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丝路视野

浅析纸质档案管理面临的挑战与对策

张妍

中国人民解放军陆军军医大学第二附属医院，重庆

摘要：本文旨在分析当前纸质档案管理面临的巨大挑战，探讨面临这些挑战的根本原因，并提出相应的解决措施。通

过对文献资料的系统分析，结合实际工作中的问题，本文认为，纸质档案管理在数字化转型进程中遭遇的主要挑战包括档案

保存、查阅效率、档案安全以及管理人员素质等方面。因此，本文提出加强人员培训、推动档案数字化和信息化、制定科学

的管理规程等多项对策。

关键词：纸质档案；管理；挑战；对策

随着社会的发展，档案管理作为一种重要的信案管理系统和方法各不相同，导致信息共享困难。

息存储和传递手段，已经成为现代社会管理中不可例如，在一些地方政府机关和企业中，档案信息仍

或缺的部分。尤其是在政府、企事业单位、教育和然以纸质文件的方式存在，存储、归档、检索和

科研领域，档案资料的管理和应用具有重要的现实调阅都依赖人工，这增加了档案查阅和存取的时间

意义。然而，随着信息技术的不断进步，尤其是数成本。

字化档案管理的快速发展，传统纸质档案管理面临（三）档案安全性和保密性较差

诸多挑战。本文通过分析现阶段纸质档案管理所面纸质档案管理面临较大的安全性和保密性挑

临的主要问题，提出相应的解决方案，旨在为改进战，尤其是对敏感信息的保护。纸质档案存储通常

档案管理工作提供理论依据和参考。缺乏有效的权限控制和加密措施，容易出现数据泄

一、纸质档案管理面临的挑战露、丢失、损毁等问题。纸质档案的保密性较差，

（一）环境因素影响较大尤其在档案管理人员管理松散或制度不健全的情况

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纸质档案由于其物理性质，容易受到环境因素下，档案容易泄露、丢失或被非法修改。此外，

（如温度、湿度、虫害等）的影响，导致档案的破纸质档案的存取管理容易受到人为因素的干扰，如

损和信息丢失，使得其保存面临较为严峻的挑战。未经授权的人员借阅、损坏或丢失档案，给档案管

纸质档案易受温湿度变化、光照、虫害、火灾等自理带来潜在的安全隐患。

然环境因素的影响，这直接影响档案的长期保存。由于纸质档案通常存放在开放的文件柜或档案

温度过高或湿度过大可能导致纸质档案变质，而过室中，缺乏有效的防护措施，一旦遭遇火灾、洪水、

于干燥的环境则可能导致纸张脆裂。光照过强则盗窃或人为损毁等灾难性事件，档案极易丧失或遭

会使墨水褪色，进一步影响档案的可读性。部分档到损坏。此外，档案管理人员管理不严也可能导致

案馆缺乏足够的资金与技术配备高效的环境控制系档案丢失或泄露，尤其是在借阅档案的过程中，若

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统，这使得纸质档案的保存难度增加。缺乏有效的身份验证和借阅记录系统，档案安全性

（二）查阅效率低，存取困难很难得到保障。

纸质档案的查阅和存取效率较低，尤其在档案（四）档案管理人员的专业能力不足

数量庞大的情况下，手工操作不仅耗时且容易出现纸质档案管理不仅要求档案管理人员具备一定

错误。传统的档案查找方法依赖人工检索，档案存的档案专业知识，还需要具备良好的组织能力、信

储方式和分类标准不统一，导致查阅过程烦琐，查息技术应用能力等。然而，在许多单位，档案管理

找特定档案的时间较长。这种低效的查阅方式，严人员的专业素质参差不齐，且部分档案管理人员缺

重影响了档案管理工作的时效性，尤其在需要快速乏现代化档案管理的思维，导致纸质档案管理工作

调取档案的情况下，显得尤为滞后。无法高效开展。部分档案管理人员虽然在传统档案