2026年纸业公司办公用品使用与节约管理制度.docxVIP

2026年纸业公司办公用品使用与节约管理制度

第一章总则

第一条目的

为规范公司办公用品的采购、领用、使用及管理流程，引导员工树立节约意识，减少资源浪费，合理控制办公成本，保障公司正常办公秩序，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司内部所有办公用品的全流程管理，包括办公用品的分类界定、采购计划制定、领用规范、使用要求、节约措施、监督检查等工作，公司各部门及全体员工均需严格遵守。

第三条办公用品界定与分类

界定标准：本制度所称办公用品，是指为满足日常办公需求而采购的、直接用于办公活动的各类物资，不包含办公设备（如电脑、打印机、办公桌等，此类物资按公司办公设施管理制度管理）。

具体分类：

书写类：中性笔、钢笔、铅笔、笔记本、便签纸、信纸等；

打印耗材类：A4纸、A3纸、墨盒、硒鼓、色带等；

办公辅助类：文件夹、档案袋、回形针、订书机、订书钉、胶水、剪刀、计算器等；

其他类：纸巾、洗手液、垃圾袋等公共办公消耗品。

第四条基本原则

按需配置原则：办公用品采购与领用需结合实际办公需求，避免过度采购或超额领用，确保资源合理分配；

节约优先原则：倡导“能省则省、重复利用”，减少一次性用品使用，杜绝浪费行为；

统一管理原则：办公用品由指定部门集中管理，规范采购、领用流程，确保管理透明、可追溯；

合规性原则：办公用品采购需符合国家相关法律法规及公司财务管理制度，确保采购渠道合法、物资质量合格。

第五条职责分工

公司综合管理部门（以下简称“归口管理部门”）是办公用品管理的责任部门，负责制定办公用品采购计划、组织采购、建立管理台账、监督使用与节约情况，协调解决管理过程中的问题；

各部门指定专人作为“办公用品联络员”，负责本部门办公用品需求统计、领用申请、分发及使用监督，及时向归口管理部门反馈需求与问题；

全体员工需遵守本制度规定，规范使用办公用品，主动落实节约措施，杜绝浪费。

第二章办公用品采购管理

第六条需求统计与计划制定

各部门需在每月25日前，由办公用品联络员统计本部门下月办公用品需求，结合现有库存、人员数量、办公强度等因素，填写《办公用品需求统计表》，经部门负责人审核签字后，提交至归口管理部门；

归口管理部门收到各部门需求后，需对需求合理性进行审核（如检查是否存在重复申请、超额申请等情况），同时核对办公用品总库存，确定需采购的物资种类与数量；

归口管理部门根据审核结果，制定《月度办公用品采购计划》，明确物资名称、规格、数量、预算金额、计划采购时间，经部门负责人审核后，报公司财务部门复核预算，再按公司审批权限提交分管领导审批（预算金额超5000元的，需报总经理审批）。

第七条采购实施

采购计划审批通过后，归口管理部门需通过公司合格供应商名录选择供应商，或对金额较大的采购项目（单批超3000元）组织比价采购，确保采购价格合理、物资质量达标；

采购过程中需与供应商签订采购合同（单批采购超1000元需签订合同），明确物资质量标准、交货时间、验收要求、付款方式等条款；

供应商交货时，归口管理部门需组织验收，核对物资名称、规格、数量是否与采购计划一致，检查物资质量（如纸张厚度、打印耗材兼容性等），验收合格后方可入库，验收不合格的需及时要求供应商退换货。

第八条入库登记

验收合格的办公用品需及时办理入库手续，归口管理部门建立《办公用品库存台账》，详细记录物资名称、规格、数量、入库时间、供应商、单价、保质期（如有）等信息；

办公用品需按分类存放于指定仓库，做到摆放整齐、标识清晰，同时做好防潮、防尘、防火等防护措施，避免物资损坏或变质；

归口管理部门需每月对库存办公用品进行盘点，核对账实是否相符，对临近使用期限或易消耗的物资优先安排领用，避免库存积压或浪费。

第三章办公用品领用管理

第九条领用频次与标准

办公用品实行“按月领用”制度，各部门需在每月5日前，由办公用品联络员凭审核通过的《办公用品需求统计表》，到归口管理部门办理领用手续，特殊情况（如临时增加办公任务需额外领用）需单独提交《临时办公用品领用申请单》，经部门负责人签字、归口管理部门审核后领用；

归口管理部门根据“按需领用、总量控制”原则，制定办公用品领用参考标准（如每人每月中性笔不超过2支、笔记本不超过1本，A4纸按部门人均每月50张控制等），具体可根据部门工作性质调整（如行政部门、财务部门打印需求较多，可适当提高纸张领用标准）。

第十条领用流程

办公用品联络员到归口管理部门领取物资时，需在《办公用品领用登记表》上填写领用部门、领用日期、物资名称、规格、数量、领用人等信息，经双方核对无误后签字确认；

归口管理部门需同步更新《办公用品库存台账》，减少对应物资的库存数量，确保台账与实际库存一致；

领