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企业采购标准化清单模板

一、适用范围与应用场景

本标准化清单模板适用于各类企业日常运营中的物资采购管理，覆盖从需求提报到采购完成的全流程管控。具体应用场景包括：

新项目启动采购：如新产品研发、生产线扩建等项目中的设备、原材料采购；

日常运营物资补充：如办公用品、劳保用品、生产辅料等常规性、高频次物资采购；

供应商准入与比价采购：针对新供应商引入或现有供应商价格调整时的多方案比价；

紧急采购与专项采购：如设备突发故障维修、临时性活动物资等需快速响应的采购需求。

二、标准化操作流程详解

（一）需求提报与初审

操作内容：

申请人（部门经办人）根据业务需求，填写《采购申请表》，明确采购品名、规格型号、需求数量、用途、期望交货期及预算金额；

附技术参数（如设备采购需提供说明书、图纸等）、历史采购记录（如有）等支撑材料；

提交至部门负责人（某某）进行必要性审核，重点核对需求与部门工作计划的匹配度、预算合理性。

关键要点：

需求描述需清晰、具体，避免“一批办公用品”等模糊表述，应明确“A4纸500张，70g，白色”等细节；

预算金额不得超过部门年度预算额度，超预算需提前提交《预算调整申请表》。

（二）跨部门会审与预算核验

操作内容：

初审通过后，采购申请流转至财务部（某某）进行预算核验，确认资金来源（如部门预算、专项基金等）及支付方式；

涉及固定资产采购（如设备、车辆），需交由行政部/资产管理部（某某）审核资产配置标准，避免重复采购；

最终由分管副总（某某）审批，确认采购的合规性与优先级。

关键要点：

跨部门审核需在2个工作日内完成，紧急采购可启动“绿色通道”，事后补签审批；

固定资产采购需同步更新《固定资产台账》。

（三）供应商选择与询价

操作内容：

采购部（某某）根据采购品类，从《合格供应商名录》中选择至少3家供应商进行询价；

对于金额≥5万元的采购，需组织公开比价或招标，供应商需提供《报价单》（含单价、总价、交货期、质保期等）；

新供应商需提交《供应商资质表》（营业执照、相关行业许可证、质量体系认证等），由采购部、质量部（某某）联合评审。

关键要点：

优先选择合作满1年、无不良记录的供应商；

询价过程需留存书面记录，保证价格透明。

（四）订单与合同签订

操作内容：

采购部根据比价结果，确定最终供应商，填写《采购订单》，明确品名、规格、数量、单价、交货地点、验收标准、违约责任等条款；

金额≥10万元的采购需签订正式合同，由法务部（某某）审核条款，双方签字盖章后生效；

订单/合同复印件分发至财务部、仓库、申请部门存档。

关键要点：

订单信息需与询价结果一致，避免口头承诺；

合同需明确“验收合格后付款”等付款条件。

（五）物资验收与入库

操作内容：

供应商按订单交货后，申请部门与仓库管理员（某某）共同现场验收，核对物资数量、规格、外观质量；

技术类物资（如设备、精密仪器）需由使用部门技术人员（某某）协助调试，出具《验收报告》；

验收合格后，办理入库手续，填写《入库单》，录入库存系统；不合格物资当场拒收，填写《不合格品处理单》，通知供应商退换货。

关键要点：

验收需在物资送达后24小时内完成，生鲜类物资需优先验收；

《入库单》需三方签字（申请人、仓管员、供应商代表），保证权责清晰。

（六）付款与结算

操作内容：

财务部（某某）收到《入库单》《验收报告》《发票》后，核对单据一致性；

按合同约定付款方式（如货到付款、账期30天等）办理付款，通过银行转账或支票支付；

付款后，将付款凭证、发票等单据归档至采购档案。

关键要点：

发票抬头需与公司名称一致，避免税务风险；

大额付款（≥20万元）需通过公对公账户，严禁现金交易。

（七）采购档案归档

操作内容：

采购部（某某）在采购完成后5个工作日内，将《采购申请表》《审批单》《报价单》《合同》《入库单》《验收报告》《发票》等资料整理成册，编号存档；

电子档案同步至企业OA系统，保存期限≥3年，重要档案（如固定资产采购）需永久保存。

关键要点：

档案按“采购项目-日期”分类，便于后续查询；

电子档案需设置访问权限，防止信息泄露。

三、企业采购标准化清单模板（附表）

表1：采购申请表

申请部门

申请人

申请日期

预算编号

采购基本信息

物资品名

规格型号

单位

需求数量

采购用途说明

技术参数/质量要求

期望交货期

附件清单（如技术图纸、历史订单等）

审批意见

部门负责人（签字）：

日期：

财务部（签字）：

日期：

分管副总（签字）：

日期：

表2：采购订单

订单编号

采购日期

供应商名称

联系人

联系电话

收货信息

收货地址

收货人

联系电话

订单明细

物资品名

规格型号

单位

数量

单价（元）

付款条件

其他约定

签字确认

采购部（盖章）：

日期：

供应商（盖章）：

日期：

表3：物资验收单

验收单编号