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会展项目管理项目沟通协调案例题目及答案

考试时间：______分钟总分：______分姓名：______

试卷内容

案例一

某国际车展项目进入全面执行阶段。项目组发现，参展商普遍反映后勤保障服务（如展位搭建指导、水电接入、垃圾清运）响应不及时，导致部分参展商抱怨情绪高涨，影响了现场形象。同时，项目组内部也反映，市场推广部门与展馆管理方在展期人流引导方案的细节上存在分歧，难以达成一致。项目负责人张经理感到非常头疼，他认为有效的沟通协调是解决问题的关键，但苦于不知从何处入手。

请分析张经理所面临的主要沟通协调问题，并指出至少三种他可以采取的沟通协调策略。

案例二

你是一家大型会议的执行总监。在会议临近开幕前一天，一位重要的特邀嘉宾突然因故无法到场，这将严重影响会议的议程和预期效果。你已经与该嘉宾团队进行了初步沟通，他们表示非常抱歉，但确实无法更改行程。此时，你的直接上级（项目出资方代表）对嘉宾缺席表示强烈不满，并要求你立即提出替代方案，否则将考虑取消整个会议。你意识到，此刻你不仅要处理外部嘉宾的问题，还要安抚内部出资方，同时还要考虑如何尽可能减少对参会代表的影响。

请结合会展项目沟通协调的原则，阐述你将如何处理这一紧急情况。你的沟通对象是谁？你计划通过哪些渠道与他们沟通？沟通的核心内容是什么？如何争取他们的理解与支持？

案例三

某展览会在筹备期间，主办方、承办方、设计方以及核心赞助商之间就展会主题视觉风格、展位分配规则、宣传物料设计方向等问题产生了较大分歧。例如，设计方希望采用更具前卫性的设计风格，但部分赞助商认为过于冒险，希望保持传统稳重；主办方则需要在各方诉求中寻求平衡，确保展会符合其品牌定位并吸引目标观众。这些分歧导致会议效率低下，项目进度受到影响。

请分析上述情况中可能存在的沟通障碍，并为项目负责人提出至少四条有效的沟通协调建议，以促进各方达成共识。

试卷答案

案例一答案与解析

*主要沟通协调问题：

1.参展商与项目组/后勤供应商之间的沟通不畅：信息传递不及时、不清晰，后勤服务响应速度不能满足参展商需求，导致信息不对称和服务不满。

2.项目组内部跨部门沟通协调不足：市场推广部门与展馆管理方在具体执行方案（人流引导）上存在意见分歧，未能有效协商一致。

3.项目负责人自身的沟通协调策略可能缺失或未有效实施：张经理可能对如何系统性解决沟通问题缺乏清晰思路和行动计划。

*可采取的沟通协调策略：

1.建立/完善专项沟通机制：针对后勤问题，设立参展商问题快速响应通道（如专用邮箱、热线电话），明确信息通报频率和负责人，确保信息及时传递和反馈。针对内部问题，组织相关部门（市场、展馆对接等）召开协调会，明确会议议程，引导讨论，寻求共识。

2.主动进行利益相关者沟通与安抚：张经理应主动与关键参展商进行一对一沟通，了解具体困难，解释情况，传递项目组的努力和解决方案，争取理解。同时，加强与展馆管理方的日常沟通，了解其工作流程和难点，协商解决人流引导等问题。

3.运用冲突管理技巧：对于内部部门间的分歧，张经理可扮演中立的协调者角色，运用倾听、提问、引导等方式，帮助双方理解对方立场，寻找共同点和可妥协的空间，推动达成妥协方案或共同接受的方案。必要时可引入第三方（如组委会其他高层）介入协调。

*解析思路：

*问题识别：首先要从案例描述中准确提炼出沟通协调失败的具体表现，即参展商与后勤沟通问题、内部部门（市场与展馆）沟通问题，以及负责人自身可能存在的沟通问题。

*原因分析（隐含）：沟通不畅往往源于渠道选择不当、信息不对称、责任不清、利益冲突等。案例中体现的主要是渠道不畅和信息反馈问题。

*策略选择：基于识别出的问题，结合会展项目沟通协调的常见理论和方法，提出具体的、可操作的策略。需要考虑对内（项目组内部）和对外（参展商、展馆等）的不同沟通对象和场景。例如，针对外部抱怨需侧重安抚和信息透明，针对内部分歧需侧重协商和共识达成。

案例二答案与解析

*处理紧急情况的沟通协调思路：

1.沟通对象：

*内部：直接上级（出资方）、核心团队（策划、执行、后勤等）、（若可能）其他重要演讲嘉宾或主办方高层。

*外部：已确认无法出席的特邀嘉宾及其团队、媒体（若适用）、参会代表（特别是高度关注该嘉宾的代表）。

2.沟通渠道：

*对上级：紧急书面报告（邮件）+口头汇报（电话/面谈）。

*对核心团队：紧急项目会议（线上/线下）。

*对嘉宾团队：正式邮件/信函。

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