记录控制程序.docVIP

美纳途科技有限公司

文件编号

MNT-QP-Q01

记录控制程序

版本

A/0

页次

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目的

确保质量记录完整性﹐为本公司的质量提供可追溯的依据及改进的参考。

控制质量记录的识别、收集、索引、归档、保存、调阅及过期处理等。

提供质量符合要求和质量管理体系有效运行的证据。

范围

适用于公司各部门所有与质量管理体系有关的质量记录。

定义

表单﹕依各项文件规定需填写注明过程或结果之空白文件。

记录﹕已经由人工填写或计算机打印具有数据内容之原始数据

一般记录﹕本程序执行中由部门主管签核即可之记录。

机密记录﹕本程序执行中涉及到金钱或公司内重要的数据之记录

职责

文控中心

负责安排文件记录之管理、审查﹑计算机数据之转文件作业及文件修订。

对各单位的表单记录的保存期限﹑整理周期及机密等级﹑类别﹑保存联及责任单位作鉴定。

各单位

分为主办单位和相关单位。

主办单位负责记录的需求提出、设计、制订、填写﹑标识﹑收集、编目、归档﹑保管﹑贮存、防护、过期处理及检查考核等﹔将批准实施的文件制成计算机数据﹐交文控中心建档保存。

相关单位讨论、会审各记录表单﹔提供借阅质量记录的方便。

管理者代表

对各单位制定(跨部门)的记录表单进行审查及批准。

审批、批准人员

各部门组/拉长对各单位制定的记录表单进行审批，主管对制订的表单批准。

内容

质量记录表单的需求

各单位根据公司的实际需求及体系标准的要求确定所需的表单。

质量记录表单的设计

由各单位根据标准、顾客要求及为证实体系有效运行的需求，设计各种使用方便、内容充分的记录格式，经部门主管或会审批准后报文控中心建檔。记录表单应明确其日期、表单编号，记录编号、记录名称、记录人等。

质量记录表单的编目归档

记录表单编目归档的办法参见《文件控制程序》。

质量记录表单的提供

记录表单由各部门向文控中心报请印制，再由文控中心转采购请购作业,外印表单由文控中心统一提供给使用部门最新版本的样本,以防止误用。

允许使用打印的表单，无论何种方式的提供都应使用最新版本的表单。

质量记录表单的使用

应使用现行有效最新版本的记录表单，各相关岗位人员按照标准及程序要求，按时如实填写有关的质量记录。

所有质量记录应认真书写，做到字迹清晰、记录的事实或数据准确、完整，不得随意涂改﹔不得使用铅笔和红色墨水的笔填写﹔确实需更改时采用划改的方式，划去原文后写上更改的内容，并由更改人签名﹔对质量记录表格中未涉及的项目打上斜杠“/”注销，不能留有空格。

质量记录的收集整理

各部门在使用中要定期如每日下班前或不定期的收集整理所使用的体系文件内有关质量记录。

依记录类型﹑填写累积量按周﹑月﹑季﹑年设定记录整理周期，将所有收集到的表单记录整理装订完整。

电子文件的记录整理参见《文件控制程序》。

记录整理周期即为定期装订周期。

机密等级的鉴定

依公司要求对记录内容鉴定机密等级。

记录机密等级分为﹕一般记录和机密记录，机密记录等级分为绝密、机密、公开,例如:产品设计方案是绝密记录，有采购价格的记录是机密记录。

质量记录的文件建立/保管

各单位对质量记录进行标识，必要时如一个活页夹装几种记录时应建立《索引表》登录﹔判断记录的机密等级，并与一般记录分开标识及放置。各单位所用之《索引表》必须涵盖：公司名称、文件类别、数据时间、页码、文件编号等。

所规范之保存联数单位做为其责任单位，责任单位即为保管单位，责任单位每月底对各项记录进行编目、分类，便于检索。

保管单位需要将装订好之记录选择适宜的场所和方式妥善保管。

纸版记录贮存地应保证防潮、防虫、防火；电子文件记录贮存应保证防病毒、防误删。必要时，如记录的空白版本，文控中心应进行备份。

质量记录的借阅

相关单位借阅记录时需填写《记录借阅申请表》，经部门主管批准后方可借阅。一般记录经各单位主管批准后方可借阅﹐机密记录需管理者代表批准后方可借阅,绝密的由总经理批准后方可借阅.

借阅已归档的质量记录时，借阅人员应在《记录借阅登记表》上签名，取放应按《索引表》顺序归档，方便检索。

质量记录保存期限设定

记录的保存期限必须满足政府、安全和法规及顾客的要求，当有这种要求时，公司应按这种要求设定记录最低保存期限并进行记录保存之作业。各种质量记录保存期限在《记录总览表》中予以体现。

质量记录总览表

文控中心应依质量记录名称﹑文件编号﹑保管单位﹑机密等级﹑保存期限及整理周期制定《记录总览表》。

文控中心负责建立﹑保管﹑发行及修订《记录总览表》，并依《文件控制程序》的规定进行管制。

文控中心需将《记录总览表》电子文件以只读方式置于公司共享磁盘﹐以方便各单位随时查询。

质量记录过期处理

各单位依《记录总览表》组织鉴定并整理过期记录。无保存价值的列入销毁清单。经