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2026年食品加工公司人力资源档案管理制度

第一章总则

第一条制度目的

为规范公司人力资源档案管理工作，确保员工档案的完整性、准确性与安全性，保障员工合法权益，为公司人力资源规划、招聘录用、薪酬福利、绩效评估等工作提供可靠依据，结合食品加工行业人力资源管理特点，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司全体员工的人力资源档案管理，包括在职员工、离职员工、退休员工及实习员工的档案，涵盖档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、销毁等全流程工作，涉及公司人力资源部门、各业务部门及档案管理人员。

第三条管理原则

合规性原则：严格遵守《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国个人信息保护法》等法律法规，确保档案管理各环节合法合规，不泄露员工隐私信息。

完整性原则：全面收集员工从入职到离职（或退休）全过程的相关材料，确保档案内容完整，无关键信息缺失。

准确性原则：档案材料需真实反映员工实际情况，录入或填写的信息需与原始凭证一致，发现错误及时更正并留存更正记录。

安全性原则：建立档案安全保管机制，防范档案丢失、损坏、篡改或泄露，确保档案实体与电子信息安全。

保密性原则：明确档案查阅、借阅权限，严禁无关人员接触或获取档案信息，不得将档案内容用于与工作无关的用途。

第二章组织架构与职责

第四条组织架构

公司人力资源档案管理工作由人力资源部门归口负责，设立专职（或兼职）档案管理员，各业务部门指定专人配合人力资源部门开展本部门员工档案相关工作。

第五条人力资源部门职责

制定并完善公司人力资源档案管理制度及操作细则，明确档案管理流程与标准。

负责员工档案的统一收集、整理、审核、分类、编号、保管与更新工作。

建立员工档案台账，记录档案的接收、查阅、借阅、销毁等情况，确保档案流转可追溯。

负责档案存储环境的维护，定期检查档案保存状况，及时处理档案损坏、变质等问题。

组织档案管理人员参加专业培训，提升档案管理能力与合规意识。

第六条档案管理员职责

按制度要求接收、审核各部门提交的员工档案材料，对不符合要求的材料及时退回并指导补充完善。

规范整理档案材料，按统一标准对档案进行分类、编号、装订，确保档案整洁有序。

妥善保管员工档案，定期检查档案存储环境（如温度、湿度、防火、防潮、防虫等），做好检查记录。

严格执行档案查阅、借阅流程，核对查阅人身份与权限，登记查阅、借阅信息，确保档案不被违规获取。

负责员工档案的更新工作，及时将员工岗位变动、薪酬调整、绩效结果、培训记录等新材料归入档案。

第七条各业务部门职责

在员工入职、岗位变动、离职等环节，及时收集本部门员工的相关材料（如入职登记表、岗位调整通知、离职申请等），并在3个工作日内提交至人力资源部门。

配合人力资源部门核实本部门员工档案材料的真实性，对发现的档案信息错误及时反馈并协助更正。

按制度要求申请查阅、借阅本部门员工档案，确保档案使用符合规定用途，不泄露档案信息。

员工离职时，整理本部门留存的与员工相关的工作记录、考核材料等，提交至人力资源部门归入员工档案。

第三章档案内容与分类

第八条档案内容

员工人力资源档案需包含以下材料，根据员工身份（在职、离职、实习等）适当调整：

入职相关材料：入职登记表、身份证复印件、学历证书及学位证书复印件、职业资格证书复印件、体检报告、背景调查记录（如有）、劳动合同及补充协议等。

在职期间材料：岗位调整通知、薪酬调整审批表、绩效评估报告、培训记录（含培训证书复印件）、奖惩决定书、考勤异常处理记录、社会保险及住房公积金缴纳相关材料等。

离职相关材料：离职申请、离职面谈记录、工作交接清单、离职证明存根、解除（终止）劳动合同证明书等。

其他材料：员工个人信息变更申请及证明材料（如姓名、联系方式、家庭住址变更等）、退休审批材料（退休员工）、实习协议及实习鉴定（实习员工）等。

第九条档案分类

按员工在职状态分类：分为在职员工档案、离职员工档案、退休员工档案、实习员工档案四大类，每类档案单独存放。

按档案形式分类：分为纸质档案与电子档案，纸质档案与电子档案内容需保持一致，电子档案需定期备份，确保与纸质档案同步更新。

按部门分类：在职员工档案可按所属部门进一步细分，便于查找与管理；离职、退休、实习员工档案按离职（退休、实习结束）时间顺序分类存放。

第十条档案编号规则

档案编号采用“员工工号+档案类型代码”的方式，员工工号为公司统一分配的唯一标识，档案类型代码按以下规则设定：“Z”代表在职员工档案，“L”代表离职员工档案，“T”代表退休员工档案，“S”代表实习员工档案。例如，在职员工工号为“2026001”，其档案编号为“2026001-Z”。

第四章档案收集与整理

第十一条档案收集

员工入职时，人力资源部门在员工办理入职手续当日，收集员