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档案管理制度

前言

档案作为机构各项活动的原始记录，是维护历史真实面貌、保障各项工作有序开展的重要依据，亦是机构宝贵的信息资源与智力财富。为规范档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度旨在为机构档案管理提供明确指引，适用于机构内所有部门及员工在档案形成、收集、整理、保管、利用、鉴定、统计和销毁等各个环节的行为。

第一章总则

第一条目的与依据

为加强机构档案管理，有效保护和利用档案资源，根据国家相关法律法规及行业规范，结合本机构实际情况，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于机构内部所有部门及员工在日常工作中形成的各类档案的管理活动。凡涉及机构设立、运营、发展等具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属本制度管理范畴。

第三条管理原则

档案管理遵循以下原则：

1.统一领导、分级管理：机构档案工作实行统一领导，明确管理部门，各部门协同配合，分级负责本部门档案的形成、收集与初步整理工作。

2.真实准确、完整系统：确保归档文件材料的真实性、准确性和完整性，保持档案之间的有机联系，便于查阅利用。

3.安全保密、规范利用：建立健全档案安全保密制度，严防档案损毁、丢失和泄密，在遵守保密规定的前提下，积极提供档案利用服务。

4.依法管理、持续改进：遵循国家档案管理相关法律法规，结合机构发展实际，不断完善档案管理制度与流程。

第四条档案定义与分类

本制度所称档案，是指机构在各项工作中直接形成的，对国家、社会和机构具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

档案按内容性质可分为：行政管理类、业务经营类、财务会计类、人事劳资类、科研技术类、基建项目类、设备仪器类及其他专项档案等。

第二章管理机构与人员职责

第五条管理机构设置

机构应明确档案管理的归口部门（如办公室或综合管理部），负责统筹、协调和指导全机构的档案管理工作。各业务部门应指定专人（兼职档案员）负责本部门日常档案的收集、整理、预归档和向档案管理部门移交工作。

第六条档案管理部门职责

档案管理部门主要职责包括：

1.贯彻执行国家及上级有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本机构档案管理制度及实施细则。

2.负责对各部门档案工作进行业务指导、监督和检查。

3.接收、征集、整理、鉴定、保管、统计机构各类档案及相关资料。

4.负责档案的规范化整理、科学分类、系统编目和检索工具的编制。

5.组织开展档案利用工作，为机构各项工作提供档案信息服务。

6.负责档案的安全保密和保护工作，防止档案损毁、丢失和泄密。

7.组织档案管理人员的业务培训和学习交流。

8.按规定做好到期档案的鉴定与销毁工作。

第七条部门兼职档案员职责

各部门兼职档案员职责包括：

1.学习并执行机构档案管理制度，熟悉本部门业务档案的形成规律和归档范围。

2.负责本部门在工作中形成的各类文件材料的及时收集、初步整理、规范组卷和预归档。

3.按照规定的时间和要求，向档案管理部门移交符合标准的归档文件材料。

4.协助档案管理部门做好本部门档案的利用和编研工作。

5.发现本部门档案工作中存在的问题及时向档案管理部门报告。

第三章档案的形成与归档

第八条归档范围

各部门应归档的文件材料主要包括：

1.行政管理类：机构设立、变更、撤销的批准文件，章程，规章制度，工作计划、总结、报告，会议纪要，重要通知、决定，对外往来函件等。

2.业务经营类：各类业务合同、协议，业务计划、方案，客户资料，市场调研与分析报告，业务统计数据，重要业务往来文件等。

3.财务会计类：各类会计凭证、账簿、报表，财务审计报告，税务资料，资金往来单据等（按财务会计制度规定执行）。

4.人事劳资类：员工招聘、录用、培训、考核、奖惩、任免、调动、工资、福利、职称、离退休、离职等相关文件材料。

5.其他各类档案：按其专业特点确定的归档范围，确保应归档的文件材料不遗漏。

第九条归档要求

1.材料质量：归档的文件材料应是办理完毕的正式文本，手续齐全，内容真实，字迹清楚，符合档案保管要求。手写文件应使用蓝黑墨水、碳素墨水或墨汁书写，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等易褪色的书写工具。

2.载体要求：归档文件材料应为原件。因故无原件的，可归档具有凭证作用的复印件或复制件，并注明原件保管处。录音、录像、照片、电子文件等特殊载体档案，应同时归档其文字说明和相应的技术参数。

3.整理规范：归档文件材料应按照其自然形成规律和内在联系，进行系统整理、分类、组卷（件），做到目录清晰，装订整齐。

第十条归档时间

1.文书档案：一般应在次年上半