林业公司人事档案管理办法.doc

林业公司人事档案管理办法

一、总则

本公司秉持“绿色发展，以人为本，创新进取，服务社会”的企业文化与经营理念，致力于打造高效、和谐的工作环境。人事档案管理作为公司人力资源管理的重要基础，对于保障员工权益、规范公司管理具有重要意义。为加强人事档案管理，提高人事档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据国家有关档案管理的法律法规和政策，结合本林业公司实际情况，特制定本办法。

本办法旨在规范人事档案管理流程，确保人事档案的真实性、完整性和保密性，为公司的人才选拔、任用、培训、考核等提供可靠依据，同时充分体现公司对员工的人文关怀，促进公司与员工的共同发展。

二、适用范围

本办法适用于林业公司全体员工。公司所属各部门、各分支机构及全体在职员工均应遵守本办法的相关规定。

三、组织架构与职责分工

1.公司管理层

负责对人事档案管理工作进行宏观指导和监督，确保人事档案管理工作符合公司战略发展需求和国家法律法规要求。

2.行政主管部门

-作为人事档案管理的归口部门，负责制定和完善人事档案管理制度，并组织实施和监督执行。

-负责接收、整理、保管、转递员工人事档案，确保档案资料的安全与完整。

-负责对人事档案管理人员进行培训和业务指导，提高档案管理工作水平。

3.各部门

-负责收集、整理本部门员工的各类人事档案材料，并及时移交至行政主管部门。

-协助行政主管部门开展人事档案管理工作，提供必要的支持和配合。

4.人事档案管理人员

-具体负责员工人事档案的日常管理工作，包括档案的整理、分类、编号、装订、上架等。

-严格遵守档案管理的保密制度，确保人事档案信息不泄露。

-负责办理人事档案的查阅、借阅和转递等手续，做好相关记录。

四、管理内容与流程

1.档案收集

-行政主管部门应定期向各部门发布人事档案材料收集清单，明确需要收集的材料范围和要求。

-各部门应指定专人负责本部门员工人事档案材料的收集工作，确保材料的真实性、完整性和及时性。收集到的材料应按照要求进行初步整理，填写《人事档案材料移交清单》，移交至行政主管部门。

-行政主管部门在接收各部门移交的档案材料时，应认真核对材料的数量、种类和质量，对不符合要求的材料应及时退回相关部门补充或更正。

2.档案整理

-人事档案管理人员按照档案管理的有关规定和要求，对收集到的人事档案材料进行分类、排序、编目、装订等整理工作。

-档案分类应遵循国家有关档案分类标准和公司实际情况，一般分为履历材料、自传材料、鉴定、考核、考察材料、学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资、任免、出国（境）等材料、其他可供组织参考的材料等十大类。

-对每份档案材料应进行编号，并编制《人事档案目录》，确保档案材料的编号与目录一致，便于查找和管理。

-装订档案时应做到整齐、牢固，便于保管和利用。

3.档案保管

-公司应设立专门的人事档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案库房的安全和卫生。

-人事档案应按照员工编号顺序进行上架存放，便于查找和管理。同时，应建立电子档案目录，实现纸质档案与电子档案的同步管理。

-定期对人事档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案材料应及时进行修复或复制。

4.档案查阅与借阅

-因工作需要查阅人事档案的，须填写《人事档案查阅申请表》，经所在部门负责人和行政主管部门负责人审批同意后，方可到档案库房查阅。查阅档案应在指定地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅地点，不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。

-因特殊情况需要借阅人事档案的，须填写《人事档案借阅申请表》，经所在部门负责人、行政主管部门负责人和公司分管领导审批同意后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人员应按时归还档案。归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和真实性。

5.档案转递

-员工离职或调动时，行政主管部门应及时办理人事档案转递手续。档案转递应通过机要交通或专人送取的方式进行，严禁个人自带档案转递。

-行政主管部门在转递档案前，应填写《人事档案转递通知单》，并密封档案。接收单位收到档案后，应在《人事档案转递通知单》回执上签字盖章，并及时寄回公司行政主管部门。

-对转递过程中出现的档案丢失、损坏等问题，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。

五、权利与义务

1.员工权利

-员工有权了解本人人事档案的内容和管理情况，对档案中存在的问题有权提出异