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正式单位介绍信写作格式与模板

在日常公务往来与对外活动中，单位介绍信作为一种具有证明性质的官方函件，扮演着不可或缺的角色。它不仅是介绍本单位人员身份、说明办理事项的重要凭证，更是体现单位规范管理与良好形象的窗口。因此，掌握正式单位介绍信的标准写作格式与规范，对于确保公务活动的顺利开展、维护单位间的正常沟通秩序，具有十分重要的现实意义。本文将系统阐述正式单位介绍信的写作要求、基本格式构成要素，并提供标准模板供参考，以期为相关实务工作提供专业指导。

一、单位介绍信的定义与核心作用

单位介绍信，是指机关、团体、企事业单位因公务需要，向有关单位或部门介绍本单位派出人员的身份、任务、事由等情况，请求对方单位给予协助、支持或办理有关事宜时所使用的专用函件。其核心作用在于：一是证明被介绍人的合法身份及与派出单位的隶属关系；二是清晰阐明所办事项的具体内容与目的，为接收单位提供明确的办事依据；三是作为单位间进行公务联系的纽带，体现了公务活动的规范性与严肃性。

二、正式单位介绍信的基本格式构成要素

一封规范的正式单位介绍信，通常由以下几个关键部分构成，各部分均有其特定的规范与要求：

（一）标题

标题应置于介绍信首行居中位置，通常直接使用“介绍信”三字，字体应略大于正文，以醒目为要。无需添加过多修饰性词语，力求简洁、庄重。

（二）主送机关（抬头）

即介绍信的接收单位或部门全称。应顶格书写，后加冒号。主送机关必须准确无误，确保文件能够送达正确的对接方。若对主送机关的具体部门不明确，可写其单位全称。

（三）正文

正文是介绍信的核心内容，应清晰、准确、完整地表述以下信息：

1.被介绍人基本情况：明确写出被介绍人的姓名、性别（通常可省略，视情况而定）、所在单位、职务或职称等身份信息。若介绍多人，可逐一列出，或概括说明人数及主要身份。例如：“兹介绍我单位[姓名]同志（[职务/职称]）”或“兹介绍我单位[姓名1]、[姓名2]等[X]名同志”。

2.办理事项及目的：详细说明被介绍人前往贵单位所办理的具体事务、目的和依据。此部分需具体、明确，避免含糊不清。例如：“前往贵单位办理[具体事项一]、[具体事项二]等相关事宜。”或“为[目的，如：学习交流XX经验/洽谈XX合作项目/办理XX手续]等事宜，特介绍我单位同志前往。”

3.对接收单位的请求或希望：以礼貌、谦逊的语气，向接收单位提出希望或请求，如请对方接洽、协助、支持、指导等。例如：“请贵单位接洽并予以协助为盼。”、“恳请贵单位给予支持和指导。”或“请予接洽办理。”

4.（可选）单位承诺或责任：在某些情况下，可根据需要注明本单位对被介绍人在贵单位活动期间的行为负责等内容。例如：“该同志在贵单位办理事务期间，一切行为均代表我单位，相关责任由我单位承担。”

（四）有效期限

为保证介绍信的严肃性和安全性，通常会注明介绍信的有效期限。格式一般为：“本介绍信有效期自签发之日起至[YYYY年MM月DD日]止。”或“有效期[X]天。”此部分内容可单独成行，或置于正文末尾。

（五）联系人与联系方式（可选）

为方便接收单位核实情况或进行沟通，可在介绍信中注明本单位的联系人姓名及办公电话。此部分通常位于正文之后，落款之前。

（六）落款

落款包括发函单位全称、公章、日期。

1.发函单位全称：应与单位公章一致，不得使用简称。位于介绍信右下角。

2.公章：必须加盖单位正式公章，这是介绍信生效的法定标志。公章应清晰、完整地盖在单位名称或日期之上，或单位名称与日期之间。

3.日期：即介绍信的签发日期，应写全称，如“YYYY年MM月DD日”。

（七）骑缝章（多页介绍信适用）

若介绍信内容较多，需分页书写，则应在页码之间加盖单位骑缝章，以确保文件的完整性和防伪性。

三、正式单位介绍信标准模板示例

以下提供一个通用的正式单位介绍信模板，实际使用时可根据具体情况进行调整和完善。

介绍信

[主送机关全称]：

兹介绍我单位[被介绍人姓名]同志（[职务/职称]，身份证号：[此处根据需要决定是否填写，若填写需确保准确]），前往贵单位办理[具体办理事项一，如：XX项目合同签署]、[具体办理事项二，如：XX文件领取]等相关事宜。

该同志在我单位担任[职务]，负责[简要说明其职责范围，可省略]。此次前往贵单位，旨在[简述目的，如：落实双方前期达成的合作意向/办理XX手续的后续事宜]。

请贵单位接洽并予以协助为盼。

本介绍信有效期自签发之日起至[YYYY年MM月DD日]止。

（如需，可在此处添加：我单位联系人：[联系人姓名]，联系电话：[联系电话]。）

此致

敬礼！

[发函单位全称]（公章）

[YYYY年MM月DD日]

（另起一页，若为单页则无需）

介绍信存根

[]介字第[]号

兹介绍[被介绍人姓名]等[X]名同志前