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学校食堂采购询价制度及流程(3篇)

学校食堂采购询价制度及流程

制度部分

为规范学校食堂采购行为，保证采购物资的质量，降低采购成本，提高资金使用效益，特制定本学校食堂采购询价制度。

1.适用范围

本制度适用于学校食堂所有物资的采购询价活动，包括但不限于主副食品、调味品、餐具、清洁用品等。

2.询价原则

公开透明原则：询价过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有机会参与。采购人员应及时公布询价信息，包括采购物资的名称、规格、数量、质量要求、交货时间和地点等。

公平竞争原则：对所有参与询价的供应商应一视同仁，不得有歧视或偏袒行为。在评审过程中，应按照统一的标准和程序进行，确保公平竞争。

质量优先原则：在保证物资质量的前提下，选择价格合理的供应商。采购人员应严格按照学校食堂的质量要求进行询价，对供应商提供的样品进行严格检验和评估。

效益原则：通过询价比较，选择性价比高的物资和供应商，降低采购成本，提高资金使用效益。同时，要考虑物资的使用成本和后期服务，确保采购的物资能够满足学校食堂的实际需求。

3.询价人员职责

采购部门负责人

负责制定采购询价计划，确定询价的物资范围、数量、质量要求和时间安排。

组织成立询价小组，明确小组成员的职责和分工。

审核询价小组提交的询价报告和供应商推荐名单，根据学校的相关规定和实际情况，确定最终供应商。

协调解决询价过程中出现的问题，确保询价工作的顺利进行。

询价小组成员

负责收集供应商信息，通过多种渠道寻找符合条件的供应商，建立供应商数据库。

向供应商发出询价函，明确采购物资的详细要求和报价截止时间。

对供应商的报价进行整理和分析，比较不同供应商的价格、质量、交货期等因素。

对供应商提供的样品进行检验和评估，确保物资质量符合学校食堂的要求。

撰写询价报告，详细记录询价过程、供应商报价情况、样品检验结果等，并提出供应商推荐名单。

监督人员

对询价过程进行全程监督，确保询价活动符合相关制度和程序的要求。

检查询价人员的工作记录和文件资料，确保询价过程的公开、公平、公正。

受理供应商的投诉和举报，对发现的问题及时进行调查和处理。

4.供应商管理

供应商筛选

采购部门应建立供应商筛选机制，对供应商的资质、信誉、生产能力、质量保证体系等进行全面评估。

要求供应商提供营业执照、生产许可证、产品质量检验报告等相关证件和资料，确保供应商具备合法经营资格和生产能力。

对供应商的信誉进行调查，了解其在市场上的口碑和客户评价，优先选择信誉良好的供应商。

供应商档案建立

对通过筛选的供应商建立详细的档案，包括供应商的基本信息、联系方式、产品报价、质量检验报告、合作记录等。

定期对供应商档案进行更新和维护，及时了解供应商的经营状况和产品质量变化情况。

供应商评价

定期对供应商的表现进行评价，评价内容包括产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。

根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。

5.询价纪律

询价人员应严格遵守国家法律法规和学校的相关规定，不得利用职务之便谋取私利。

不得泄露询价过程中的商业秘密和供应商信息，保护供应商的合法权益。

不得与供应商串通，操纵询价结果，确保询价活动的公平、公正。

对违反询价纪律的人员，将按照学校的有关规定进行严肃处理。

流程部分

1.采购需求提出

学校食堂管理人员根据食堂的实际经营情况和师生的需求，定期制定采购计划，明确采购物资的名称、规格、数量、质量要求等。

采购计划应经过食堂负责人审核签字后，提交给学校采购部门。

2.供应商信息收集

采购部门接到采购计划后，询价小组成员开始收集供应商信息。可以通过以下途径寻找供应商：

网络搜索：利用互联网搜索相关物资的供应商，了解其产品信息和联系方式。

行业推荐：向同行业的学校、餐饮企业等咨询，获取供应商推荐。

供应商主动上门：对于主动上门推销的供应商，进行初步筛选和评估。

对收集到的供应商信息进行整理和分析，选择符合条件的供应商建立供应商数据库。

3.询价函发出

询价小组成员根据采购计划和供应商数据库，选择至少三家以上的供应商发出询价函。询价函应包括以下内容：

采购物资的详细信息，如名称、规格、型号、数量、质量要求等。

报价要求，包括报价方式（含税或不含税）、报价有效期等。

交货时间和地点。

付款方式和结算方式。

报价截止时间和联系方式。

询价函可以通过邮件、传真、快递等方式发送给供应商，并要求供应商在规定的时间内回复报价。

4.供应商报价

供应商收到询价函后，应按照询价函的要求进行报价，并在规定的时间内将报价单返回给询价小组。报价单应包括物资的单价、总价、交货期、质量保证等内容。

询价小组在收到供应商的报价单后，应及时进行登记和整理，确保报价信息的准确性和完整性。