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行业协会年度会员大会组织管理计划

一、总则

行业协会年度会员大会（以下简称“大会”）是协会凝聚会员共识、总结过往工作、规划未来发展、促进交流合作的重要年度盛会。为确保大会规范、有序、高效召开，充分发挥其在行业发展中的引领和推动作用，特制定本组织管理计划。本计划旨在明确大会组织工作的各项要素、流程与责任，为大会的成功举办提供系统性指导。

二、组织架构与职责分工

为确保大会筹备及召开过程中的各项工作落到实处，需成立大会筹备工作组，明确各级人员职责，形成高效协作机制。

（一）大会筹备工作组

由协会主要领导牵头，相关部门负责人及骨干会员代表组成。

*主要职责：审定大会总体方案、议程安排；统筹协调各专项小组工作；审议重要事项并做出决策；监督大会各项筹备工作的进度与质量。

（二）专项工作小组

根据大会筹备工作需要，设立以下专项小组：

1.内容策划与议程组

*组长：协会分管领导或秘书长

*成员：协会秘书处相关人员、会员代表（可选）

*职责：负责大会主题的拟定与报批；策划并细化大会议程、日程安排；起草、审核领导致辞、工作报告、年度财务报告等重要文件；邀请并联络keynote演讲嘉宾、重要发言嘉宾；组织安排会员代表发言、互动讨论等环节。

2.会员联络与组织组

*组长：协会会员部负责人

*成员：会员部工作人员、各分支机构联络员（如有）

*职责：负责大会通知的拟定与分发（包括电子与纸质版，视情况而定）；统计会员参会回执，掌握参会人数及需求（如特殊餐饮、住宿等）；协助办理特邀嘉宾的参会事宜；组织会员有序参会，负责会议签到、资料分发工作；收集会员对大会的意见与建议。

3.场地与后勤保障组

*组长：协会行政或办公室负责人

*成员：行政部/办公室工作人员

*职责：负责会议场地的考察、选择与预订（主会场、分会场、签到区、休息区等）；会场整体布置方案的设计与实施（背景板、横幅、指示牌、座位安排等）；会议所需物料的设计、制作与采购（会议手册、代表证、手提袋、纪念品等）；协调餐饮、住宿（如涉及）、交通等后勤服务；负责会场物资的管理、分发与回收。

4.宣传与媒体组

*组长：协会宣传部负责人或指定专人

*成员：宣传部工作人员、相关合作媒体人员（可选）

*职责：制定大会宣传方案；负责大会前、中、后期的宣传报道（协会官网、公众号、合作媒体等）；设计制作大会相关宣传物料（海报、邀请函、宣传片等）；邀请、接待与会媒体记者，安排媒体采访；负责大会现场摄影、摄像及后期影像资料的整理与归档；运营大会相关的社交媒体互动。

5.财务与赞助组

*组长：协会财务部负责人

*成员：财务部工作人员、秘书处相关人员

*职责：负责大会预算的编制、报批与执行；大会相关费用的核算、报销与管理；协助拓展大会赞助资源，对接赞助单位，落实赞助权益；管理会议注册费（如收取）的收缴工作。

6.技术保障与应急组

*组长：协会信息技术负责人或指定专人

*成员：相关技术人员、场地技术支持人员

*职责：负责大会期间灯光、音响、投影、LED屏、网络等设备的调试与运行保障；如涉及线上直播或视频会议，负责相关技术方案的实施与保障；制定大会应急预案（如设备故障、停电、恶劣天气、医疗急救等），并准备必要的应急物资。

三、工作阶段与实施步骤

大会组织工作分为会前筹备、会议召开、会后总结三个主要阶段。

（一）会前筹备阶段（通常为会议召开前数周至数月，具体视大会规模而定）

1.启动与方案策划（会议前X周）

*召开筹备工作组首次会议，明确大会主题、初步议程、时间、地点（意向）、规模等核心要素。

*内容策划与议程组牵头拟定大会总体方案及详细议程，报筹备工作组审定。

*确定各专项小组负责人及成员，明确职责分工。

2.关键事项落实（会议前X周）

*内容策划与议程组：启动重要嘉宾邀请工作，完成大会工作报告等核心文件的初稿撰写。

*会员联络与组织组：根据审定的方案，发出大会第一轮通知（预告）或正式通知。

*场地与后勤保障组：完成会议场地的考察、比较与最终确认，并签订合同；启动会议物料设计方案征集。

*财务与赞助组：编制大会详细预算，启动赞助招商工作。

*宣传与媒体组：制定宣传计划，开始在协会内部渠道进行预热宣传。

3.全面执行与细化（会议前X周）

*内容策划与议程组：完成嘉宾邀请确认，细化议程流程；完成各项文件的审定。

*会员联络与组织组：持续收集会员报名信息，进行统计分析；根据报名情况，与场地组协调座位等安排。

*场地与后勤保障组：确认会场布置方案，与供应商签订制作合同；预订餐饮、住宿（如需要）；采购或制作会议所需物料。

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