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人事档案电子化管理流程规范

一、总则

1.1目的与依据

为规范人事档案电子化管理工作，提高档案管理效率、安全性与利用便捷性，确保人事档案信息的真实、完整、可用与安全，依据国家相关法律法规及行业标准，结合实际工作需求，特制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于本单位及所属机构所有员工（含离退休人员）的人事档案电子化管理工作，涵盖档案的采集、整理、著录、扫描、存储、保管、利用、流转、保密和销毁等各个环节。

1.3基本原则

人事档案电子化管理应遵循以下原则：

*真实性原则：电子档案内容必须与纸质档案原件或实际情况一致，确保信息的准确无误。

*完整性原则：电子档案应包含档案材料的全部信息，确保档案的系统性和连续性。

*可用性原则：电子档案应具备可识别、可读取、可理解和可利用的特性，满足各项业务需求。

*安全性原则：采取严格的技术和管理措施，保障电子档案的信息安全，防止未授权访问、篡改、泄露和丢失。

*规范性原则：严格按照本规范及相关标准进行操作，确保电子化管理过程的标准化和规范化。

*保密性原则：严格遵守国家及单位有关保密规定，保护个人隐私和单位敏感信息。

二、档案信息采集与著录

2.1档案范围与分类

明确纳入电子化管理的人事档案材料范围，包括但不限于履历材料、考核考察材料、学历学位材料、奖惩材料、党团材料、工资福利材料等。按照统一的分类标准对档案材料进行分类，确保分类逻辑清晰、层次分明。

2.2档案整理与鉴定

对拟电子化的纸质档案进行系统整理，包括排序、编目、装订等，确保材料顺序正确、无缺漏、无重复。同时，对档案材料的真实性、完整性、有效性进行鉴定，剔除无效或重复材料。

2.3信息著录与元数据标引

根据档案著录规则，对档案材料的核心信息进行规范化著录，形成机读目录。同时，为电子档案标引必要的元数据，如档案编号、题名、责任者、形成日期、密级、载体类型、存储路径等，以支持档案的检索、管理和长期保存。著录信息应准确、规范、完整。

2.4数字化转换

2.4.1扫描要求

对经过整理鉴定的纸质档案材料进行数字化扫描。根据材料的重要性、幅面大小、纸张状况等选择合适的扫描设备和扫描分辨率。一般情况下，文本类材料采用黑白模式扫描，分辨率不低于指定标准；图片、照片等材料可采用彩色或灰度模式扫描，分辨率根据实际情况确定。扫描图像应清晰、完整、不失真，无歪斜、无污点、无折痕。

2.4.2图像处理

对扫描后的图像进行必要的处理，如纠偏、裁剪、去污、去噪、亮度对比度调整等，以提高图像质量，但不得对原始信息进行篡改。处理后的图像应保持原貌。

2.4.3格式转换与存储

扫描图像应转换为符合长期保存要求的标准格式，如TIFF、PDF/A等。同时，可根据利用需求生成其他通用格式的副本。

2.5数字化质量检查

对数字化转换过程及结果进行质量检查，包括图像清晰度、完整性、著录信息准确性、元数据完整性、格式规范性等。检查不合格的应及时返工，直至符合质量标准。

三、电子档案存储与保管

3.1档案管理系统

应采用功能完善、安全可靠的专业人事档案管理系统作为电子档案的核心管理平台。系统应具备档案著录、存储、检索、利用、流转、统计、备份、权限管理等功能，并符合相关国家标准和行业规范。

3.2数据存储与备份

电子档案数据应存储在安全稳定的服务器或存储设备中。建立完善的数据备份机制，定期对电子档案数据进行备份，包括全量备份和增量备份。备份介质应采用可靠性高的存储载体，并进行异地存放，确保数据在发生意外时能够快速恢复。

3.3档案保管与防护

采取必要的技术措施和管理手段，防止电子档案数据被非法访问、篡改、删除或损坏。包括但不限于：安装防病毒软件、防火墙，部署入侵检测系统；对存储设备进行物理防护和环境控制（温度、湿度、防尘、防火、防盗等）；定期对存储介质进行检测和维护，及时发现并处理潜在故障。

3.4档案迁移与版本管理

随着技术更新和系统升级，需对电子档案进行必要的迁移。迁移过程中应确保数据的完整性和可用性，并对迁移前后的档案数据进行比对验证。建立电子档案的版本管理机制，对档案的修改、更新等操作进行记录，保留历史版本，确保可追溯。

四、电子档案利用与服务

4.1利用权限与审批

4.2档案检索与浏览

档案管理系统应提供便捷高效的检索功能，支持多条件组合检索、模糊检索等。利用者可根据授权范围检索和浏览相关电子档案。系统应能清晰显示档案的目录结构和图像内容。

4.3利用方式与安全保密

4.4档案编研与统计

利用电子档案管理系统，可根据工作需要对档案信息进行统计分析，生成各类统计报表。同时，可利用电子档案开展编研工作，为单位人力资源管理、决策提供数据支持和参考。

五、电子档案流转与动态管理

5.1档案信息变更与维护

当员