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采购需求收集与评估标准化模板

一、模板适用场景与核心价值

本模板适用于企业各部门日常办公物资采购、生产原材料采购、服务类采购（如IT运维、咨询服务、工程外包）等多种采购类型，尤其适用于需跨部门协同、需标准化评估的采购需求管理场景。通过统一需求提报口径、规范评估流程，可实现以下核心价值：

规范管理：避免需求描述模糊、信息遗漏等问题，保证采购部门准确理解需求；

科学决策：通过多维度评估，提升采购必要性与合理性判断，降低无效采购风险；

效率提升：标准化流程减少沟通成本，加速需求从提报到审批的闭环；

风险控制：明确合规性审查点，规避采购流程中的制度与法律风险。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与提报：明确需求边界

操作主体：需求部门负责人指定的需求提报人（如部门专员*）。

操作内容：

需求提报人根据部门业务需要，对照《采购需求申请表》（模板1）逐项填写信息，保证以下关键内容完整：

基础信息：需求部门、需求人、联系方式（内部分机号）、提报日期；

需求详情：物品/服务名称（需使用规范全称，避免简称）、规格型号、技术参数（如适用）、数量、单位、用途（需明确“日常办公”“生产研发”“项目专项”等具体场景）；

预算信息：预估单价、总价（含税费），并注明预算来源（如年度预算、专项预算）；

附加说明：紧急程度（分“紧急（3日内需处理）”“常规（5-7个工作日处理）”“不紧急（10个工作日内处理）”）、历史采购记录（如有，需注明上次采购日期、供应商、单价）、特殊要求（如交付周期、资质认证等）。

需求部门负责人*对需求的真实性、必要性进行初审，签字确认后提交至采购部。

输出成果：《采购需求申请表》（纸质版签字+电子版扫描件）。

（二）需求收集与初步整理：信息标准化

操作主体：采购部指定对接人（如采购专员*）。

操作内容：

每日定时收集各部门提交的《采购需求申请表》，核对信息完整性，重点检查：

是否漏填规格型号、技术参数等关键需求细节；

预估总价是否超出部门预算限额（如超预算，需需求部门同步提交《预算调整申请》）；

紧急需求是否标注原因并附部门负责人签字的《紧急需求说明》。

对信息完整的需求，按“部门-采购类型（物资/服务）-紧急程度”分类整理，形成《采购需求汇总清单》（模板2），同步更新至采购管理系统（如有）。

输出成果：《采购需求汇总清单》（电子版，含需求编号、需求名称、提报部门、预算金额、紧急程度、当前状态等字段）。

（三）需求多维度评估：科学判断可行性

操作主体：采购部牵头组织评估小组，成员包括：需求部门代表、财务部代表、法务部代表（如涉及合同）、技术部代表（如涉及专业设备/服务）。

操作内容：

评估小组通过会议或线上评审方式，从以下维度对需求进行评分（总分100分，≥80分通过，60-79分需整改，60分不予通过），并填写《采购需求评估表》（模板3）：

评估维度

评估要点

分值

必要性（30分）

是否符合部门年度/季度工作目标；是否为业务开展必需；是否存在替代方案（如租用、共享）

30

合规性（25分）

是否符合公司《采购管理办法》及内控制度；是否涉及需招标/单一来源采购的特殊情形；资质要求是否符合法律法规

25

合理性（25分）

规格型号/技术参数是否过度超出实际需求；数量是否与历史使用量匹配；预估单价是否偏离市场均价（参考近期历史采购数据或第三方询价）

25

预算准确性（20分）

预估总价是否与财务部预算标准一致；成本构成是否合理（如运费、安装费等是否明确）

20

评估结论处理：

通过：评估小组在《采购需求评估表》中签字确认，提交审批；

需整改：向需求部门反馈修改意见，2个工作日内完成调整后重新评估；

不予通过：向需求部门出具《采购需求不予通过通知书》，说明原因（如“必要性不足”“存在更优替代方案”）。

输出成果：《采购需求评估表》（纸质版签字+电子版扫描件）。

（四）需求分级审批：明确权责边界

操作主体：根据采购金额与重要性，分级审批（以下为示例，企业可根据自身制度调整）：

采购金额（预估）

审批人

审批材料要求

≤5000元

需求部门负责人+采购部经理

《采购需求申请表》《采购需求评估表》

5001-50000元

需求部门负责人+采购部经理+分管副总*

增加《采购需求评估表》中评估小组全体签字页

＞50000元

需求部门负责人+采购部经理+分管副总+总经理

增加《预算调整申请》（如超预算）+法务部合规意见

操作内容：

审批人需在1-3个工作日内完成审批，重点核查评估结论的合理性、预算匹配度及流程合规性。审批通过后，采购部在《采购需求审批表》（模板4）中登记审批结果，同步更新《采购需求汇总清单》状态为“已审批，待采购”。

输出成果：《采购需求审批表》（纸质版签字+电子版扫描件）。

（五）需求落地与归档：闭环管理

操作主体：采购部专员