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2026年食品加工公司供应链信息管理制度

一、制度目的

为规范公司供应链信息管理，确保供应链各环节信息（如供应商信息、原料采购信息、仓储物流信息等）的准确性、完整性、安全性，提升供应链运营效率，保障食品原料质量可追溯，防范信息泄露、篡改等风险，依据《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国食品安全法》《企业信息公示暂行条例》等相关法律法规，结合食品加工公司供应链特点（如原料品类多、供应商分散、需保障食品安全追溯），制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司供应链全流程信息管理，包括供应商信息、原料采购信息、仓储库存信息、物流运输信息、客户需求信息、供应链成本信息等；涉及供应链管理部门、采购部门、仓储部门、物流部门、财务部门及相关信息操作人员，均需遵守本制度；外包物流服务商、第三方信息系统运维单位若涉及供应链信息处理，需遵守本制度相关要求。

三、供应链信息分类与管理责任

（一）信息分类

根据供应链信息的性质与敏感程度，分为三类：

核心敏感信息：包括供应商商业机密（如报价单、合作协议条款）、原料采购底价、客户核心需求数据、供应链成本核算数据、信息系统账号密码等，此类信息需严格保密，仅限授权人员接触。

重要业务信息：包括供应商资质信息（营业执照、食品生产许可证）、原料采购订单、原料质检报告、仓储库存台账、物流运输记录、客户订单信息等，此类信息需确保准确完整，用于业务追溯与管理。

基础公开信息：包括供应商名称（非敏感信息）、原料品类名称、物流合作商名称、公司供应链管理制度（非涉密部分）等，此类信息可根据需要对外公开或内部共享。

（二）管理责任

供应链管理部门：作为供应链信息管理牵头部门，负责制定信息管理流程，统筹信息采集、整合、共享，监督各部门信息管理执行情况，建立供应链信息台账，定期开展信息准确性核查。

采购部门：负责供应商信息、原料采购信息的采集与维护，确保供应商资质信息真实有效，采购订单、报价单等信息记录完整，及时将信息同步至供应链管理部门。

仓储部门：负责原料、成品仓储库存信息的采集与更新，每日记录入库、出库、库存数量及质量状态，确保库存信息与实际一致，定期向供应链管理部门提交库存报表。

物流部门：负责物流运输信息的采集与跟踪，记录运输车辆信息、运输路线、装卸货时间、货物在途状态，及时反馈运输异常情况，将运输记录同步至供应链管理部门。

财务部门：负责供应链成本信息的记录与核算，包括采购价款、物流费用、仓储费用等，确保成本信息准确，按要求向供应链管理部门提供成本数据。

信息管理部门：负责供应链信息系统（如ERP系统、仓储管理系统）的运维，保障系统稳定运行，设置信息访问权限，防范系统漏洞导致信息泄露。

四、供应链信息采集与录入

信息采集要求：各部门需按“真实、准确、完整、及时”原则采集供应链信息，采集前需确认信息来源的可靠性（如供应商资质需验证原件，采购订单需经审批确认），避免采集虚假或无效信息。

供应商信息采集：采购部门在新增供应商时，需采集供应商名称、统一社会信用代码、注册地址、联系方式、法定代表人、食品生产/经营许可证、产品检测报告、合作历史等信息，填写《供应商信息登记表》，附相关资质复印件（需加盖供应商公章），经审核后录入信息系统。

采购信息采集：采购部门签订采购合同后，需采集采购原料名称、规格、数量、单价、总价、交货时间、交货地点、验收标准、付款方式等信息，录入采购管理模块，同步生成采购订单号，便于后续跟踪。

库存信息采集：仓储部门在原料入库时，需采集原料名称、规格、批次号、生产日期、保质期、入库数量、质检结果、存储位置等信息；出库时需采集出库数量、领用部门、用途、出库日期等信息，实时更新库存台账。

物流信息采集：物流部门在安排运输时，需采集运输商名称、车辆牌照号、司机联系方式、运输路线、预计到达时间；运输过程中需通过GPS或司机反馈，跟踪货物在途状态，记录实际到达时间、卸货数量，若出现延误、货损，需采集异常原因及处理结果。

信息录入规范：信息录入需使用统一格式，文字、数字、日期需准确无误（日期格式统一为“YYYY-MM-DD”，数量单位需规范），不得随意涂改；录入后需由录入人员自查，再由部门负责人复核，确保录入信息与原始资料一致。

五、供应链信息存储与备份

信息存储方式：供应链信息采用“电子存储+纸质备份”双重方式存储，电子信息存储于公司指定信息系统或服务器，纸质资料（如供应商资质复印件、采购合同、验收单）由对应部门按档案管理要求归档存放。

电子信息存储：信息管理部门需为供应链信息系统设置访问权限，按“最小权限原则”分配账号，不同岗位仅能访问职责范围内的信息（如采购人员仅能查看采购相关信息，不得访问其他供应商报价）；定期对服务器数据进行加密处理，防止数据被非法窃取。

纸质信息存储：各部