专业技能，熟悉各类办公设备的工作原理和维修方法。

2.内部技术人员维修设备时，应遵守操作规程，确保维修安全，避免因维修不当造成设备二次损坏。

3.内部技术人员应建立《内部维修记录表》，记录维修设备的名称、型号、故障现象、维修方法、更换部件等信息。

第十三条外部维修管理

1.行政部负责选择合格的外部合作供应商，与供应商签订维修服务合同，明确双方的权利和义务、服务范围、收费标准、维修响应时间等内容。

2.行政部应定期对外部合作供应商的服务质量进行评估，评估内容包括维修效率、维修质量、服务态度等，对评估不合格的供应商及时终止合作。

3.外部合作供应商维修设备时，需遵守公司的相关规定，服从行政部的管理和安排。

第十四条部件更换管理

1.维修过程中需要更换部件时，内部技术人员或外部合作供应商应向行政部提出申请，说明更换部件的名称、型号、数量、价格等信息，经行政部审核同意后方可更换。

2.更换下来的废旧部件由行政部统一回收管理，进行分类处理，可回收利用的部件应进行修复后再利用，无法回收利用的部件按照环保要