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行政采购审批流程模板合规性及成本控制指引

一、适用范围与应用场景

本指引适用于企业内部各类行政采购活动的全流程管理，涵盖办公用品、固定资产（如办公设备、家具）、服务类采购（如保洁、维修）等常规行政项目。具体应用场景包括：

日常采购：部门常规办公物资补充、易耗品采购；

专项采购：办公区域改造、大型设备购置等预算金额较高的项目；

紧急采购：突发需求（如系统故障应急维修）的快速审批与流程规范；

新员工入职培训：采购岗位人员对合规流程与成本控制要求的标准化培训。

通过明确流程节点与控制要点，保证采购活动合法合规，同时实现成本合理控制，提升行政资源使用效率。

二、全流程操作步骤详解

（一）需求发起与预算编制

需求提报：采购需求部门填写《行政采购需求申请表》（见表1），明确物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、用途及期望交付时间，经部门负责人*某某签字确认后提交至采购部门。

关键要求：需求描述需具体、量化，避免“一批办公用品”等模糊表述；固定资产采购需注明使用部门及责任人。

预算审核：采购部门核对需求是否在年度预算范围内，对于超预算项目，需求部门需提交《预算调整申请表》，说明调整理由，经财务部门某某审核、分管领导某某审批后方可进入下一步流程。

成本控制要点：优先从现有预算科目列支，避免重复申请；紧急采购需同步补办预算手续，保证“先预算、后采购”。

（二）采购申请与初步审批

流程发起：采购部门根据审核通过的需求，在OA系统中创建《行政采购审批流程》（见表2），附《需求申请表》《预算审批表》及相关附件（如技术参数、比价记录）。

分级审批：根据采购金额执行差异化审批权限（示例）：

金额≤5000元：采购部门负责人*某某审批；

5000元＜金额≤20000元：采购部门负责人+财务部门*某某联合审批；

金额＞20000元：需增加分管副总某某及总经理某某审批。

合规要点：审批节点需逐级完成，严禁越级审批；电子流程审批留痕，保证可追溯。

（三）供应商选择与价格确认

供应商寻源：

通用类物资（如文具、纸品）：从《合格供应商名录》（见表3）中选择≥3家供应商进行询价；

定制化服务（如设备维修）：需收集≥2家服务商的方案及报价，技术部门*某某参与方案评审。

价格确认：

小额采购（≤5000元）：采用“货比三家”原则，选择性价比最优供应商；

大额采购（＞5000元）：需填写《供应商比价表》（见表4），明确报价、服务条款、交付周期，经采购部门负责人审核后确定最终供应商。

成本控制要点：同等条件下优先选择长期合作供应商（可享批量折扣）；警惕“拆分采购”规避审批的行为（如将20000元采购拆分为4笔5000元）。

（四）合同签订与订单下达

合同拟定：采购部门与供应商拟定《采购合同》（见表5），明确标的物规格、数量、价格、付款方式、违约责任、质保期等条款，法务部门*某某审核合同合规性。

关键条款：付款节点与验收结果挂钩（如“验收合格后支付70%，质保期满后支付30%”）；服务类合同需明确服务标准及验收方式。

订单下达：审批通过后，采购部门向供应商发出《采购订单》（见表6），同步抄送需求部门及财务部门，作为后续验收、付款的依据。

（五）履约验收与付款结算

到货/服务验收：

物资类采购：需求部门、采购部门、行政部*某某共同到场验收，核对数量、规格、质量，填写《物资验收单》（见表7），三方签字确认；

服务类采购：按合同约定的服务标准进行验收，由需求部门出具《服务验收报告》，附服务过程记录（如维修前后照片、保洁签到表）。

合规要点：验收不合格的，需在《验收单》注明问题并要求供应商限期整改，整改合格后方可入库/确认服务完成。

付款申请：采购部门凭《采购订单》《验收单》《发票》（需与合同信息一致）提交《付款申请表》（见表8），经财务部门审核、审批人签字后安排付款。

（六）资料归档与流程复盘

资料归档：采购部门将《需求申请表》《审批流程》《合同》《验收单》《付款凭证》等资料整理归档，保存期限≥3年（固定资产采购相关资料保存≥5年）。

复盘优化：每季度采购部门组织对采购流程进行复盘，分析成本控制效果（如较预算节约率、供应商履约及时率），针对问题提出改进措施（如优化供应商名录、调整采购策略）。

三、核心流程配套表单

表1：行政采购需求申请表

申请部门

申请人

申请日期

物品/服务名称

规格型号

需求数量

预估单价

预估总价

用途说明

期望交付时间

部门负责人意见

签字：

日期：

备注

表2：行政采购审批流程（示例）

流程环节

审批人

审批意见

审批日期

需求部门发起

*某某

采购部门审核

*某某

财务部门预算审核

*某某

分管领导审批

*某某

总经理审批（若需）

*某某

采购部门执行

*某某

表3：合格供应商名录（节选）

供应商名称

供应品类

合作年限

联系人

资质状态

办公用品公