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2026年能源开采公司采购合同签订与履行管理制度

第一章总则

第一条制度目的

为规范公司采购合同（涵盖设备采购、原材料采购、物流服务采购、工程外包等类型）的签订与履行管理，确保采购行为合法合规、权责清晰，保障能源开采所需物资与服务及时供应，防范合同风险（如违约、质量不达标、资金损失），依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国政府采购法》《企业内部控制基本规范》等法律法规，结合公司能源开采实际（涉及矿山设备、油气田耗材、运输服务等采购场景），制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有采购合同的全流程管理，包括合同起草、审核、签订、履行、变更、终止、纠纷处理等环节，覆盖公司所有部门（如采购部门、设备管理部门、生产运营部门、物流管理部门）及所有类型采购（金额超1万元的采购需签订书面合同，低于1万元的可签订简易协议），涉及采购部门、法务部门、财务部门、需求部门（如设备管理部门为设备采购需求方）等相关部门及从业人员。

第三条核心原则

采购合同管理遵循“合法合规、权责对等、风险可控、效率优先”的原则，确保合同条款符合法律法规要求（如不违反反垄断、反不正当竞争规定），权利义务明确（如交货期、质量标准、付款方式清晰），风险防控措施到位（如质保金、违约责任约定）；严禁签订“阴阳合同”、条款模糊的合同，杜绝因合同管理不当导致采购延误、质量问题或经济损失。

第四条管理责任主体

公司采购部门为采购合同签订与履行牵头管理部门，部门负责人为第一责任人，负责组织合同起草、对接供应商、推动合同履行；法务部门负责审核合同条款合法性、合规性，防范法律风险；财务部门负责审核合同价款合理性、付款周期合规性，保障资金支付；需求部门负责提报采购需求、确认采购标的参数（如设备型号、原材料规格）、参与验收；各部门指定专人（合同联络员）配合，确保合同管理高效推进。

第二章采购合同签订管理

第五条合同签订前提条件

签订采购合同前，需满足以下前提条件，避免盲目签约：

需求确认：需求部门已提交《采购需求申请表》，明确采购标的（如“3台50吨矿用自卸车”“每月1000吨煤炭洗选药剂”）、规格参数（如自卸车载重、药剂成分）、数量、质量标准、交货期，且需求已按公司流程审批通过；

供应商选定：供应商已通过公司准入评估（如设备供应商需具备生产资质，物流服务商需具备运输资质），通过招标、比价或谈判确定（单次采购超100万元需招标，10-100万元需3家以上比价），且供应商无不良合作记录（近2年无重大违约、质量事故）；

价格确认：采购价格已通过成本核算（财务部门审核）、市场比价（采购部门调研），符合公司成本控制要求（如设备采购价不高于市场均价5%），且价格构成清晰（含单价、总价、运费、税费）。

第六条合同起草与核心条款

合同模板：采购部门需使用公司标准合同模板（法务部门制定，按采购类型分类，如《设备采购合同模板》《原材料采购合同模板》《服务采购合同模板》），模板需包含以下核心条款：

当事人信息：双方全称、统一社会信用代码、地址、联系方式（需与营业执照一致，避免简称或错误）；

采购标的：明确名称、规格、数量、质量标准（如设备需符合国家矿山设备安全标准，原材料需提供质量检测报告标准）；

价款与支付：总价金额（大小写一致）、单价、支付方式（如“预付30%，到货验收合格付60%，质保期满付10%”）、支付周期（如“验收合格后30日内付款”）、发票要求（增值税专用发票，税率明确）；

履行期限：交货期（如“合同签订后45日内到货”）、服务期限（如物流服务“2026年1月1日-2026年12月31日”），需明确逾期交货/服务的违约责任；

验收：验收标准（与质量标准一致）、验收方式（如设备到货后7日内，需求部门联合采购部门开箱验收；原材料每批次抽样检测）、验收异议处理（如验收不合格，需在3日内书面通知供应商，明确整改要求）；

违约责任：供应商违约（如逾期交货，按日支付合同总价0.5%违约金，上限不超过10%；质量不合格，无条件换货并承担损失）；公司违约（如逾期付款，按日支付未付金额0.3%违约金）；

争议解决：约定管辖法院（优先选择公司所在地法院）或仲裁机构，避免争议时管辖不明；

特殊条款：若采购标的有特殊要求（如设备安装调试、原材料定制化生产），需在模板基础上增加特殊条款，如“供应商需派专业人员上门安装调试设备，调试合格后方可验收”“原材料需按公司提供的配方生产，每批次提供检测报告”，特殊条款需经法务部门审核。

第七条合同审核与签订流程

内部审核：

采购部门完成合同起草后，填写《合同审核单》，依次提交需求部门、财务部门、法务部门审核：

需求部门：审核采购标的、规格、质量