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企业行政资产采购与管理工具指南
一、适用范围与典型应用场景
本工具适用于各类企业（尤其是中小型企业）的行政资产全生命周期管理，覆盖从需求提出到最终报废的全流程。典型应用场景包括：
新成立企业或部门扩张时的初始资产配置（如办公家具、电脑设备等）；
现有资产损坏、老化或功能不足的替换采购；
因业务发展需要新增的行政资产（如投影仪、办公耗材等）；
定期资产盘点、报废处置及台账更新。
二、标准化操作流程详解
（一）需求发起与审批
需求提出
使用部门根据业务需要填写《资产采购申请表》（见表1），明确资产名称、规格型号、数量、预估单价、预算总额、用途说明及紧急程度。
需求说明需具体（如“采购联想ThinkPad笔记本1台，i5处理器、8G内存，用于市场部客户资料管理”），避免模糊描述（如“采购电脑1台”）。
审批流程
常规审批：申请人→部门经理→行政总监→总经理（根据企业权限设置调整，例如单次采购金额≤5000元可由行政总监审批，＞5000元需总经理*审批）。
紧急采购：若需紧急采购（如突发故障需立即更换设备），可先通过口头请示行政总监*同意后采购，1个工作日内补全审批手续。
审批反馈
审批通过后，行政部*接收申请并启动采购流程；审批驳回时，需由审批人明确原因并反馈至申请人修改。
（二）采购执行与供应商管理
采购方式确定
小额采购（单次≤5000元）：行政部*从《合格供应商名录》（见表6）中筛选至少3家供应商进行比价，选择性价比最高的供应商。
大额采购（单次＞5000元）：采用公开招标或竞争性谈判方式，需成立招标小组（由行政部、财务部、使用部门代表组成），发布招标公告（企业官网或第三方平台），接收投标文件后进行评标，确定中标供应商并签订采购合同。
供应商管理
建立合格供应商名录，记录供应商名称、联系方式、主营产品、历史合作记录（价格、质量、交期）及评估结果（每半年更新一次）。
对供应商实行年度考核，评分低于80分的暂停合作，连续两年评分≥90分的列为“优先供应商”。
（三）资产入库与验收登记
到货验收
资产送达后，由行政部、使用部门、采购员*共同到场验收，核对实物与采购订单是否一致（名称、规格、数量、外观等），并检查资产质量（如通电测试、配件完整性）。
验收合格后，填写《资产入库登记表》（见表2）；验收不合格（如型号不符、损坏），需联系供应商退换货，并记录问题详情。
资产编号与标签
验收合格资产由行政部*统一编号（编号规则：公司简称-年份-资产类别-流水号，如“公司-2024-办公设备-001”），并粘贴资产标签（标签包含编号、名称、入库日期）。
编号唯一，不得重复，保证后续管理可追溯。
（四）资产领用与责任划分
领用流程
领用人填写《资产领用/变更登记表》（见表3），经部门经理审批后至行政部领用。
领用时需核对资产信息与登记表一致，签署《资产保管责任书》（明保证管人、使用地点、维护责任）。
变更与调拨
资产在部门间调拨或使用人变更时，需由原使用部门填写《资产领用/变更登记表》，经双方部门经理及行政部审批后，更新资产台账信息。
（五）日常维护与动态管理
台账管理
行政部*建立电子台账（建议使用Excel或专业资产管理系统），记录资产编号、名称、规格型号、入库日期、使用部门、保管人、状态（在用/闲置/维修/报废）等信息，每月更新一次。
台账需与实物一致，保证“账实相符”。
维护与维修
使用人负责日常清洁和简单维护（如电脑定期清理灰尘、打印机更换墨盒）；故障时填写《资产维修申请表》（见表4），行政部*协调维修（保修期内联系供应商，保修期外联系第三方维修机构）。
维修完成后，记录维修日期、费用及维修结果，更新资产状态。
（六）定期盘点与报废处置
资产盘点
每年6月和12月进行全面盘点，由行政部牵头，财务部、使用部门参与，核对资产编号、数量、使用状态，填写《资产盘点表》（见表5）。
盘点差异（盘盈、盘亏、毁损）需在3个工作日内查明原因，由责任部门出具说明，行政部审核后报总经理审批，调整台账并追究责任（如人为损坏需照价赔偿）。
报废处置
符合以下条件之一的资产可申请报废：①达到使用年限（如电脑5年、办公椅8年）；②损坏无法修复或维修成本超过重置价值50%；③技术淘汰且无使用价值。
使用部门填写《资产报废申请表》（见表7），经行政部（技术鉴定）、财务部（残值评估）、总经理*审批后，交由有资质的回收公司处置，残值收入上缴财务部。
三、核心工具表单模板
表1：资产采购申请表
申请部门
申请人*
申请日期
资产名称
规格型号
单位
数量
预估单价
预算总额
用途说明
紧急程度
附件（需求说明）
部门经理*审批
日期
行政总监*审批
日期
总经理*审批
日期
表2：资产入库登记表
入库日期
资产编号
资产名称
规格型号
单位
数量
供应商
采购金额
验收人*
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