办公室日常管理制度.docxVIP

办公室日常治理规程

1．0目的

标准物业治理公司与所辖各物业治理处办公区域的治理工作。

2．0适用范围

适用于物业治理公司及各治理处各部门办公区域的日常治理工作。

3．0职责

3．1．物业公司办公室行政人事部经理与治理处客户效劳中心主管负责各部门办公区域的日常治理监督工作。

3．2．办公区域文员负责维护好各部门办公区域与公共区域的日常秩序。

3．3．办公区域内各岗位工作人员负责本岗位的日常治理工作。

4．0程序要点

4．1物品摆放

4．1．1办公区的桌、台、椅、凳均须按位置放置，不得随意调整。

4．1．2各岗位职员上班前需检查所属物品是否丧失及损坏，发现丧失或损坏的应及时向部门负责人报告，并采取相应的补救措施，须申领或修理的，按?办公用品治理作业规程?或?报修治理作业规程?办理。

4．1．3上班时应维持桌面全然整洁、有序，不准许摆放与工作无关的其他用品。

4．1．4下班前应将桌面清理干净，办公椅放在办公桌前的恰当位置。

4．1．5办公区域文员及物业效劳中心接待人员应在上班前10分钟翻开办公区内的照明设备、空调通风设备，检查公共区域物品摆放是否整洁、有序。

4．1．6碰到雨天，物业效劳中心接待人员应当在办公区门前显眼位置放置公益伞、防滑设施及标识。

4．2常用办公设备的使用

常用办公设备包括：电脑、打印机、复印机、机、及其他设备。

4．2．1电脑：

A．经公司指定的电脑操作员即电脑责任人单独使用电脑，其他职员使用电脑须在征得电脑责任人同意方可使用。

B．启动与关闭的一般程序：

——启动电源插座开关；

——启动稳压器开关；

——启动电脑主机开关；

——启动显示器开关〔电脑开始正常操作〕；

——关闭电脑程序：首先在“开始〞栏选择“关闭计算机〞对话框，用鼠标点击“关闭计算机〞，然后按开启程序的反方向操作。

C．电脑应防止频繁的开关程序，临时不用时，可将电脑转换为休眠状态；

D．正确使用电脑的具体程序按有关电脑操作工具书的指导进行操作。

4．2．2打印机：

A．联机。一般情况下，打印机与电脑连通之后，无须再进行联机；

B．打印机启动与关闭的一般程序：

——启动打印机开关；

——放好所需打印的纸张；

——在电脑对话框进行打印操作；

——关闭程序按启动程序的反方向操作。

C．打印机应防止频繁的开关机操作；

D．正确使用打印机的具体程序按有关打印机操作讲明书的指导进行操作；

E．打印文稿须经部门负责人、行政人事部经理或物业效劳中心主管批准，在文稿上签字前方可予以打印。

F．打印出的文稿应进行校对。一般情况下由发稿部门/人校对，然后将校对好的文稿经电脑修改后，再进行打印；

G．为节约纸张，文稿未进行校对之前，打印时应使用能够使用的旧纸张或旧文稿的反面打印。

4．2．3复印机：

A．复印机治理人员应在开始上班时接通复印机插座电源；

——开启复印机开关，复印机需自动预热；

——检查复印纸是否放好〔能够开始工作〕；

——复印机治理人员下午下班时关闭复印机开关；

——关闭复印机电源插座；

——正确使用复印机的程序按复印机有关操作讲明书进行操作。

B．复印程序：

——所有须复印的文件、资料必须先在?复印记录本?上登记，然后再复印；

——复印页数在3份〔含〕以上或10页以上的，须部门负责人在?打印复印审批表?上批准签字后，方可复印；

——复印人员做好登记以后，调定复印纸规格及复印的深浅度后，选定复印份数按“开始〞键复印；

——复印机治理员检查复印数量及登记记录是否属实，属实的，在?复印记录本?上签名确认；不属实的，将情况汇报办公区域主管人员处理：一般情况下，第一次违规给予口头警告；第二次或以上违规给予书面警告处分；

——要是复印机出错，应将报废纸张数量予以登记。

C．复印机一般情况下天天开机、关机各一次，尽量防止频繁开关；

D．为节约纸张，不重要的复印件应使用能够复印的废纸张反面复印。

4．2．4机：

机一般情况下维持24小时开机。正确使用机的程序按机有关操作讲明书进行操作。

A．接收：

——办公区域文员应注重检查纸是否用完及机信号是否稳定；

——收到件后，由办公区域文员及时将件取下，并将的有关内容〔发送单位、发送人、题目、时刻、接收部门、接收人等〕登记在?登记表?内；

——10分钟以内通知接收部门/人领取件，并要求在?登记表?中签收，并注明签收时刻。

B．发送：

发送实行一级审批制度：即部门件由部门负责人审批；公司的件由公司行政人事部经理审批，内容包括：

——办公区域文员依据审批单的内容在?发送记录本?上登记，内容包括：发送部门、发送人、内容题目、接收单位、接收人、号码、要求完成时刻等；

——办公区域文员放好件并拨通对方号码将件发送过往；

——办公区域文员应在3分钟之内致电对方确认是否收到件，直至对方收到为止，然后将实际发送的时刻登记在?发送记录表?内