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采购申请与审批流程统一规范

一、规范目的

为规范企业内部采购行为，明确采购申请与审批各环节职责，提高采购效率，控制采购成本，防范采购风险，保证采购活动合规、有序进行，特制定本规范。本规范适用于企业各部门所有采购业务（含物资采购、服务采购、工程采购等），涵盖从需求提报至采购执行完成的全流程管理。

二、适用范围与业务场景

本规范适用于企业各部门在日常运营中发生的各类采购活动，具体包括但不限于以下场景：

日常办公采购：如办公用品、设备耗材、IT配件等常规物资的补充采购；

生产运营采购：如原材料、零部件、生产设备、维修工具等与生产直接相关的物资采购；

服务类采购：如咨询服务、技术服务、外包服务（保洁、安保等）、广告宣传服务等；

项目专项采购：如新建项目、技改项目所需的专用设备、材料及服务采购；

应急采购：因突发情况（如设备故障、紧急任务）需快速响应的采购需求。

特殊情形说明：

单次采购金额低于[具体金额，如1000元]的零星采购，可简化审批流程，需部门负责人口头审批后，由行政/采购部统一汇总备案；

涉及国家安全、保密或特殊资质要求的采购，需同步遵守国家相关法律法规及企业保密管理规定。

三、全流程操作步骤详解

（一）采购需求发起与提报

需求部门发起：

需求部门根据实际业务需求（如办公用品消耗、生产计划、项目进度等），填写《采购申请单》（见模板一），详细填写采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、技术参数（如适用）、期望交付时间等信息；

需求部门负责人对采购需求的合理性、必要性及预算匹配性进行初步审核，签字确认后提交至采购部。

材料附件准备：

若采购涉及技术参数、图纸、样品、服务方案等，需一并附上《采购需求说明书》（模板二），保证采购部准确理解需求；

大额采购（如超过[具体金额，如5万元]）或项目采购，需提供《市场调研报告》（至少包含3家潜在供应商的报价对比及分析）。

（二）采购部需求审核与预算核查

需求合规性审核：

采购部收到《采购申请单》后，1个工作日内完成审核，重点核查：

采购信息是否完整（名称、规格、数量、用途等关键字段无遗漏）；

需求是否符合企业采购政策（如是否优先选择定点供应商、是否存在重复采购等）；

技术参数是否明确、合理，是否存在倾向性或排他性条款。

若信息不完整或需求不合理，采购部需在0.5个工作日内退回需求部门，并注明修改意见。

预算与库存核查：

采购部同步对接财务部，核查采购申请是否在部门预算额度内，避免超预算采购；

对于常规物资，核查库存台账，确认是否需采购（如库存可满足需求，则建议需求部门领用，无需重复采购）。

（三）采购方式确定与供应商寻源

采购方式匹配：

根据采购金额、物资类型及紧急程度，选择对应的采购方式（如下表）：

采购金额

采购方式

说明

≤5000元

询价比价采购

采购部向至少2家合格供应商询价，选择性价比最优供应商

5001-50000元

招询结合采购

优先从合格供应商库中筛选，不足3家时需公开询价

50001-200000元

公开招标/邀请招标

预算≥10万元需公开招标，特殊情况（如供应商库不足）可邀请招标

＞200000元

专项招标/战略采购

由采购部牵头成立招标小组，总经理办公会审议后执行

供应商寻源与比选：

采购部通过合格供应商库、公开招标平台、行业推荐等渠道筛选供应商，保证供应商具备合法资质（营业执照、相关行业许可证等）；

对于招标采购，需编制《招标文件》，明确评标标准（价格、质量、服务、资质等），组织相关部门（需求部、财务部、法务部等）参与评标，确定中标供应商并公示结果。

（四）合同拟定与审批

合同拟定：

采购部根据中标结果与供应商洽谈，拟定《采购合同》（模板三），合同内容需包括：双方基本信息、采购物品/服务详情（名称、规格、数量、单价、总价）、质量标准、交付时间与地点、验收方式、付款条件、违约责任、争议解决方式等；

法务部对合同条款进行合规性审核，重点核查法律风险、付款条件、违约责任等，审核通过后进入审批流程。

合同审批：

合同审批层级根据采购金额确定（如下表）：

采购金额

审批人

说明

≤20000元

采购部经理

采购部经理审核签字后生效

20001-100000元

分管副总

采购部经理+分管副总双重审批

＞100000元

总经理

需经采购部经理、分管副总、总经理三级审批，涉及重大采购（如≥50万元）需提交总经理办公会审议

审批完成后，由采购部加盖合同章，双方各执一份。

（五）订单下达与采购执行

订单下达：

采购部根据审批通过的《采购申请单》和《采购合同》，向供应商下达《采购订单》（模板四），明确交货时间、地点、联系人及要求；

紧急采购（需24小时内响应）可先通过电话/邮件确认订单，后续2个工作日内补签书面订单。

进度跟踪：

采购部全程跟踪订单执行进度，定期（