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培训档案管理操作规范

一、总则

为了加强培训档案管理，确保培训相关信息的完整性、准确性和安全性，为培训工作的评估、改进以及员工的职业发展提供有力支持，特制定本操作规范。本规范适用于公司内部所有培训活动档案的管理工作，涵盖新员工入职培训、岗位技能培训、管理能力培训等各类培训项目。

二、培训档案的定义和范围

培训档案是指在培训活动开展过程中形成的具有保存价值的各种文件、资料和记录，包括但不限于培训计划、培训教材、培训签到表、培训效果评估报告、学员成绩单等。具体范围如下：

1.培训计划类：包括年度培训计划、专项培训计划等，明确培训的目标、对象、内容、时间、地点和培训方式等信息。

2.培训教材类：培训使用的教材、课件、讲义、参考资料等，无论是纸质版还是电子版都应纳入档案管理。

3.培训实施记录类：培训签到表，记录学员的出勤情况；培训现场照片、视频，反映培训的实际开展情况；培训讲师的授课记录和反馈等。

4.培训效果评估类：培训效果调查问卷、学员反馈意见、考试试卷、实操考核成绩等，用于评估培训的质量和效果。

5.学员档案类：学员的个人信息、培训经历、培训成绩、培训证书等，有助于跟踪学员的学习和成长情况。

三、培训档案管理流程

（一）档案收集

1.收集责任主体

培训活动的组织者或负责人是培训档案收集的第一责任人，负责在培训活动开展过程中及时收集相关的文件和资料。人力资源部门作为培训档案管理的统筹部门，应监督和指导档案收集工作的开展。

2.收集时间要求

在培训活动结束后的[X]个工作日内，培训组织者应完成所有相关档案资料的收集工作，并提交给人力资源部门。对于一些阶段性的培训项目，应在每个阶段结束后的[X]个工作日内收集该阶段的档案资料。

3.收集方法和渠道

培训组织者应通过多种方式收集档案资料，如向培训讲师索取培训教材和授课记录，从培训现场收集签到表和照片，在培训结束后组织学员填写调查问卷和提交反馈意见等。同时，要注意收集电子版资料，确保资料的完整性和准确性。

（二）档案整理

1.分类整理

人力资源部门在收到培训档案资料后，应按照培训档案的定义和范围进行分类整理。将培训计划、培训教材、培训实施记录、培训效果评估和学员档案等分别归类，建立相应的档案文件夹或档案盒。

2.编号和编目

对每一份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，方便查询和管理。同时，建立档案编目，记录档案的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，形成档案检索工具。

3.装订和装盒

对于纸质档案资料，应进行装订和装盒。装订时要注意整齐、牢固，避免资料散落。装盒时要按照档案编号的顺序进行排列，并在档案盒上注明档案的类别、起止编号和保管期限等信息。

（三）档案保管

1.保管环境要求

培训档案应存放在专门的档案库房或档案柜中，保持库房或档案柜的干燥、通风、整洁，避免档案资料受潮、发霉、虫蛀等损坏。档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。

2.保管期限规定

培训档案的保管期限根据档案的重要性和使用价值分为永久、长期（[X]年以上）和短期（[X]年以下）三种。具体保管期限如下：

-培训计划、培训效果评估报告、学员成绩单等重要档案资料应永久保存。

-培训教材、培训签到表、培训现场照片等档案资料的保管期限为长期。

-一些临时性的培训通知、学员反馈意见等档案资料的保管期限为短期。

3.安全保密措施

培训档案涉及到公司的商业秘密和员工的个人隐私，应采取严格的安全保密措施。档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。未经授权，任何人不得查阅、复制或带走培训档案资料。

（四）档案查阅和借阅

1.查阅和借阅权限

公司内部员工因工作需要可以查阅和借阅培训档案资料，但必须经过相关部门负责人的批准。查阅和借阅权限根据员工的职位和工作需要进行设定，一般情况下，人力资源部门、培训部门和相关业务部门的员工具有较高的查阅和借阅权限。

2.查阅和借阅流程

员工需要查阅或借阅培训档案资料时，应填写《培训档案查阅/借阅申请表》，注明查阅或借阅的原因、范围和期限等信息，并经部门负责人签字批准后，提交给档案管理人员。档案管理人员在收到申请表后，应及时审核，并按照规定提供档案资料。查阅或借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。

3.查阅和借阅注意事项

查阅和借阅培训档案资料时，员工应爱护档案，不得在档案资料上涂改、折叠、损坏或丢失。查阅结束后，应及时归还档案资料，并由档案管理人员进行检查和核对。如发现档案资料有损坏或丢失情况，应按照相关规定进行处理。

（五）档案销毁

1.销毁条件和范围

对于保管期限已满且无继续保存价值的培训档案资料，应进行销毁处理。销毁档案资料时，应严格按照国家有关档案销毁的规定进