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采购管理制度及审批流程（202X版）

一、总则

（一）目的

为规范公司采购行为，确保采购物资/服务的质量、价格与交付符合业务需求，降低采购成本，防范廉洁风险，提高采购效率，依据《中华人民共和国招标投标法》《政府采购法》（适用于国有企业/政府合作项目）及公司内部控制要求，结合公司实际制定本制度。

（二）适用范围

适用于公司所有物资采购（如原材料、办公用品、固定资产等）和服务采购（如咨询、IT服务、物流、广告、外包加工等），涵盖常规采购、紧急采购、集中采购及零星采购等全场景。

（三）基本原则

1.合规性：严格遵守国家法律法规（如招投标法、反商业贿赂法）及公司财务制度，禁止违法违规操作。

2.公平公正：采购过程透明，供应商选择、价格谈判、合同签订等环节需避免利益输送，确保机会均等。

3.性价比优先：在满足质量、交付要求的前提下，优先选择成本最优的供应商（综合考虑价格、服务、交期、信誉）。

4.需求导向：采购内容需与业务实际需求严格匹配，避免过度采购或资源浪费。

5.分级管控：根据采购金额、物资重要性及风险等级，实行差异化审批与执行流程。

二、采购管理组织与职责

（一）管理架构

公司采购管理实行“归口管理+分级审批”模式，明确各部门职责：

角色

核心职责

采购部（或归口管理部门）

统筹采购全流程管理（需求对接、供应商开发/评估、比价/招标、合同签订、订单执行、验收及付款协调），建立合格供应商名录，制定采购策略（如集中采购、框架协议）。

需求部门

提出采购需求（明确物资/服务的规格、数量、质量、交付时间等业务要求），参与供应商评估（如技术适配性）、验收（确认交付成果符合需求），并对采购需求的合理性负责。

技术/质量部门

参与技术类采购（如设备、原材料）的标准制定（如参数、性能指标），协助验收（检测物资技术参数是否达标），提供专业意见（如设备兼容性、服务技术要求）。

财务部

审核采购预算（匹配年度资金计划）、合同付款条款（如账期、发票要求）、价格合理性（对比历史采购价/市场价），监督采购资金使用合规性。

管理层（分管领导/总经理）

审批大额采购（如单笔金额≥XX万元）、重要物资（如核心设备、战略供应商合作）、特殊采购（如进口物资、定制化服务）的采购方案及供应商选择。

（二）职责细化

采购部：

需求阶段：与需求部门沟通，明确采购需求细节（如办公用品需注明品牌/型号，原材料需明确技术参数），判断是否可通过现有库存/调剂解决。

供应商管理：建立《合格供应商名录》（定期评估供应商的资质、价格、交期、服务、质量），开发新供应商（通过招标、行业推荐、网络平台等渠道），组织供应商评审（包括实地考察、样品测试）。

采购执行：根据采购金额与物资类型选择采购方式（如比价、招标、单一来源），完成商务谈判（价格、付款、交期、违约责任），签订采购合同（明确双方权利义务），跟踪订单交付（协调物流、催货），组织到货验收（联合需求部门/技术部门）。

档案管理：保存采购全过程文件（需求单、比价记录、招标文件、合同、验收单、付款凭证等），保存期限不少于10年（符合审计要求）。

需求部门：

提前规划采购需求（如季度办公用品需求、年度IT设备采购计划），避免临时紧急采购；

参与供应商评估（如技术类采购需提供技术参数要求），验收时严格核对交付物与需求的一致性（如数量、规格、功能）；

对采购物资/服务的质量、交期问题及时反馈（如到货后3个工作日内提出异议）。

财务部：

采购预算审核：所有采购需纳入年度/月度预算（未列入预算的需提前申请追加），审核采购金额是否超预算科目限额；

付款审核：核对合同条款（如验收合格后付款、发票合规性）、供应商账户信息，按合同约定支付货款（避免提前或超额支付）。

三、采购分类与审批权限

（一）采购分类

根据采购金额、物资重要性和风险等级，将采购分为以下四类：

类别

定义

典型场景

小额零星采购

单笔金额≤XX元（如办公用品、耗材、低值工具），且无战略重要性。

购买打印纸、签字笔、清洁用品等。

常规采购

单笔金额＞XX元且≤XX万元（或年度累计≤XX万元），物资/服务为日常运营所需。

办公设备（电脑、打印机）、行政服务（保洁、绿化）、常规原材料。

重要采购

单笔金额＞XX万元且≤XX万元，或对公司业务有关键影响（如核心设备、战略供应商）。

生产设备、IT系统采购、年度物流服务、广告投放。

大额/特殊采购

单笔金额＞XX万元，或涉及进口物资、定制化服务、关联交易（如股东关联方供应）。

厂房建设、大型生产设备、进口原材料、技术外包开发。

（二）审批权限（参考）

审批流程根据采购类别和金额分级设定，确保“金额越大、审批层级越高”：

采购类别

金额范围

审批流程

备注

小额零星采购

≤XX元（如500元）

需求部门申请人→部门负责人审批→采购部执行（直接采