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《文件及记录控制程序》考试试题及答案

一、单项选择题（每题2分，共20分）

1.某企业技术部门编制的《生产工艺规程》需发布实施，其最终批准权限应属于：

A.技术部经理

B.质量部经理

C.生产部经理

D.企业最高管理者

答案：D

2.受控文件发放时，接收部门应在《文件发放登记表》中填写的关键信息不包括：

A.文件编号

B.接收人签名

C.文件密级

D.发放日期

答案：C

3.记录填写时出现笔误，正确的处理方式是：

A.用修正液覆盖错误内容

B.在错误内容上划单横线，旁注正确内容并签名

C.直接撕毁该记录页重填

D.用黑色记号笔涂抹覆盖

答案：B

4.外来文件（如客户提供的技术规范）纳入企业文件管理体系前，必须进行的关键步骤是：

A.直接加盖受控章发放

B.由使用部门自行确认有效性

C.指定部门进行适用性评审

D.扫描存档后无需纸质保存

答案：C

5.文件变更时，若仅修改第3页内容，正确的版本标识更新方式是：

A.整体版本号由A/0升级为A/1

B.仅在第3页标注修改标记

C.保持原版本号，标注修改位置及日期

D.版本号升级为B/0

答案：A

6.记录保存期限的确定依据不包括：

A.法律法规要求

B.合同约定

C.企业内部管理需要

D.记录填写人员的建议

答案：D

7.作废文件的处理方式中，错误的是：

A.加盖作废章后留存一份作为参考

B.全部销毁并记录销毁过程

C.未收回的作废文件应通知相关部门失效

D.与现行文件混放以便追溯

答案：D

8.电子记录的存储介质应至少每几年进行有效性检查？

A.1年

B.2年

C.3年

D.5年

答案：A

9.文件编制时，目的部分应明确说明：

A.文件的适用范围

B.实施该文件要达成的目标

C.文件的修订历史

D.各部门的职责分工

答案：B

10.记录检索时，若原始纸质记录已归档，应优先提供：

A.复印件

B.扫描件

C.原始记录

D.电子台账

答案：C

二、多项选择题（每题3分，共15分，少选得1分，错选不得分）

1.文件控制的关键环节包括：

A.编制与审批

B.发放与回收

C.变更与作废

D.日常使用中的随意修改

答案：ABC

2.记录的基本要求包括：

A.填写及时、内容完整

B.字迹清晰、可追溯

C.允许事后补填重要数据

D.具有唯一性标识

答案：ABD

3.受控文件应具备的标识包括：

A.文件编号

B.版本号

C.发布日期

D.编制人私人印章

答案：ABC

4.文件变更审批时，需重点审核的内容有：

A.变更原因的合理性

B.变更对其他文件的影响

C.变更后的可操作性

D.变更申请单的格式规范性

答案：ABC

5.记录销毁前应完成的工作包括：

A.确认保存期限已届满

B.编制销毁清单

C.经授权人员审批

D.通知所有相关部门

答案：ABCD

三、判断题（每题2分，共20分，正确打√，错误打×）

1.非受控文件不需要进行版本跟踪。（）

答案：√

2.记录可以使用铅笔填写，只要字迹清晰。（）

答案：×

3.文件发放时，应确保使用部门获得的是最新有效版本。（）

答案：√

4.电子记录的修改应保留修改痕迹，显示修改人、修改时间和修改内容。（）

答案：√

5.外来文件只需在接收时登记，无需纳入企业文件管理体系。（）

答案：×

6.作废文件可以作为培训资料使用，只要标注作废参考。（）

答案：√

7.记录保存期限可以短于法律法规要求的最低期限。（）

答案：×

8.文件编制时，应确保内容与其他相关文件协调一致。（）

答案：√

9.电子记录的存储环境只需满足温度要求，湿度无关紧要。（）

答案：×

10.记录检索时，若原始记录丢失，可以提供复印件作为替代证据。（）

答案：×

四、简答题（每题8分，共32分）

1.简述文件分类的常见方法及各类文件的管理重点。

答案：常见分类方法包括：①按性质分（管理文件、技术文件、作业文件）；②按来源分（内部文件、外来文件）；③按状态分（现行文件、作废文件）。管理重点：管理文件（如质量手册）需经最高管理者批准，保持系统性；技术文件（如图纸、标准）需确保准确性和适用性，变更时需进行技术验证；作业文件（如操作规程）需明确可操作性，发放至使用现场；外来文件需经适用性评审后纳入受控，跟踪其更新；作废文件需明确标识，防止误用。

2.说明记录标识应包含的基本要素及其作用。

答案：基本要素包括：记录名称、编号、版本号（如有）、填写日期、填写人、所属部门。作用：①名称和编号实现唯一性识别，避免混淆；②版本号确保使用最新记录格式；③填写日期和人员实现过程追溯，明确责任；④所属部门便于分类归档和检索。标识的