商务礼仪收发电子邮件的礼仪60课件.pptxVIP

——收发电子邮件的礼仪商务礼仪

主题称呼正文群发回复邮件的称呼与问候群发邮件邮件正文邮件主题回复邮件收发电子邮件礼仪

空白主题最失礼空白主题不利于收件人判断邮件内容。主题要简眀扼要最好能让对方在收件箱页面里完整地看到邮件的标题。收件人名称显示在对方的姓名后面加上“先生”或“女士”.回信主题要更改不更改主题就直接回信，也是失礼的。一、邮件主题

按职务尊称对方称呼英文名不能省略称呼称呼英文名有讲究按职务尊称对方不能省略收件人的称呼二、邮件的称呼与问候“Dear”

3多用简单词汇和短句4商务邮件的措辞12内容太多用附件正文不能空白5日期时间要明确6字号和字体附件的使用7三、邮件正文

最好不要将正文栏空着，而只发送附件，这样不仅不礼貌，还容易被收件人当作垃圾邮件处理掉。重要的电子邮件可以发送两次，以确保能发送成功。1.正文不能空白

电子邮件的正文应简明扼要地把事情说清楚。如果具体内容确实很多，可以先作摘要介绍，然后单独写电子文档作为附件进行详细叙述，但需要在正文处说明“具体内容在附件中，请查收”。如果事情复杂，最好用数字标注，分几个段落进行清晰明确的说明。2.内容太多用附件

措辞是撰写商务邮件最困难的部分。如果用平常说话的语气，很容易被视为无礼。不妨假想此时正面对着对方，而不是面对键盘与屏幕，这样可以让语气柔和自然一些。书写时要比口语对话再稍微正式一点。设想对方看了你的邮件之后的感受，做到有亲和力但不失礼。3.商务邮件的措辞

完全不换行、不分段的邮件，会让收件人读起来很吃力，所以千万别长篇大段到底。为了体贴看邮件的人，请分段写，多用简单词汇和短句，准确清晰地表达，不要出现晦涩难懂的语句。最好不要让对方拉滚动条才能看完你的邮件。4.多用简单词汇和短句

中文一般用宋体或楷体，英文就用?Verdana或Ail字体，字号用小四号或五号字。这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。商务邮件不要用稀奇古怪的字体，最好不用背景信纸。对电子邮件修饰过多，会使其容量增大，收发时间增长，影响工作效率，并给人以华而不实之感。5.字号和字体宋体楷体

在邮件中提到的时间一定要具体。你说的“下个月”或是“下周三”到底是什么时候?最好加括号注明具体日期。具体时间也要明确。是上午还是下午?是几点钟?是以自己还是对方的时区为准?都要在邮件中写准确、写清楚。6.日期时间要明确

附件应使用有意义的文件名，不要随意用几个字母或数字代替。01正文中应对附件内容进行简要说明，特别是带有多个附件时。02附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。03如果附件是特殊格式的文件，应在正文中说明打开方式，方便收件人使用。04如果附件过大，应分成几个小文件分别发送，或者使用文件中转站等网络工具进行发送。057.附件的使用

四、群发邮件群发邮件时，可以采用“并列收件人”“抄送”“密送”三种形式。

收到他人的重要电子邮件后，及时回复对方是必不可少的，理想的回复时间是2小时之内。为了节省时间，对于那些优先级的邮件，可集中在一段时间内处理，但一般不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时回复：“您的邮件收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复。”记住，要及时做出回应，哪怕只是确认收到了对方的邮件。出差或休假时应该设定自动回复功能，以免影响工作。01如果对方发来的邮件很长，你却只回复“是的”“对”“谢谢”“已知道”等字眼，这是不礼貌的。回复的字数不能太少，应该完整全面地表达你的想法，同时也避免长篇大论。02五、回复邮件