供应商管理标准操作流程及审核表.docVIP

供应商管理标准操作流程及审核工具模板

一、应用场景与适用对象

本工具适用于各类企业对供应商全生命周期管理的标准化操作，涵盖供应商准入、日常监控、绩效评估、优化退出等核心环节。适用对象包括企业采购部门、质量管理部门、供应链管理团队及相关业务部门，旨在通过规范流程保证供应商选择合规、合作高效、风险可控，保障供应链稳定与产品质量。

二、供应商管理标准操作流程

步骤1：供应商信息收集与初步筛选

操作内容：

通过公开渠道（行业展会、供应商自荐、第三方平台等）收集潜在供应商信息，记录其主营业务、产品/服务范围、合作案例等基础资料；

根据企业采购需求（如产品规格、质量标准、交付周期、价格区间等），对收集的供应商进行初步筛选，剔除明显不符合要求的供应商（如无相关资质、产能不足等）。

输出成果：《潜在供应商信息清单》（含名称、联系方式、核心优势等）。

步骤2：供应商资质审核与现场考察

操作内容：

向初步筛选合格的供应商索要资质证明文件，包括但不限于：营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一证照）、相关行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械生产许可证等）、质量体系认证证书（ISO9001等）、产品检测报告等；

由采购部门牵头，组织质量、技术等部门组成审核小组，对供应商进行现场考察，重点核实其生产环境、设备设施、工艺流程、质量控制能力、仓储物流条件、管理水平及人员资质等；

填写《供应商资质审核表》和《供应商现场考察记录表》，对审核中发觉的问题（如资质过期、现场条件不符等）要求供应商限期整改，未通过整改的予以淘汰。

输出成果：《供应商资质审核表》《供应商现场考察记录表》。

步骤3：供应商评审与准入决策

操作内容：

组织评审会议（由采购、质量、技术、财务等部门代表参加），结合资质审核、现场考察结果及供应商报价、合作案例等，对供应商进行综合评分（评分维度可包括质量保障能力、交付及时性、价格竞争力、服务响应速度、财务状况等）；

根据评分结果及企业采购策略，确定准入供应商名单，明确合作范围（如产品类别、供货比例等）；

向准入供应商发出《合作意向函》，约定后续合同签订事宜。

输出成果：《供应商评审报告》《合作意向函》。

步骤4：合同签订与协议管理

操作内容：

法务部门牵头，根据双方协商结果拟定《采购合同》，明确双方权利义务，包括产品规格、质量标准、交付条款、价格及结算方式、违约责任、保密条款等；

采购、质量、财务等部门审核合同条款，确认无误后由双方法定代表人或授权代表签字盖章，合同正式生效；

建立供应商档案，归档合同文本及相关资质文件（复印件需加盖供应商公章）。

输出成果：《采购合同》《供应商档案目录》。

步骤5：供应商日常运营监控

操作内容：

采购部门定期向供应商下达采购订单，明确交货时间、数量、质量要求等；

供应商按订单交付产品/服务，质量部门对到货物料进行检验（依据采购合同约定的质量标准），记录检验结果（合格/不合格）；

对不合格物料，由采购部门协调供应商进行退换货或整改，并跟踪处理结果；

采购部门每月统计供应商交付及时率、合格率等关键指标，形成《供应商月度绩效统计表》。

输出成果：《采购订单》《物料检验报告》《供应商月度绩效统计表》。

步骤6：供应商绩效评估与分级

操作内容：

每季度/年度组织绩效评估，评估维度包括：质量（合格率、客诉处理及时性）、交付（准时交付率、订单满足率）、服务（响应速度、问题解决效率）、价格（价格竞争力、成本优化配合度）、合作配合度（信息沟通顺畅度、合同履约情况）等；

采用量化评分与定性评价相结合的方式，计算综合得分，并根据得分将供应商分为A（优秀）、B（良好）、C（合格）、D（待改进）四个等级；

向供应商反馈评估结果，对A级供应商给予优先合作、订单倾斜等激励，对D级供应商发出《整改通知书》，要求限期制定改进计划并跟踪落实。

输出成果：《供应商绩效评估表》《供应商分级名单》《整改通知书》（如适用）。

步骤7：供应商优化与退出管理

操作内容：

对连续两次评估为D级或整改后仍不达标的供应商，经评审会议确认后启动清退流程；

向供应商发出《终止合作函》，明确终止合作原因、剩余订单处理方案、资产结算等事宜；

完成所有合同义务及款项结算后，将供应商从合格供应商名录中移除，并更新供应商档案（标注“已退出”及退出原因）。

输出成果：《终止合作函》《供应商档案更新记录》。

三、审核表单模板

模板1：供应商资质审核表

审核项目

审核内容（示例）

审核结果（符合/不符合/待补充）

审核人

审核日期

营业执照

是否在有效期内，经营范围是否涵盖合作产品

*经理

2023–

质量体系认证

ISO9001证书是否有效，认证范围是否匹配

*专员

2023–

产品检测报告

近半年内第三方检测报告是否齐全，指标是否符合标准

*工程师

2023–

生产许可证