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企业固定资产管理与采购清单模板

一、模板适用场景与价值

企业固定资产（如设备、办公家具、车辆等）是生产经营的重要物质基础，其管理效率直接影响资产使用效益、成本控制及合规性。本模板适用于以下场景：

新企业筹建期：系统化梳理资产采购需求，建立初始台账；

成熟企业日常管理：规范资产从采购、入库、使用到报废的全流程，避免资产流失或闲置；

审计与合规需求：提供清晰的数据追溯依据，满足内外部审计要求；

跨部门协同：明确采购、财务、行政、使用部门的职责，提升管理效率。

通过标准化模板，可实现资产数据可视化、流程规范化，降低管理成本，延长资产使用寿命，保障企业资产安全。

二、固定资产全生命周期管理操作流程

（一）需求提出与申请

操作主体：资产使用部门负责人

操作内容：

部门根据业务发展或设备更新需求，填写《固定资产采购申请表》，明确资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途、使用人及到货时间；

对大额或关键设备（如单价超5万元），需附详细可行性分析（如设备利用率测算、投资回报周期等）；

部门负责人签字确认后，提交至行政部（或资产管理部门）初审。

输出结果：《固定资产采购申请表》（含部门负责人签字）。

（二）采购审批与执行

操作主体：行政部、财务部、管理层

操作内容：

行政部对申请的必要性及规格合理性进行审核（如是否为重复采购、是否有替代设备等）；

财务部审核预算匹配度（是否在年度预算范围内）、预估价格的合理性；

根据企业权限制度，分级审批（如部门负责人→行政总监→总经理），审批通过后启动采购；

行政部通过招标、比价或指定供应商采购，签订采购合同（需注明质保期、售后服务等条款）。

输出结果：审批通过的《固定资产采购申请表》、采购合同。

（三）资产验收与入库

操作主体：行政部、使用部门、财务部

操作内容：

资产到货后，行政部组织使用部门、财务部共同验收，核对实物与采购申请表的一致性（名称、规格、数量、功能等）；

验收合格后，填写《固定资产验收单》，参与方签字确认；

行政部对资产粘贴标签（标签包含资产编号、名称、入库日期、使用部门等信息），录入固定资产台账；

财务部根据验收单、采购发票进行资产入账，确认资产原值（含买价、运输费、安装费等）。

输出结果：《固定资产验收单》、资产标签、固定资产台账（电子+纸质）。

（四）日常使用与维护

操作主体：使用人、行政部

操作内容：

使用人负责资产的日常保管、清洁及简单维护，发觉故障及时报行政部维修；

行政部建立《资产维修记录》，跟踪维修进度及费用，保证资产处于可用状态；

资产内部调拨时，需由调出/调入部门填写《资产调拨单》，行政部更新台账及使用人信息；

年末行政部组织资产盘点，核对台账与实物，保证账实相符。

输出结果：《资产维修记录》《资产调拨单》、盘点报告。

（五）报废处置与核销

操作主体：使用部门、行政部、财务部、管理层

操作内容：

资产达到折旧年限、损坏无法修复或技术淘汰时，使用部门提交《固定资产报废申请表》，说明报废原因、残值预估；

行政部组织技术鉴定（如需），确认是否符合报废条件；

管理层审批后，由行政部处置报废资产（如变卖、回收残值），财务部根据处置结果进行资产核销，更新台账。

输出结果：《固定资产报废申请表》、资产处置记录、财务核销凭证。

三、核心模板表格设计

（一）固定资产台账管理表

（说明：动态记录企业所有固定资产信息，实时更新状态，建议按年度分类归档）

序号

资产编号

资产名称

规格型号

类别（设备/家具/车辆等）

使用部门

使用人

购置日期

原值（元）

折旧年限

净值（元）

存放位置

状态（在用/闲置/维修中/报废）

备注

1

BG-2024-001

联想ThinkPad笔记本

T14s

办公设备

市场部

*小明

2024-03-15

6,500

5年

5,200

3楼301

在用

2

SB-2024-002

三星冰箱

RS50N

办公家具

行政部

*小红

2024-02-20

3,200

8年

3,080

茶水间

在用

3

CL-2023-005

帕萨特轿车

2023款

运输工具

销售部

*小刚

2023-08-10

180,000

8年

157,500

地下车库

闲置

待调配

（二）固定资产采购清单表

（说明：用于采购申请、审批及执行过程，保证采购信息可追溯）

采购申请单号

申请部门

申请人

申请日期

资产名称

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

审批意见（签字）

采购日期

供应商

实际单价（元）

实际总价（元）

验收人

入库日期

备注

CG-2024-056

研发部

*小伟

2024-04-10

服务器

DellR740

台

2

35,000

70,000

数据中心搭建

行政总监*磊：同意

2024-04-25

科技

34,500

69,000

*强

20