加工公司物流信息管理规章.doc

加工公司物流信息管理规章

一、总则

本公司以“精准加工，高效服务，创新发展，合作共赢”为经营理念，致力于在加工行业为客户提供优质产品与服务。物流信息管理作为公司运营的关键环节，对于提升公司经济效益与社会效益至关重要。为规范公司物流信息管理，提高物流运作效率，保障物流环节的顺畅与准确，依据公司实际运营情况，特制定本规章。本规章旨在通过科学合理的管理流程与制度，实现物流信息的高效整合、传递与利用，确保公司物流活动的高效、安全、经济运行，同时展现公司扁平化管理特色，为员工提供良好的工作环境与发展空间，体现人文关怀，促进公司的可持续发展。

二、适用范围

本规章适用于加工公司全体员工以及与公司有物流业务往来的客户。公司全体员工在涉及物流信息的收集、整理、传递、存储与使用等环节均需遵循本规章；客户在与公司进行物流业务沟通、信息提供等方面也应参照本规章相关规定执行。

三、组织架构与职责分工

1.物流信息管理小组

公司设立物流信息管理小组，作为物流信息管理的核心组织，负责统筹规划、协调与监督公司物流信息管理工作。小组由物流部门负责人担任组长，成员包括采购部门、生产部门、销售部门以及信息技术部门相关人员。物流信息管理小组定期召开会议，对物流信息管理过程中的重大问题进行讨论与决策。

2.各部门职责

-物流部门：负责物流信息的日常收集、整理与传递，包括货物运输状态、仓储信息等。与外部物流供应商保持密切沟通，确保物流信息的及时准确获取。同时，负责物流信息系统的操作与维护，保障系统的正常运行。

-采购部门：在采购环节及时提供物资采购信息，包括采购订单、到货时间、供应商信息等，确保物流部门能够合理安排运输与仓储计划。

-生产部门：提供生产计划、产品出入库信息等，以便物流部门协调物流资源，保障生产物资的及时供应与产品的及时发运。

-销售部门：及时传递客户订单信息、交货要求等，与物流部门协同安排产品配送，确保客户能够按时收到货物。同时，收集客户对物流服务的反馈信息，及时反馈给物流部门。

-信息技术部门：负责物流信息系统的开发、升级与维护，保障信息系统的稳定性与安全性。为各部门提供技术支持，确保物流信息在系统中的顺畅流转。

四、管理内容与流程

1.物流信息收集

-内部信息收集：采购部门在采购订单生成后，及时将订单信息录入公司物流信息系统，包括采购物资名称、规格、数量、供应商名称、预计到货时间等。生产部门每日将生产计划与产品出入库信息上传至物流信息系统，包括产品型号、批次、出入库时间、数量等。销售部门在接到客户订单后，将订单详细信息录入系统，如客户名称、地址、联系电话、订单产品及数量、交货时间要求等。

-外部信息收集：物流部门通过与外部物流供应商建立的信息共享平台，实时获取货物运输状态信息，如车辆位置、行驶轨迹、预计到达时间等。同时，物流部门定期收集市场物流价格信息、物流行业动态等外部信息，为公司物流决策提供参考。

2.物流信息整理与分析

-信息整理：物流部门信息管理人员每日对收集到的物流信息进行整理，按照不同的业务类型与流程进行分类，确保信息的准确性与完整性。对存在疑问或错误的信息，及时与相关部门或外部供应商沟通核实。

-信息分析：利用数据分析工具与模型，对物流信息进行深度分析。例如，分析物流成本构成，找出成本控制点；分析物流配送效率，优化配送路线；分析客户物流需求特点，提供个性化服务等。定期生成物流信息分析报告，为公司管理层决策提供数据支持。

3.物流信息传递

-内部传递：物流信息系统实现各部门之间的信息实时共享，各部门可根据权限随时查询与自身业务相关的物流信息。对于紧急物流信息，通过系统消息、短信等方式及时通知相关人员。物流部门定期组织物流信息沟通会议，向各部门通报物流进展情况，协调解决物流过程中的问题。

-外部传递：对于客户，通过邮件、短信、物流信息查询平台等方式及时向客户反馈货物的物流状态，如发货时间、运输进度、预计到达时间等。与外部物流供应商保持密切沟通，及时传递公司的物流需求与指令，确保物流服务的顺利进行。

4.物流信息存储

-信息存储方式：公司采用数据库存储物流信息，建立完善的备份机制，确保数据的安全性与完整性。定期对物流信息进行归档，将历史数据存储在专门的存储设备中，以便查询与统计分析。

-存储期限：根据法律法规与公司实际需求，确定不同类型物流信息的存储期限。一般情况下，采购订单、销售订单等关键信息存储期限为5年，日常物流操作记录存储期限为2年。

五、权利与义务

1.员工权利与义务

-权利：员工有权根据工作需要，在权限范围内查询物流信息系统中的相关信息，以保障工作的顺利开