文书档案管理规范 DA_T22-2025（附整理流程 + 保管期限）.docxVIP

文书档案管理规范DA/T22-2025（附整理流程+保管期限）

1总则

1.1编制目的

为适应新时代档案管理数字化转型需求，规范各级各类机关、团体、企业事业单位（以下统称“立档单位”）文书档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全流程管理，保障文书档案的真实性、完整性、可用性与安全性，发挥档案在政务服务、历史研究、权益保障等工作中的凭证与参考作用，依据国家相关法律法规与行业标准，修订本规范。

1.2适用范围

本规范适用于立档单位在公务活动中形成的，以文字、图表、声像等不同形式记录的各类文书档案管理，涵盖纸质文书档案与电子文书档案。军队、武警部队及特殊专业领域文书档案管理，可参照本规范核心要求结合专项标准执行。本规范同时适用于档案服务外包机构承接的文书档案管理业务。

1.3编制依据

1.3.1法律法规

《中华人民共和国档案法》（2020年修订）

《中华人民共和国档案法实施条例》（2024年公布）

《中华人民共和国保守国家秘密法》（2010年修订）

《电子档案管理基本术语》（GB/T39362-2020）

1.3.2行业标准

DA/T1-2000《档案工作基本术语》

DA/T31-2017《纸质档案数字化规范》

DA/T48-2021《电子档案管理基本规范》

DA/T68-2021《档案服务外包管理规范》

ISO15489-1:2016《信息与文献—档案管理—第1部分：概念与原则》

1.3.3政策文件

《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）

《企业档案管理规定》（国家档案局令第10号）

《关于进一步加强和改进新时代档案工作的意见》（档发〔2023〕1号）

1.4管理原则

1.4.1统一管理原则

立档单位应建立“统一领导、分级负责”的档案管理体制，明确档案管理部门为文书档案管理的职能机构，统筹协调各业务部门文书档案形成、收集、移交等工作，确保档案管理全程规范。

1.4.2全程管控原则

坚持文书档案“形成即管理”理念，对文件从起草、审核、签发、流转到归档、保管、利用、销毁的全生命周期实施闭环管理，明确各环节责任主体与操作标准。

1.4.3双轨并行原则

纸质文书档案与电子文书档案实行同步收集、同步整理、同步归档、同步保管、同步利用，确保两者在内容、关联信息上的一致性与可追溯性，电子文书档案需符合长期保存技术要求。

1.4.4安全保密原则

建立健全文书档案安全保密管理制度，落实人防、物防、技防措施，防范档案信息泄露、损毁、篡改、丢失等风险，对涉密文书档案实行分级分类管理，严格执行保密审查制度。

1.4.5便捷利用原则

在符合安全保密要求的前提下，优化文书档案利用流程，完善检索体系，推进档案信息资源共享，提升档案服务效率与质量，满足立档单位履职与社会公众合理利用需求。

2术语与定义

2.1文书档案

立档单位在公务活动中形成的，反映本单位职能活动与历史面貌，具有保存价值的各类文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录，包括纸质文书档案和电子文书档案。

2.2电子文书档案

以数字形式生成、办理、传输和存储，具有凭证、查考和保存价值的电子文件及其元数据的集合，其载体包括磁盘、光盘、磁带、云存储等。

2.3归档

立档单位各业务部门或经办人将办理完毕且具有保存价值的文书材料，按规定移交档案管理部门的过程。

2.4整理

档案管理部门对接收的文书材料进行分类、组卷（件）、排列、编号、编目、装订等系统化处理，使之有序化的过程。

2.5保管期限

根据文书档案的价值确定的保存时间，分为永久和定期两种，定期保管期限分为30年和10年。

2.6档案鉴定

档案管理部门会同相关业务部门，按照规定的标准和程序，对文书档案的保存价值进行评估，确定其保管期限或销毁的工作。

2.7元数据

描述电子文书档案的内容、结构、背景、管理过程和利用方式等信息的数据，是保障电子文书档案真实性、完整性、可用性的核心要素。

3管理体制与职责

3.1档案管理部门职责

3.1.1制度建设

制定本单位文书档案管理实施细则、归档范围和保管期限表、保密管理规定、电子档案管理规范等配套制度，经单位分管领导审批后实施，并报同级档案行政管理部门备案。

3.1.2业务指导

负责对本单位各业务部门文书档案形成、收集、预整理等工作进行指导与培训，定期开展业务检查，规范前端档案管理行为。

3.1.3档案接收与整理

按照归档范围和时间要求，接收各业务部门移交的文书档案，完成分类、组卷、编目等整理工作，建立档案检索体系。

3.1.4档案保管与保护

负责文书档案库房管理，落实温湿度调控、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等“八防”措施，对受损档案进行修复，保障档案实体与信息安全。

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