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企业年会报销说明

第一章总则

1.1目的

为规范企业年会费用报销管理，明确报销范围、标准与流程，确保费用支出合规、透明，保障公司资金使用效率，维护员工合法权益，依据国家财经法规及公司《财务管理制度》《费用管控办法》，制定本说明。

1.2依据

本说明以《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》《发票管理办法》及公司《年度预算管理规定》《费用审批权限细则》为核心依据，所有报销行为须符合上述法律法规及制度要求。

1.3适用范围

本说明适用于公司各部门（含分支机构）及全体员工，涵盖年会筹备、举办、收尾全流程中产生的各类费用报销，包括但不限于场地租赁、餐饮、住宿、交通、物料制作、演出、奖品礼品、宣传推广等费用。外部合作单位（如场地供应商、演出团队）的费用结算，若需通过公司报销流程办理，亦适用本说明。

1.4术语定义

1.4.1年会：指公司为总结年度工作、表彰先进、凝聚团队、规划未来而举办的年度集体活动，包括但不限于年度总结会、表彰会、文艺汇演、晚宴、团建等关联活动。

1.4.2报销人：指实际垫付年会费用或负责提交报销申请的公司员工，需为费用支出的直接经办人或部门指定的费用负责人。

1.4.3合规票据：指由合法经营主体开具、符合国家发票管理规定的票据，包括增值税专用发票、增值税普通发票、电子发票、定额发票等，票据信息需完整（含公司名称、纳税人识别号、项目名称、金额、开票日期、开票方盖章等）。

1.4.4预算内费用：指已纳入公司年度预算或经审批通过的年会专项预算内的费用；预算外费用：指超出年度预算或专项预算，需经额外审批流程的费用。

第二章报销范围

2.1场地费

2.1.1场地租赁费：指年会主会场、分会场、签到区、休息区、储物区等场地的租赁费用，需提供场地租赁合同及租赁明细单（注明场地位置、面积、租赁时长、单价、总价）。

2.1.2场地布置费：指为年会场地装饰、氛围营造产生的费用，包括气球、彩带、鲜花、背景板、舞台搭建、地毯、灯光装饰、指示牌制作等，需提供采购清单或服务协议。

2.1.3设备租赁费：指年会所需的音响设备（音箱、调音台、麦克风）、影像设备（LED屏、投影仪、摄像机、摄影机）、舞台设备（升降台、灯光架）、办公设备（打印机、复印机）等租赁费用，需明确设备型号、租赁时长、单价及服务内容（如设备安装、调试、现场技术支持）。

2.1.4场地相关杂费：指因使用场地产生的清洁费、水电费、安保费、停车费（仅限参会人员及嘉宾使用），需提供场地方开具的明细单据，且费用需包含在场地租赁协议或补充协议中，或单独提供合规票据。

2.1.5不纳入场地费报销的情形：场地租赁期间因个人原因损坏设备的赔偿费、超出协议约定时长的额外租赁费（未提前审批的）、非年会用途的场地占用费。

2.2餐饮费

2.2.1参会人员餐饮费：指年会期间为员工、内部嘉宾（如公司高管、分支机构负责人）提供的早餐、午餐、晚餐、茶歇费用，需按参会人数核算，提供餐饮服务协议及费用明细（注明餐标、人数、用餐次数、总价）。

2.2.2外部嘉宾餐饮费：指为邀请的外部嘉宾（如客户代表、合作伙伴、行业专家）提供的餐饮费用，需结合嘉宾邀请函及参会确认单，费用标准可适当高于内部人员，但需提前审批。

2.2.3特殊餐饮费：指为满足参会人员特殊饮食需求（如清真餐、素食、过敏忌口餐）产生的额外费用，需提前由参会人员向行政部报备，提供特殊餐饮采购凭证或服务协议。

2.2.4不纳入餐饮费报销的情形：参会人员非年会期间的个人餐饮消费、超出报备人数的额外餐饮费（未提前审批的）、高档酒水（如单价超500元/瓶的白酒、红酒）及烟草消费。

2.3住宿费

2.3.1外地员工住宿费：指公司外地分支机构员工、外地出差参与年会筹备/执行的员工，因参会产生的住宿费用，需提供员工出差申请单（注明参会事由、住宿天数），住宿时长原则上不超过“年会前1天+年会期间+年会后1天”。

2.3.2外部嘉宾住宿费：指为外部嘉宾提供的住宿费用，需提供嘉宾邀请函、参会确认单，住宿标准可根据嘉宾级别调整，住宿时长原则上不超过“嘉宾抵达日+年会期间+嘉宾离开日”，超出部分由嘉宾自行承担。

2.3.3团队住宿统筹费：指若年会统一安排参会人员住宿（如异地举办年会），产生的住宿统筹费用（含房费、酒店服务费），需提供酒店合作协议、住宿人员名单（注明姓名、部门、房间号、入住/退房时间）。

2.3.4不纳入住宿费报销的情形：员工本地住宿费用（除非公司明确要求统一住宿）、参会人员家属的住宿费用、超出审批时长的住宿费用、酒店内洗衣费、迷你吧消费、健身娱乐等个人费用。

2.4交通费

2.4.1市内交通费：指参会人员、年会工作人员在年会筹备及举办期间，因执行年会相关工作（如场地考察、物料采购、嘉宾接送）产生的市内交通费用，包括