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采购管理流程模板（物资成本控制版）
一、适用范围与应用场景
二、流程步骤与操作指引
步骤1：需求提报与预算审核
操作说明：
需求部门根据生产经营计划或项目需求，填写《物资采购需求申请表》，明确物资名称、规格型号、数量、用途、期望到货日期、预算金额等信息。
需求部门负责人对需求的合理性及必要性进行审核，保证采购需求与实际业务匹配。
财务部门对预算金额进行复核，重点核查是否超出年度/季度预算，如超预算需需求部门说明原因并报分管领导审批。
输出文件：《物资采购需求申请表》（含需求部门、财务部门审批意见）。
步骤2：供应商寻源与初步筛选
操作说明：
采购部门根据需求物资的品类，通过企业合格供应商名录、公开招标、询价等方式筛选潜在供应商。
对供应商的基本资质（如营业执照、相关行业许可证、生产/经营许可等）进行审核，排除不符合资质的供应商。
对于金额较大或关键物资，可组织技术部门参与供应商技术能力评估（如产品质量、供货周期、售后服务等）。
输出文件：《供应商资质审核表》《供应商初步筛选名单》。
步骤3：询价比价与成本分析
操作说明：
采购部门向不少于3家合格供应商发出询价单，明确物资规格、数量、交货地点、付款方式等要求，要求供应商在规定时间内提供报价单。
收集报价后，组织成本分析小组（可包含采购、财务、技术部门人员）进行比价，重点对比单价、总价、运费、税费等成本构成。
对于价格差异较大的供应商，要求其提供成本明细说明，必要时进行实地考察或二次议价。
输出文件：《询价比价记录表》《成本分析报告》（含比价结论及议价建议）。
步骤4：供应商确定与合同签订
操作说明：
根据比价及议价结果，确定最终供应商，填写《供应商选定审批表》，按权限报采购负责人、分管领导审批。
审批通过后，采购部门与供应商签订《采购合同》，明确物资规格、数量、单价、总金额、交货期、质量标准、验收方式、违约责任、付款条件等条款，保证合同条款符合成本控制要求（如约定价格调整机制、逾期交货违约金等）。
输出文件：《供应商选定审批表》《采购合同》（含法律审核意见）。
步骤5：订单下达与采购执行
操作说明：
采购部门根据审批通过的《采购需求申请表》和《采购合同》，向供应商下达《采购订单》，同步抄送财务、仓储部门。
订单需明确订单编号、物资信息、数量、单价、交货日期、收货地址、联系人等，保证与合同条款一致。
采购专员全程跟踪订单执行进度，定期与供应商沟通生产/备货情况，保证按时交货；如遇可能延期风险，及时协调并通知需求部门。
输出文件：《采购订单》《订单执行跟踪记录》。
步骤6：物资到货与验收
操作说明：
供应商按订单要求送达物资后，仓储部门核对送货单信息（物资名称、规格、数量）与订单是否一致，确认无误后办理入库手续。
需求部门或技术部门会同仓储部门按合同约定的质量标准进行验收，重点检查物资外观、功能、合格证等，必要时可送第三方检测机构检测。
验收合格后，填写《物资入库验收单》，验收人签字确认；如验收不合格，及时通知采购部门联系供应商退换货或处理，并记录不合格原因。
输出文件：《物资入库验收单》《不合格物资处理记录》（如涉及）。
步骤7：成本核算与付款审批
操作说明：
财务部门根据《采购合同》《入库验收单》《采购订单》及供应商开具的合规发票，核算采购总成本（含物资价款、运费、保险费等），对比预算金额分析成本差异。
填写《采购成本核算表》，说明实际成本与预算差异原因（如价格波动、数量变更等），并提交财务负责人审核。
审核通过后，按合同约定的付款流程办理付款手续，付款时需核对供应商信息、金额、发票等，保证无误。
输出文件：《采购成本核算表》《付款审批单》。
步骤8：采购档案归档与成本复盘
操作说明：
采购部门将本次采购全过程文件（需求申请、比价记录、合同、订单、验收单、发票等）整理归档，保证资料完整、可追溯。
每月/每季度组织采购、财务、需求部门召开成本复盘会，分析采购成本数据，总结成本控制经验（如优质供应商合作模式、集中采购降本方案等），针对异常成本偏差提出改进措施。
输出文件：《采购档案目录》《成本复盘报告》。
三、核心工具表单设计
表1：物资采购需求申请表
序号
物资名称
规格型号
单位
需求数量
期望到货日期
预算单价（元）
预算总价（元）
需求用途
需求部门
提报人
审批人
1
X
X
件
100
2024–
50
5000
生产A产品
生产部
*
*
表2：询价比价记录表
供应商名称
报价日期
物资名称
规格型号
单位
报价单价（元）
报价总价（元）
运费（元）
税率
交货期
付款条件
备注
A公司
2024–
X
X
件
48
4800
200
13%
7天
月结30天
B公司
2024–
X
X
件
50
5000
0
13%
5天
预付30%
表3：采购成本核算表
采购订单
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