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学校综合办公室文件传递规则

一、总则

为规范学校综合办公室文件传递工作，确保文件传递的及时性、准确性和安全性，特制定本规则。本规则适用于综合办公室内部及跨部门文件的传递管理，所有相关人员应严格遵守。

二、文件传递原则

（一）及时性原则

文件传递应及时高效，避免延误影响工作进度。紧急文件应优先处理。

（二）准确性原则

文件内容、格式、接收人等信息必须准确无误，传递过程中不得随意篡改或遗漏。

（三）安全性原则

涉密文件应采取加密或专人传递方式，确保文件在传递过程中不被泄露。

三、文件传递流程

（一）文件发起

1.需要传递文件的人员（以下简称“发起人”）应填写《文件传递申请单》，注明文件类型、接收部门/人员、优先级等信息。

2.发起人需对文件内容进行初步审核，确保无错误或遗漏。

（二）文件审核

1.综合办公室指定专人（以下简称“审核人”）对文件传递申请进行审核。

2.审核内容包括：文件必要性、接收人准确性、是否涉密等。

3.审核通过后，文件方可进入传递环节；未通过需退回发起人修改。

（三）文件传递

1.传递方式：

(1)日常文件可通过内部邮件系统发送；

(2)紧急文件或涉密文件需由专人手递手传递；

(3)大量文件可使用纸质文件传递单登记后分发给相关部门。

2.传递步骤：

(1)审核人将文件交给指定传递人员；

(2)传递人员在《文件签收记录表》上记录文件编号、接收人、签收时间等信息；

(3)接收人签收后，传递人员将签收表交回审核人存档。

（四）文件签收

1.接收人应核对文件内容与申请单是否一致，确认无误后签字或盖章。

2.如发现文件错误或缺失，应立即联系发起人处理，并在签收表上注明情况。

四、文件传递注意事项

（一）保密要求

1.涉密文件传递时，传递人员需全程监管，不得脱离视线；

2.接收人应妥善保管涉密文件，避免遗失或泄露。

（二）时效要求

1.日常文件应在2个工作小时内完成传递；

2.紧急文件需在30分钟内完成传递；

3.超过时效未传递的，传递人员需向审核人说明原因。

（三）异常处理

1.如文件在传递过程中丢失或损坏，传递人员应立即报告审核人，并协助发起人重新制作；

2.接收人发现文件内容错误，应立即退回并说明情况，不得擅自修改。

五、附则

（一）本规则由综合办公室负责解释，自发布之日起施行。

（二）各部门应组织员工学习本规则，确保相关人员熟悉文件传递流程。

（三）本规则将根据实际运行情况适时修订。

一、总则

为规范学校综合办公室文件传递工作，确保文件传递的及时性、准确性和安全性，特制定本规则。本规则适用于综合办公室内部及跨部门文件的传递管理，所有相关人员应严格遵守。

二、文件传递原则

（一）及时性原则

文件传递应及时高效，避免延误影响工作进度。紧急文件应优先处理。具体要求如下：

1.日常文件应在收到申请后的1个工作小时内完成传递；

2.紧急文件需在30分钟内完成传递，并优先插队于其他文件之前；

3.传递人员应每日检查待传递文件清单，确保无积压情况。

（二）准确性原则

文件内容、格式、接收人等信息必须准确无误，传递过程中不得随意篡改或遗漏。具体要求如下：

1.发起人需在填写《文件传递申请单》时，明确文件编号、标题、页数、接收部门/人员、联系方式等信息；

2.审核人需对文件进行逐项核对，确保信息无误后方可传递；

3.接收人签收时需再次核对文件信息，确认无误后签字或盖章。

（三）安全性原则

涉密文件应采取加密或专人传递方式，确保文件在传递过程中不被泄露。具体要求如下：

1.涉密文件传递时，必须由专人全程监管，不得脱离视线；

2.涉密文件应使用专用文件袋或加密文件盒，并在文件袋/盒上贴上“涉密文件”标识；

3.接收人需在指定安全区域签收涉密文件，并立即锁入保险柜或其他安全设备中。

三、文件传递流程

（一）文件发起

1.需要传递文件的人员（以下简称“发起人”）应填写《文件传递申请单》，注明文件类型、接收部门/人员、优先级等信息。具体填写要求如下：

(1)文件类型：分为日常文件、紧急文件、涉密文件三种；

(2)接收部门/人员：需填写完整的部门名称或姓名，不得使用简称或代称；

(3)优先级：分为高、中、低三个等级，紧急文件为最高优先级。

2.发起人需对文件内容进行初步审核，确保无错误或遗漏。具体审核内容包括：

(1)文件是否为最新版本；

(2)文件内容是否完整，有无缺页或错页；

(3)文件格式是否符合学校统一要求（如：PDF格式、A4纸张等）。

（二）文件审核

1.综合办公室指定专人（以下简称“审核人”）对文件传递申请进行审核。审核人需在《文件传递申请单》上签字确认，并注明审核时间。

2.审核内容包括：

(1)文件必要性：确认该文件是否为必需传递的文件；

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