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人事档案管理及归档操作规范

一、总则

人事档案是组织人事管理工作的重要组成部分，是记载员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、奖惩等情况的原始资料，是企业进行人力资源开发、管理和决策的重要依据。为规范我司人事档案管理工作，确保档案材料的真实性、完整性、安全性和可用性，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，特制定本规范。

本规范适用于公司及各部门所有员工的人事档案管理工作。档案管理工作遵循真实准确、完整规范、安全保密、动态管理、依法利用的原则。

二、档案材料的构成与分类

人事档案材料应全面反映员工在政治思想、道德品行、学习工作经历、专业素养、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等方面的情况。主要包括以下类别：

1.履历材料：个人简历等材料。

2.考核考察、鉴定材料：各类考核登记表、鉴定材料、民主评议材料等。

3.学历学位、专业技术职务、学术评议、职业资格等材料：学历学位证书复印件、成绩单、专业技术职务任职资格评审表、聘任书、职业资格证书复印件等。

4.政治历史情况审查材料：审查结论、调查旁证材料等。

5.党团材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、民主评议党员登记表、不合格党员处置材料、退党材料；入团志愿书等。

6.奖励材料：各类奖励审批表、先进模范事迹材料、嘉奖令等。

7.处分材料：处分决定、调查报告、本人检查或说明、撤销处分决定等。

8.招录聘用、任免、工资、待遇、出国、退（离）休、死亡等材料：录用审批表、聘用合同、干部任免审批表、工资变动审批表、出国审批材料、退（离）休审批表、死亡报告、抚恤材料等。

9.其他有参考价值的材料：如体检表、重要家庭成员及社会关系材料等。

三、档案的建立与接收

1.新员工档案建立：员工入职后，人力资源部应及时收集其入职登记表、履历表、学历学位证明、身份证明、职业资格证书、与原单位解除或终止劳动合同证明等基础材料，为其建立人事档案。材料不齐全的，应及时通知员工补充。

2.原有档案接收：对于从外单位调入的员工，人力资源部应负责联系接收其原有人事档案。接收时需核对档案材料的完整性、真实性，并办理交接手续，双方签字确认。

四、档案的日常管理

（一）材料的收集与鉴别

1.材料收集：人力资源部应指定专人负责档案材料的收集工作。员工在工作期间形成的各类应归档材料，如考核鉴定、奖惩决定、职务任免、工资调整、培训结业等，相关部门应及时整理并移交人力资源部归档。员工个人获得的重要奖励、学历提升等材料，应主动及时提交人力资源部。

2.材料鉴别：对收集到的材料，档案管理人员需认真鉴别其真实性、完整性和有效性。对于不符合要求的材料，应退回形成单位或个人补充完善；对虚假材料，应拒绝归档并及时报告处理。

（二）材料的整理与排序

1.分类：按照本规范第二条规定的档案材料类别对收集到的材料进行分类。

2.排序：同一类别的材料，应按照形成时间的先后顺序或材料的重要程度进行排序。通常，正文在前，附件在后；批复在前，请示在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

3.编写页码：对每份材料编写页码，页码应位于材料的右上角（背面在左上角），确保清晰、准确、不遗漏。

4.填写卷内目录：根据材料的分类和排序，详细填写卷内目录，注明材料名称、材料形成时间、页码等信息。卷内目录应置于档案材料之首。

5.装订：档案材料应按照卷内目录顺序装订成册。装订要整齐、牢固，便于翻阅。装订前应去除材料上的金属物，对破损材料应进行修补。纸张规格不一的，应进行折叠或裱糊。力求做到“三统一”：即目录与材料统一，序号与页码统一，卷内材料与封面内容统一。

（三）档案的保管

1.库房要求：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

2.档案装具：档案应存放在符合国家标准的档案盒内，档案盒应注明员工姓名、档案编号等信息。

3.存放秩序：档案应按照档案编号或员工姓氏笔画等一定顺序排列存放，便于查找和管理。

4.定期检查：档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案安全。

（四）档案的转递

1.员工因调动、辞职、解除劳动合同、开除、退休等原因离开公司时，其人事档案应及时转出。

2.转递档案应通过机要交通或派专人送取，严禁员工个人自带或通过普通邮寄方式转递。

3.转出档案时，应填写《档案转递通知单》，注明材料份数、页数，并由接收单位在回执上签字盖章后存档备查。接收外单位转来的档案，也应认真核对并办理接收手续。

（五）档案的保密

1.档案管理人员必须严格遵守国家有关档案保密的法律法规，严守档案纪律，不得泄露档案内容。

2.档案管理部门应建立健全档案保密制度，明确保