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会议记录及行动计划模板

适用场景与价值

操作流程详解

一、会前准备：明确目标，夯实基础

确认会议核心目的

组织者需明确本次会议需解决的关键问题（如项目进度同步、资源协调、方案决策等），避免主题发散。

提前与核心参会人员沟通，确认议题优先级，保证会议聚焦。

准备会议材料与工具

整理与议题相关的背景资料、数据报表、待讨论文档等，提前1-2天发送给参会人员，预留阅读时间。

准备会议记录工具（如电子文档、协作平台），预设模板记录时可直接填充关键信息。

通知参会人员

通过邮件或即时通讯工具发送会议通知，包含时间、地点（或线上会议）、议程、预计时长及需提前准备的议题。

二、会中记录：抓取关键，聚焦行动

记录会议基本信息

首页需清晰标注：会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含部门及职务）、缺席人员及原因。

按议程顺序梳理讨论内容

以“议题-讨论要点-分歧-共识”为逻辑，记录每个议题的核心观点，避免逐字转录，重点提炼结论性意见。

对存在争议的内容，标注不同立场及待解决的问题，便于后续跟进。

突出决议事项与行动项

对会议达成的决议（如“项目A方案需增加成本控制环节”），明确具体内容、决策依据及生效时间。

行动项需单独记录，包含：任务描述、负责人、配合部门/人员、完成时间、交付成果（如“完成市场调研报告”“提交预算表”），避免使用“尽快”“尽快跟进”等模糊表述。

实时核对关键信息

记录过程中，对不确定的时间、数据、责任人等，及时向主持人或发言者确认，保证信息准确无误。

三、会后整理：完善归档，推动落地

24小时内完成会议纪要初稿

基于会中记录，补充遗漏的细节，调整语言表述使其简洁清晰，重点突出决议与行动项。

纪要结构建议为：会议基本信息→议程及讨论情况→决议事项→行动计划→其他说明（如下次会议安排）。

分发与确认

将初稿发送给所有参会人员及需知晓的部门，明确“如有异议请在X小时内反馈”，根据意见修订后形成终稿。

终稿需标注“最终版”及分发范围，通过邮件或协作平台同步，并保留发送记录。

建立行动项跟踪机制

将行动计划中的任务录入项目管理工具（如Excel表格、飞书项目、钉钉任务等），设置提醒节点，定期（如每周）由负责人更新进度，记录“已完成/进行中/延期”及当前状态说明。

四、行动计划执行与复盘

负责人按计划推进

行动项负责人需根据“完成时间”制定详细执行方案，遇到障碍及时向主持人或相关部门反馈，寻求支持。

定期同步进度

主持人或指定协调人每周收集行动项进度，在后续会议中通报，对延期任务分析原因并调整时间节点。

会议效果复盘

重要会议结束后1周内，组织核心人员复盘：决议是否落地？行动项完成质量如何？下次会议可优化的环节？持续迭代会议流程与模板。

模板结构与示例

会议基本信息

项目

内容

会议名称

2024年Q3产品迭代项目推进会

日期

2024年7月15日

时间

14:00-16:00

地点

公司3楼会议室A（线上：腾讯会议X）

主持人

*经理（产品部）

记录人

*专员（运营部）

参会人员

总监（研发部）、主管（市场部）、*专员（设计部）

缺席人员

*主管（测试部，因出差）

会议主题

同步产品迭代进度，确认下一阶段开发任务

议程及讨论情况

序号

议题

主讲人

讨论要点

决议事项

1

用户反馈功能优化需求

*主管（市场部）

近期收到200+用户反馈，集中提出“搜索精准度提升”“新增个性化推荐”需求；研发部评估开发周期约2周。

优先优化搜索精准度功能，个性化推荐纳入Q4迭代计划。

2

开发资源协调

*总监（研发部）

当前3个并行项目占用80%研发人力，新增需求需协调2名前端工程师。

从低优先级项目调配1名前端工程师，*经理负责与各项目负责人沟通，7月18日前确认资源到位。

3

测试环节时间规划

*专员（记录人代）

测试部反馈，功能优化后需3天测试周期，原定8月5日上线可能延期。

上线时间调整为8月8日，*专员同步更新项目计划表并通知所有相关方。

行动计划

任务描述

负责人

配合部门/人员

完成时间

交付成果

当前状态

备注

搜索精准度需求技术方案细化

*总监（研发部）

*专员（设计部）

7月20日

技术方案文档

进行中

需包含算法优化具体参数

前端工程师资源调配协调

*经理（产品部）

*总监（研发部）

7月18日

资源到位确认表

未开始

调配后同步更新项目排期

项目计划表更新（含新上线时间）

*专员（运营部）

各部门负责人

7月19日

更新后的项目计划表

未开始

邮件同步至所有参会人员

搜索功能开发启动

*总监（研发部）

前端开发组

7月21日

开发任务分配表

未开始

需每日同步进度至项目群

使用要点提示

记录客观性原则

避免加入个人主观评价，如“经理的方案不切实际”，应记录为“经理提出方案需增加预算，需进一步评估成本效益”。

行动项