质量管理体系检查与整改记录表.docVIP

质量管理体系检查与整改记录表使用指南

一、适用范围与场景

本工具适用于各类组织开展质量管理体系内部审核、外部审核（如ISO9001、IATF16949等认证审核）、客户专项检查、质量问题追溯检查等场景，用于系统记录检查过程、发觉问题、整改措施及验证结果，保证质量管理体系持续有效运行。具体包括但不限于：

企业内部季度/年度质量体系自查；

第三方认证机构审核不符合项整改；

客户现场审核或投诉后的专项检查；

新产品导入、过程变更等特殊时期的体系验证。

二、操作流程与步骤详解

（一）检查前准备：明确目标与范围

确定检查目的：明确本次检查的核心目标（如验证体系文件执行情况、排查过程风险、应对客户审核等），避免检查方向偏离。

界定检查范围：根据目的确定检查对象（如特定部门、生产工序、质量记录、设备设施等）和检查依据（如ISO9001标准、公司质量手册、客户特定要求等）。

组建检查小组：指定具备专业能力的检查组长（组长）和组员（组员1、组员2等），明确分工（如文件审核、现场检查、记录抽查等），保证覆盖检查范围的专业领域。

准备检查资料：收集检查依据文件（体系文件、标准法规、历史检查报告等），编制《检查表》（明确检查项目、内容、方法），提前3个工作日通知被检查部门，以便其准备相关记录和现场条件。

（二）实施现场检查：客观收集证据

首次会议：检查小组与被检查部门负责人（部门负责人）及对接人（对接人）召开会议，说明检查目的、范围、流程及时间安排，确认沟通机制。

现场检查：

文件审核：查阅质量记录（如检验报告、审核报告、培训记录）、体系文件（程序文件、作业指导书）等，核查文件版本有效性、填写规范性（如签字、日期是否完整）。

现场观察：到生产/办公现场查看实际操作是否符合文件规定（如设备点检执行、物料标识、工艺参数控制等），可采用拍照、录像（需提前征得同意）方式留存客观证据。

人员访谈：随机抽取岗位员工（操作员、检验员等）提问，知晓其对体系要求（如质量目标、异常处理流程）的掌握程度，记录访谈内容。

记录不符合项：对检查中发觉的问题，立即开具《不符合项报告》，描述需包含“事实描述（时间、地点、人员、具体行为）+不符合条款（文件/标准编号）+后果（如质量风险、客户投诉风险）”，避免主观表述（如“态度不认真”）。

（三）编制检查报告：汇总问题与建议

汇总检查发觉：检查小组整理所有检查记录，统计不符合项数量（按严重程度分级：严重、一般、观察项）、典型问题类型（如文件执行不到位、记录缺失、现场违规操作等）。

撰写检查报告：内容包括检查概况（时间、范围、参与人员）、检查依据、不符合项清单（问题描述、责任部门、严重程度）、体系运行评价（优势点、改进建议）、结论（如“体系基本有效，需针对项一般不符合项整改”）。

报告审核与分发：检查组长（组长）审核报告后，报质量负责人（质量负责人）批准，发送至各责任部门及管理层，要求限期整改（一般不符合项整改期限不超过15个工作日，严重项不超过7个工作日）。

（四）制定整改计划：明确责任与措施

原因分析：责任部门（生产部、质检部等）针对不符合项组织召开分析会，采用“5Why分析法”或“鱼骨图”追溯根本原因（如“培训不足”“文件规定不清晰”“监督缺失”等），避免仅停留在表面原因（如“员工疏忽”）。

制定整改措施：根据原因制定具体、可验证的措施，明确“做什么、谁来做、何时完成、如何验证”。例如：

不符合项：“仓库B区物料混放，未执行先进先出（FIFO）”。

原因分析：“仓库管理员未参加FIFO操作培训，且区域标识不清晰”。

整改措施：“①由培训专员（培训专员）于5月20日前组织仓库管理员进行FIFO专项培训并考核；②5月25日前仓库主管（仓库主管）完成B区物料标识牌更新，增加‘FIFO序号’栏；③5月30日前质量部（质检员）现场抽查标识执行情况”。

审批与备案：整改计划经责任部门负责人（部门负责人）签字确认后，报检查小组备案，保证措施可落地、可追溯。

（五）实施整改与跟踪：保证措施落地

执行整改：责任部门按计划落实整改措施，过程中保留证据（如培训签到表、照片、记录更新截图等），每周向检查小组汇报整改进度（通过《整改进度跟踪表》）。

跟踪验证：检查小组在整改期限前3个工作日进行验证，可采用：

现场复查：查看整改措施是否落实（如标识是否更新、员工操作是否规范）；

文件审核：核查相关记录（如培训考核记录、点检表修订记录）；

人员访谈：确认员工是否掌握整改要求（如询问“FIFO操作流程是否清楚？”）。

验证结果处理：

合格：在《整改验证记录》中签字确认，关闭不符合项；

不合格：要求责任部门重新分析原因、调整措施，明确新的整改期限（一般不超过10个工作日）。

（六）资料归档与体系优化：形成闭环管理

资料整理归档：将检查报告、不符合项报告、整