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2026年纸业公司办公用品采购与发放管理制度

第一章总则

第一条制度目的

为规范公司办公用品的采购、入库、发放、使用与管理流程，降低办公成本，避免资源浪费，保障公司日常办公活动有序开展，确保办公用品供应及时、合规、高效，维护公司资产安全，结合公司实际经营情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司总部各职能部门、各生产基地及各下属分支机构的办公用品采购、入库、发放、使用、盘点及报废等全流程管理工作，涵盖各类日常办公所需物品（如纸张、笔具、文件夹、打印机耗材、办公设备配件等，不含单价超过5000元的固定资产类办公设备）。

第三条管理原则

按需采购原则：根据各部门实际办公需求制定采购计划，避免过量采购导致积压浪费，确保办公用品数量与实际需求相匹配。

性价比优先原则：在符合质量标准的前提下，通过市场调研对比，选择性价比高的供应商与产品，控制采购成本。

统一管理原则：办公用品采购、入库、发放环节实行统一管理，明确责任部门与责任人，避免多头管理导致流程混乱。

节约使用原则：倡导各部门及员工节约使用办公用品，杜绝浪费行为，提高办公用品使用效率。

合规透明原则：采购过程需符合国家相关法律法规及公司内部管理规定，采购信息、流程及结果公开透明，接受监督。

第二章职责分工

第四条行政后勤部门职责

作为办公用品管理的牵头部门，负责制定年度、季度办公用品采购计划，明确采购物品的品类、数量、质量标准及预算。

开展供应商筛选与管理工作，收集至少3家及以上潜在供应商信息，评估供应商资质、产品质量、价格、售后服务等，建立合格供应商名录，定期对供应商进行考核。

组织办公用品采购工作，根据采购金额选择合适的采购方式（如零星采购、集中采购），签订采购合同（采购金额超过2000元时），确保采购流程合规。

负责办公用品的入库验收工作，核对采购物品的品类、数量、质量与采购订单是否一致，验收合格后办理入库登记，建立办公用品库存台账。

制定办公用品发放标准与流程，按标准向各部门发放办公用品，记录发放信息，定期更新库存台账。

定期开展办公用品库存盘点工作，每季度末进行一次全面盘点，核对库存数量与台账记录，分析差异原因并及时处理，确保账实相符。

监督各部门办公用品使用情况，对浪费行为进行提醒与纠正，提出节约使用建议，推动办公成本优化。

第五条各业务部门职责

指定专人作为本部门办公用品联络员，负责收集部门员工办公用品需求，按规定时间向行政后勤部门提交月度办公用品需求申请。

严格按照公司办公用品发放标准领取与使用物品，不得超额申请或浪费，对部门内办公用品使用情况进行内部监督。

及时向行政后勤部门反馈办公用品质量问题或供应不及时情况，协助行政后勤部门做好供应商评估与采购优化工作。

配合行政后勤部门开展办公用品盘点工作，提供本部门办公用品领用与剩余情况信息，确保盘点数据准确。

第六条财务部门职责

负责审核办公用品采购预算，根据公司年度经营计划与成本控制要求，对行政后勤部门提交的采购预算进行合理性审核。

审核采购合同中的价格、付款方式、发票要求等财务相关条款，确保符合公司财务管理制度与国家财税法规。

按照采购合同约定或公司付款流程，办理办公用品采购款项支付，核对采购发票与采购订单、入库单的一致性，确保付款合规。

对办公用品采购与库存相关费用进行核算，纳入公司成本管理体系，定期向管理层提供办公用品成本分析数据。

第三章办公用品采购管理

第七条需求申请与计划制定

每月25日前，各部门联络员收集本部门下月度办公用品需求，填写《办公用品月度需求申请表》，经部门负责人签字确认后，提交至行政后勤部门。

行政后勤部门对各部门需求申请进行汇总，结合当前库存数量、办公用品消耗规律（如纸张、打印机耗材等高频消耗品的月均消耗量）及年度采购预算，制定月度办公用品采购计划。

若遇临时紧急办公用品需求（如突发项目所需特殊办公物品），各部门需填写《办公用品紧急需求申请表》，经部门负责人签字并报行政后勤部门负责人审批后，由行政后勤部门优先安排采购。

第八条供应商选择与管理

行政后勤部门每年度开展一次合格供应商筛选工作，通过市场调研、供应商自荐、同行推荐等方式收集供应商信息，筛选标准包括但不限于：营业执照、生产或经营资质齐全，产品质量符合国家相关标准，具有良好的售后服务能力，价格在市场合理区间。

对符合筛选标准的供应商，行政后勤部门组织实地考察或样品试用（针对首次合作供应商），评估其生产能力、产品质量稳定性及服务水平，最终确定不低于3家的合格供应商名录，报公司管理层备案。

行政后勤部门每季度对合格供应商进行考核，考核指标包括产品质量合格率、交货及时率、售后服务响应速度等，对考核不合格的供应商提出整改要求，连续两个季度考核不合格的，从合格供应商名录中移除，重新补充新供应商