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档案管理及归档编号标准规范

一、引言

档案作为组织各项活动的原始记录，是维护历史真实面貌、提供决策参考、保障各项工作有序开展的重要依据。建立科学、系统的档案管理及归档编号标准规范，是实现档案资源有效管理、高效利用和长期保存的基础。本规范旨在统一档案管理流程，明确归档编号规则，确保档案的完整性、准确性、系统性和安全性，提升档案管理工作的规范化水平和实用价值。

二、档案管理基本原则

档案管理工作应遵循以下基本原则，以确保其各项功能的有效发挥：

1.真实性原则：档案必须是历史活动的真实记录，其内容和形式必须真实可靠，严禁涂改、伪造。

2.完整性原则：档案应全面、系统地反映各项活动的全过程，确保相关文件材料的齐全完整，避免残缺遗漏。

3.系统性原则：档案的收集、整理、保管、利用等环节应形成一个有机整体，档案之间的联系应清晰，便于管理和检索。

4.安全性原则：采取有效措施，保障档案在存储和利用过程中的实体安全和信息安全，防止失泄密、损坏、丢失。

5.可利用性原则：档案管理的最终目的是为了利用。应建立便捷的检索体系，满足组织内部及规定范围内的合理利用需求。

6.集中统一管理原则：各类档案应由组织指定的档案管理部门或专人统一管理，避免分散流失，确保管理的一致性和规范性。

三、归档编号标准

归档编号是识别档案、组织档案和检索档案的重要工具，其编制应遵循唯一性、逻辑性、简明性和稳定性的原则。

（一）编号结构

本规范推荐采用层级组合式编号结构，基本形式为：年度-机构（部门）-档案类别-案卷顺序号。

1.年度：指档案形成的年度，以四位阿拉伯数字表示，如“2023”。

2.机构（部门）代码：指档案形成的机构或部门的标识代码。可采用两位或三位大写英文字母或阿拉伯数字表示，由档案管理部门统一规定各机构（部门）的代码表。例如，“办公室”可代码化为“BG”，“人力资源部”可代码化为“RL”。

3.档案类别代码：指根据档案内容属性划分的类别标识。可采用一位或两位大写英文字母或阿拉伯数字表示，同样需制定统一的类别代码表。例如，“行政管理类”可代码化为“XZ”，“业务合同类”可代码化为“HT”，“会议纪要类”可代码化为“HY”。

4.案卷顺序号：指在同一年度、同一机构（部门）、同一档案类别下，案卷的排列顺序号，以三位阿拉伯数字表示，从“001”开始顺序编制。

（二）编号示例

假设某公司“市场部”（代码“SC”）在2023年度形成的“项目报告类”（代码“XM”）档案，第5本案卷的编号可表示为：2023-SC-XM-005。

（三）编号规则说明

1.各层级之间建议使用短横线“-”连接，便于识别和阅读。

2.机构（部门）代码和档案类别代码应具有稳定性，一旦确定，不宜频繁变更。如确需调整，应做好新旧代码的对应转换说明。

3.对于跨年度、跨部门的综合性档案，其年度和机构（部门）代码可根据档案形成的主要年度和主办机构（部门）确定。

4.电子档案的编号规则应与纸质档案保持一致，以确保档号的唯一性和对应性。

四、档案管理基本流程与要求

（一）档案的收集与整理

1.收集范围：凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属归档范围。具体范围由档案管理部门会同各业务部门共同制定。

2.收集时间：各项工作活动中形成的文件材料，应在办理完毕后及时收集；年度性、阶段性工作结束后，应进行集中收集。

3.整理要求：收集的档案材料应按照档案形成的自然规律和内在联系，进行分类、组卷（件）、排列、编目。做到案卷（件）内文件材料齐全完整、顺序规范、装订整齐。

（二）档案的鉴定与保管

1.鉴定：根据档案的价值确定保管期限（永久、长期、短期），剔除无保存价值的文件材料。鉴定工作应由档案管理部门组织相关业务人员共同进行。

2.保管：档案应存放在符合规定条件的档案库房内，配备必要的装具和设备，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”工作。

（三）档案的著录与编目

1.著录：对档案的题名、责任者、年度、页数、保管期限、档号等主要特征进行记载，形成档案著录条目。

2.编目：依据著录条目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，为档案检索提供依据。档案目录应与归档编号体系相匹配。

（四）档案的利用与借阅

1.利用：档案管理部门应建立健全档案利用制度，为单位各项工作提供档案服务。可通过查阅、复制、摘录等方式提供利用。

2.借阅：借阅档案需履行审批手续，严格遵守借阅期限和保密规定。借阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。

（五）档案的保密与安全

档案管理人员和利用者必须严格遵守国家保密法律法规和单位保密制度，确保