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文档管理规范模板文件分类与归档指南

一、适用范围与典型应用场景

本指南适用于各类企事业单位、机关及社会组织的文档管理工作，旨在规范文件分类与归档流程，提升文档管理效率，保证文档安全性及可追溯性。典型应用场景包括：

日常办公文档管理：如行政通知、会议纪要、工作计划等；

项目全周期文档管控：如项目立项书、合同协议、验收报告等；

业务流程文档存档：如客户资料、合同台账、财务凭证等；

知识库建设与历史文档追溯：如技术手册、培训资料、审计记录等。

二、文档分类与归档操作流程

（一）文档分类标准

文档分类需遵循“科学性、实用性、扩展性”原则，结合部门职能与业务需求，从以下维度综合确定：

分类维度

分类说明

示例

部门/职能维度

按文档产生部门或管理职能划分

行政部、财务部、人力资源部、技术研发部等

文档类型维度

按文档性质与用途划分

管理类（制度、流程）、业务类（合同、订单）、技术类（方案、图纸）、存档类（审计、历史记录）

密级维度

按信息敏感程度划分

公开级（可内部共享）、内部级（部门内限阅）、秘密级（需审批查阅）

保存期限维度

按文档保存时效划分

永久保存（如公司章程）、长期保存（10年以上，如合同）、短期保存（3-5年，如日常通知）

（二）分步骤操作说明

步骤1：文档创建与命名规范

创建要求：文档内容需准确、完整，符合相关业务规范，避免模糊表述或歧义信息；

命名规则：采用“部门代码-日期-文档类型-流水号”格式，例如“XZB通知-001”（XZB为行政部代码创建日期，通知为文档类型，001为流水号）；

格式统一：电子文档建议使用.docx、.pdf等通用格式，标题字体为黑体三号，为宋体小四，行距1.5倍。

步骤2：初步分类与审核

分类判定：文档创建人根据上述分类标准，确定文档所属的“部门/职能维度”“文档类型维度”，标注密级与保存期限；

审核确认：提交至部门负责人*经理审核，重点核查分类准确性、密级合理性及命名规范性，审核通过后方可进入归档流程。

步骤3：归档登记

登记内容：使用《文档归档登记表》（详见模板示例），填写文档编号、名称、分类、密级、保存期限、归档日期、页数、存放位置（如档案柜编号、电子路径）、负责人等信息；

电子登记：电子文档需同步录入文档管理系统，至对应分类目录，并关联登记表信息，保证线上与线下记录一致。

步骤4：物理/电子归档

物理归档：纸质文档需使用档案盒存放，盒面标注“部门-文档类型-年度-盒号”（如“行政部-管理类-2023-01”），按流水号顺序排列，避免折叠或涂改；

电子归档：电子文档按“分类维度/年度/月份”建立文件夹层级（如“行政部/管理类/2023/10”），文件名与登记表编号一致，定期备份至专用存储设备，防止数据丢失。

步骤5：定期检查与更新

季度检查：每季度由档案管理员*助理牵头，各部门配合检查归档文档完整性，核对登记表与实际文档是否一致，补充缺失信息；

年度清理：每年12月对到期文档进行鉴定，保存期限届满且无继续保存价值的文档，经负责人*总监审批后按规定销毁，销毁时需记录销毁清单并由监销人签字确认。

三、分类与归档模板示例

（一）文档分类目录表（示例）

一级分类（部门）

二级分类（文档类型）

三级分类（子类型）

密级

保存期限

行政部

管理类

制度文件、会议纪要、工作计划

内部级

长期（10年）

财务部

业务类

合同台账、报销凭证、报表

秘密级

长期（10年）

技术研发部

技术类

项目方案、设计图纸、测试报告

内部级

永久

人力资源部

存档类

劳动合同、培训记录、离职证明

公开级

长期（10年）

（二）文档归档登记表

文档编号

文档名称

所属分类（一级/二级/三级）

密级

保存期限

归档日期

页数

存放位置

负责人

备注

XZB通知-001

关于2024年节假日安排的通知

行政部/管理类/会议纪要

内部级

长期（10年）

2023-10-08

3

档案柜A-01-001

*经理

含附件1份

CWB合同-002

与公司采购服务合同

财务部/业务类/合同台账

秘密级

长期（10年）

2023-09-20

12

电子路径：D:\2023\09

*主管

合同编号：Z四、关键注意事项与常见问题

（一）分类与命名规范

避免混类：严禁将不同类型文档（如技术文档与行政通知）混合归档，保证分类清晰；

命名统一：文档创建后需立即按规则命名，不得使用“新建文档1”“最终版”等模糊名称，定期检查并整改不规范命名。

（二）保密与安全要求

密级管控：秘密级文档需单独存放，查阅需经部门负责人*经理审批，登记查阅人、时间及用途；

防损措施：纸质档案存放于防火、防潮、防虫档案柜，电子档案加密存储，定期杀毒，严禁私自拷贝或外传敏感