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2026年食品加工公司办公用品采购与发放管理制度

一、制度目的

为规范公司办公用品的采购、验收、库存、发放与管理工作，确保办公用品及时供应、合理使用，降低采购成本，避免资源浪费，保障公司行政办公、生产辅助办公（如质量检测记录、生产报表填写等）工作有序开展，符合《中华人民共和国政府采购法》（适用时）、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规及公司内部成本管控要求，结合公司食品加工业务办公实际需求，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司所有办公用品的采购与发放管理，包括日常办公类用品（如签字笔、笔记本、文件夹、订书机、打印纸等）、办公设备耗材（如打印机墨盒、硒鼓、鼠标、键盘等）、办公家具类（如办公椅、文件柜、会议桌等，单价较高或使用周期较长的）及其他办公所需物品（如计算器、U盘、便利贴等）。公司各部门（包括生产部、质量部、设备部、行政部、人力资源部、财务部等）的办公用品采购与领用，均需遵守本制度规定。

三、办公用品管理原则

（一）按需采购原则

根据各部门实际办公需求与办公用品消耗规律，制定合理的采购计划，避免过度采购导致库存积压或采购不足影响办公，确保采购数量、规格与实际需求匹配。

（二）成本控制原则

在保证办公用品质量符合办公要求的前提下，通过比价采购、集中采购、长期合作等方式降低采购成本，优先选择性价比高的产品；同时规范办公用品使用，避免浪费，提高资源利用效率。

（三）规范透明原则

明确办公用品采购与发放的流程、标准及责任主体，采购过程公开透明，供应商选择、价格确定、采购合同签订等环节符合规定；发放过程做好登记记录，确保每笔采购与领用可追溯。

（四）质量合格原则

采购的办公用品需符合国家相关质量标准，无质量缺陷（如打印纸无破损、签字笔书写流畅、耗材兼容办公设备等），避免因质量问题影响办公效率或造成额外损失；对长期使用的办公家具、设备耗材，需优先选择耐用性强、售后有保障的产品。

四、办公用品管理组织与职责

（一）行政部门（或指定办公用品管理部门）

负责制定与修订办公用品采购与发放管理制度，明确办公用品采购流程、验收标准、库存管理要求、发放规则等，报公司管理层审批后实施。

负责统筹办公用品采购工作：收集各部门采购需求，制定月度或季度采购计划；拓展与维护供应商资源，建立合格供应商名录，定期评估供应商服务质量与产品质量；组织采购谈判、比价，签订采购合同（单次采购金额超过规定标准时，如5000元以上）；跟踪采购订单进度，确保办公用品按时到货。

负责办公用品的验收、入库与库存管理：办公用品到货后，组织人员核对产品名称、规格、数量、质量等是否与采购订单一致，验收合格后方可入库；建立办公用品库存台账，记录物品入库、出库、库存数量等信息，定期（每月至少1次）盘点库存，确保账实相符；对库存不足的常用办公用品，及时启动补充采购流程；对过期、损坏或无法使用的办公用品，按规定程序进行报废处理。

负责办公用品的发放管理：制定办公用品领用标准（如每人每月签字笔2支、笔记本1本等，根据岗位需求适当调整），审核各部门领用申请；按审批通过的领用申请发放办公用品，做好发放登记，要求领用人签字确认；定期统计各部门办公用品领用情况，分析消耗规律，为优化采购计划与领用标准提供依据。

监督各部门办公用品使用情况，对过度领用、浪费办公用品的行为进行提醒与纠正；定期向公司管理层提交办公用品采购与消耗报表，汇报采购成本、库存情况及管理中存在的问题。

（二）需求部门（各业务及职能部门）

负责本部门办公用品需求统计与申请：指定专人作为部门办公用品管理员，每月底统计本部门下月办公用品需求（包括物品名称、规格、数量、用途等），填写《办公用品采购申请表》，经部门负责人审批后提交至行政部门。

负责本部门办公用品的领用与分发：部门办公用品管理员凭审批通过的《办公用品领用申请表》到行政部门领取办公用品，按部门员工实际需求分发，做好部门内部领用登记；向部门员工传达办公用品节约使用要求，避免浪费（如双面使用打印纸、重复利用可回收办公用品等）。

及时向行政部门反馈办公用品质量问题（如采购的打印纸易卡纸、墨盒打印效果差等），协助行政部门处理与供应商的沟通、退换货等事宜；配合行政部门开展办公用品库存盘点、消耗统计等工作。

（三）财务部门

负责办公用品采购预算的审核与控制：根据公司年度经营计划与各部门需求，审核行政部门提交的办公用品年度采购预算，确保预算合理且符合公司成本管控要求；对超出预算的采购申请，需经公司管理层审批后方可放行。

负责办公用品采购款项的支付：根据采购合同约定、验收合格证明及发票，审核采购款项支付申请，确认无误后按公司财务流程支付款项；对单次采购金额较大的（如超过10000元），可根据合同约定采取分期付款方式。

对办公用品采购与库存相关费用进行账务处理，建立采