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流动人员人事档案管理服务规范

一、档案接收

1.档案范围界定

流动人员人事档案主要包括非公有制经济组织和社会组织聘用人员的档案；辞职辞退、取消录（聘）用或被开除的机关事业单位工作人员档案；与企事业单位解除或终止劳动（聘用）关系人员的档案；未就业的高校毕业生及中专毕业生的档案；自费出国留学及其他因私出国（境）人员的档案；外国企业常驻代表机构的中方雇员的档案；自由职业或灵活就业人员的档案；其他实行社会管理人员的档案。

2.接收前审核

在接收档案前，档案管理服务机构应审核档案来源是否符合规定。对于来自机关、国有企事业单位的档案，需检查其转递手续是否完备，是否通过机要通信或专人送取；对于高校毕业生档案，要确认是否由学校密封完好并通过邮政特快专递等规定方式转递。同时，审核档案材料是否齐全，重点检查是否有履历表、学历学位材料、党团组织材料等基础材料。

3.档案接收流程

档案管理服务机构收到档案后，应在7个工作日内进行清点验收。首先检查档案封装是否完好，密封章是否清晰。若发现档案封装破损或有拆封迹象，应及时与原管理单位联系核实情况。对于符合要求的档案，要详细登记档案内容，包括档案内材料的种类、数量等，并将档案信息录入电子管理系统，建立电子档案目录。同时，为档案分配唯一的编号，方便后续管理和查询。

二、档案整理

1.材料分类

按照档案材料的性质和内容，将档案材料分为十大类。第一类为履历材料；第二类为自传材料；第三类为鉴定、考核、考察材料；第四类为学历学位、职业资格、评（聘）专业技术职务（职称）材料；第五类为政治历史情况审查材料；第六类为参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；第七类为奖励材料；第八类为处分材料；第九类为工资、任免、出国（境）等材料；第十类为其他可供组织参考的材料。

2.材料鉴别

对档案材料进行鉴别时，要判断材料的真实性、完整性和有效性。对于虚假材料，应及时与原出具单位核实并予以纠正；对于不完整的材料，要通知相关人员补充完善。同时，检查材料是否办理完毕，手续是否完备。例如，考核材料是否有相关领导签字和单位盖章，学历材料是否有学校的公章和钢印等。

3.排序与编目

同一类别的档案材料应按照材料形成的时间顺序进行排序。对于成套材料，要保持材料的完整性和连续性。排序完成后，为每份材料编写页码，并在材料首页右上角注明类别号和顺序号。同时，编制档案目录，目录内容应包括材料名称、形成时间、页数、类别号、顺序号等信息。

4.装订与装盒

将整理好的档案材料按照类别装入相应的档案盒。档案盒应采用符合国家标准的材料制作，保证档案的安全和长期保存。在档案盒封面和脊背注明档案编号、姓名、性别、出生日期等基本信息，方便查找和管理。

三、档案保管

1.保管条件

档案管理服务机构应具备安全可靠的档案保管场所，配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等设施设备。档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃-24℃之间，相对湿度控制在45%-60%之间。同时，要定期对档案库房进行清洁和消毒，防止档案受到污染和损坏。

2.档案上架

档案应按照编号顺序上架存放，每排档案架应设置明显的标识，标明档案的类别和编号范围。对于重要档案和易损档案，可采用单独存放或特殊保护措施。例如，采用密封袋或防潮盒进行包装，以延长档案的使用寿命。

3.定期检查

档案管理服务机构应定期对档案进行检查，检查周期一般为每半年一次。检查内容包括档案的存放情况、封装是否完好、是否有虫蛀、霉变等情况。对于发现的问题，要及时采取措施进行处理。例如，对于受潮的档案，要及时进行干燥处理；对于有虫蛀的档案，要采用专业的驱虫药剂进行处理。

4.档案迁移

当档案管理服务机构需要迁移档案保管场所时，要制定详细的迁移方案。在迁移过程中，要确保档案的安全和完整。对档案进行逐一清点和核对，采用专门的运输工具进行运输，并安排专人负责押运。迁移完成后，要重新对档案进行上架和整理，更新档案管理系统中的存放位置信息。

四、档案利用

1.利用范围

流动人员人事档案的利用范围主要包括为组织人事部门考察了解流动人员提供依据；为有关部门调查取证提供参考；为流动人员办理社保、职称评定、出国（境）等事宜提供证明材料。利用档案时，应遵循保密原则，不得泄露档案中的个人隐私和敏感信息。

2.利用方式

档案利用方式主要分为查阅和借阅两种。查阅档案时，查阅人员应持单位介绍信和本人有效身份证件到档案管理服务机构办理查阅手续。查阅人员不得在档案上涂改、圈划、抽取或损毁档案材料，查阅完毕后要及时归还档案。借阅档案时，借阅单位应出具正式的借阅函，明确借阅目的、借阅期限等内容。借阅期限一般不超过15个工作日，特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。

3.审批程序

对于单位查阅或借阅档案，档案管理