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会议策划执行清单：会议筹备至收尾全流程指南

引言

会议是企业、组织沟通协作、推动目标落地的关键载体，一场成功的会议离不开周密的策划与精细化的执行。本指南从会议筹备启动到收尾复盘全流程出发，梳理各阶段核心任务、操作步骤及实用工具，帮助会议策划者系统化推进工作，保证会议高效、有序达成目标，适用于企业内部会议、行业峰会、客户交流会、培训研讨会等各类场景。

一、适用范围与核心价值

（一）适用场景

企业内部：年度战略会、部门例会、项目启动会、培训会等；

对外交流：客户答谢会、行业论坛、产品发布会、合作伙伴洽谈会等；

特殊类型：线上远程会议、多场地同步会议、大型千人级峰会等。

（二）核心价值

规范流程：避免筹备遗漏，保证各环节衔接顺畅；

明确分工：责任到人，提升团队协作效率；

控制风险：预判潜在问题并制定预案，降低突发状况影响；

保障效果：聚焦会议目标，保证参会体验与成果输出。

二、全流程操作指南：从筹备到收尾的每个环节

（一）筹备期：明确目标，夯实基础（会议前1-4周）

筹备期是会议成功的基石，需重点明确“为什么开会、和谁开会、在哪开会、开什么会”四大核心问题，同步完成资源协调与任务分解。

1.确定会议目标与基本信息

操作步骤：

（1）与发起人沟通，明确会议核心目标（如“确定Q3产品迭代方向”“解决跨部门协作低效问题”等），建议使用SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时间限制）；

（2）梳理会议基本信息，包括：

会议名称（简洁明了，如“2024年企业数字化转型战略研讨会”）；

时间（避开节假日、公司业务高峰期，时长根据议程合理规划，重要会议建议预留30%缓冲时间）；

地点（线下需考虑交通便利性、场地容量、设备配套；线上需测试平台稳定性、互动功能）；

形式（线下/线上/混合，线上需明确是否录屏、是否允许回放）。

输出工具：《会议目标与基本信息表》（见文末“实用工具模板”部分）。

2.确定参会人员与组织架构

操作步骤：

（1）列出核心参会人员（决策层、执行层、关键业务负责人）、列席人员（记录员、支持部门代表），明确“必须参会”与“可请假”人员，避免无关人员参会导致效率低下；

（2）成立会议筹备组，明确分工：

总负责人*：统筹整体进度，协调资源，对会议结果负责；

议程组*：制定详细议程，对接各环节发言人，把控时间节奏；

会务组*：负责场地、物料、餐饮、签到等现场执行；

技术组*：负责线上会议平台调试、现场音视频设备保障、录屏直播支持；

宣传组*：负责会议通知、邀请函设计、预热宣传（如需）。

输出工具：《参会人员清单》《筹备组分工表》。

3.制定会议预算与审批流程

操作步骤：

（1）根据会议规模、形式，细化预算构成，通常包括：

场地费（线下场地租赁、线上平台服务费）；

物料费（背景板、签到册、文具、宣传册等）；

餐饮费（茶歇、午餐、晚宴，按人数标准计算）；

交通住宿费（异地嘉宾交通补贴、住宿安排）；

嘉宾费用（演讲费、出场费，需提前沟通确认）；

其他（应急备用金，建议占总预算10%-15%）。

（2）按公司流程提交预算审批，预留审批时间（通常3-5个工作日）。

输出工具：《会议预算明细表》。

4.选择场地与设备调试（线下会议重点）

操作步骤：

（1）根据参会人数、会议形式筛选场地，优先选择交通便利、有专业会议设施的场地（如酒店会议室、会议中心），实地考察场地容量、布局（课桌式/剧院式/圆桌式）、电源接口、网络稳定性、卫生间位置等；

（2）确定场地后，与供应商签订合同，明确使用时间、设备清单（投影仪、音响、麦克风、LED屏等）、服务内容（茶歇供应、签到服务、保洁等），提前3天确认最终布置方案；

（3）线上会议需提前测试平台（如腾讯会议、Zoom、企业），测试功能包括：屏幕共享、互动批注、分组讨论、投票、签到等，提前发送平台操作指南给参会人员。

输出工具：《场地需求确认单》《设备调试清单》。

5.拟定详细议程与嘉宾对接

操作步骤：

（1）按会议目标设计议程，明确每个环节的主题、内容、时长、负责人，建议：

开场：主持人开场（5-10分钟）、领导致辞（10-15分钟）；

核心：议题讨论（每个议题20-30分钟，预留互动时间）、嘉宾分享（每个分享15-20分钟）；

收尾：总结共识（10分钟）、行动计划明确（5分钟）、后续安排通知（5分钟）；

（2）与各环节发言人提前沟通，确认演讲主题、时长、是否需要PPT支持，要求提前3天提交PPT，统一格式（字体、配色、页数）；

（3）重要议程需彩排（如领导致辞、嘉宾分享），保证内容流畅、时间可控。

输出工具：《会议议程表》（含时间、环节、内容、负责人）、《嘉宾沟通记录表》。

6.物料准备与发放通知

操作步骤：

（1）列出物料清单（见下表），提前7天完成设计与采购，重要物料（如背景板、签到册）需打