会展项目管理项目管理案例分析题目及答案.docxVIP

会展项目管理项目管理案例分析题目及答案

考试时间：______分钟总分：______分姓名：______

试卷内容

案例一

假设你是一家会展公司的项目经理，即将负责策划并执行一个为期三天的行业贸易展览会。展会旨在为参展商提供一个展示最新产品、技术和解决方案的平台，同时为参会者提供一个了解行业动态、寻求商业合作的机会。展会预计吸引500家参展商和10,000名参会者。在项目启动阶段，你组建了项目团队，并开始了初步规划工作。然而，在接下来的几周内，你遇到了一系列挑战：

1.范围蔓延：几家大型潜在参展商要求提供额外的服务，例如在展会入口处设置专属休息区、提供VIP接待服务等，这些要求超出了原合同范围，且需要额外投入大量资源。

2.资源冲突：一个关键的技术供应商同时承接了另一个重要项目，导致无法按时交付展会所需的特殊照明设备。同时，你发现项目团队的预算正在快速超支，主要原因是场地租赁的辅助区域费用高于预期，以及早期营销推广活动的效果不达预期，导致需要增加投入。

3.沟通障碍：你注意到展位搭建图纸与参展商的实际需求存在一些不一致的地方，导致部分参展商对搭建工作感到不满，并开始向组委会投诉。同时，内部团队（市场部、搭建部、后勤部）之间在任务分配和进度协调上存在一些摩擦。

请针对以上情景，回答以下问题：

1.简述你在面对参展商提出的额外服务要求时，可以采取哪些步骤来管理范围蔓延？请说明你的理由。

2.针对资源（技术供应商、预算）冲突的问题，请提出至少三种可行的解决方案，并简要说明每种方案的潜在优势和风险。

3.针对沟通障碍的问题，请提出至少两种改善内外部沟通的有效方法，并解释其如何有助于解决当前的问题。

案例二

你是一家大型会议的组委会成员，负责会议的现场执行阶段。会议原定为期两天，参会人数约800人。在会议进行到第一天傍晚时，突然出现了一个紧急情况：由于之前天气预报不准确，且现场未做好充分的防雨准备，会议的主要室外活动区域变成了泥泞不堪，无法按原计划进行。同时，负责音响设备的technicians在调试过程中发现，主会场的一个主要音响频道出现了持续的杂音，影响了部分演讲者的发言效果。与会者开始抱怨，现场气氛变得紧张。你作为现场协调负责人，需要立即采取行动。

请结合会展项目管理的相关知识点，回答以下问题：

1.在这个紧急情况下，请列出你优先需要采取的三个行动步骤，并说明理由。

2.针对室外活动无法进行的困境，请提出至少三种备选方案，并简要分析每种方案的可行性及对会议整体效果的影响。

3.针对音响设备出现杂音的问题，请简述你可能采取的排查和解决步骤。同时，请思考作为项目管理者，在项目执行前应如何预防此类技术故障的发生？

案例三

你正在负责一个为期一周的节庆庆典项目的后期收尾工作。项目结束后，你需要组织项目总结会议，评估项目绩效，并收集各方（客户、团队成员、供应商等）的反馈。在总结会议中，你听到了不同的声音：

*客户代表：对庆典的整体氛围和部分表演环节表示满意，但认为宣传推广的覆盖面不够广，且现场人流控制存在问题，导致部分区域过于拥挤。

*项目团队负责人：感到团队在压力下表现不错，但认为项目前期规划时间不足，导致后期执行比较紧张；同时，与某几家关键供应商的沟通不够顺畅，影响了部分工作的进度。

*核心供应商（如场地、演艺）：对合作过程基本满意，但提出希望在付款条款上能更灵活一些，并希望未来能有更多合作机会。

请回答以下问题：

1.项目总结会议中，你认为哪些是关键的评估内容？请列举至少四项。

2.针对客户提出的宣传推广和人流控制问题，请结合项目经验，提出至少两种可以在未来项目中改进的措施。

3.从项目管理的角度，请提出至少三种方法来改善与供应商的关系管理，以促进更顺畅的未来合作。

4.作为项目经理，在项目结束后，你还需要完成哪些重要的收尾工作？请至少列举三项。

试卷答案

案例一

1.管理范围蔓延的步骤与理由：

*步骤：

1.评估变更请求：仔细审查参展商提出的额外服务要求，评估其必要性和对项目目标（如展会目标、参会者体验、预算、时间表）的影响。

2.正式变更控制：按照项目章程或变更管理计划中规定的流程，提交变更请求给变更控制委员会（CCB）或相关负责人进行评估和审批。确保评估考虑成本、资源、进度和质量影响。

3.沟通与协商：与参展商进行沟通，解释当前项目状况和限制（预算、时间等），基于评估结果，协商一个双方可接受的解决方案。可能需要引导参展商接受更符合项目实际的替代方案，或在双方同意的情况下，将变更纳入项目范围，并相应调整计划。

4.更新项目文件：